Information sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données de l'UE (« RGPD ») ainsi qu'aux règlementations nationales actuelles de la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes concernant les infractions au Code de Conduite Professionnelle de KAEFER. Le traitement de données personnelles dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les abus et par conséquent à éviter tous dommages au groupe KAEFER, à ses employés et clients. Le cadre juridique du traitement des données personnelles est l'Article 6 paragraphe 1f du RGPD. Indépendamment de cela, votre partage de l'information a lieu sur une base entièrement volontaire.
Partie responsable
La partie responsable de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte est la Société KAEFER SE & Co. KG (ci-après dénommée : « KAEFER »). Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de KAEFER.
Les données personnelles et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données dans un centre de données hautement sécurisé opéré par EQS Group GmbH. Le siège social de l'entreprise est situé en Allemagne. Seuls des employés de l'organisation de conformité KAEFER ont accès aux données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection par mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse au sein de l'organisation de conformité KAEFER.
KAEFER a nommé un responsable de la protection des données. Toutes questions concernant la protection des données chez KAEFER peuvent être adressées à datenschutz@kaefer.com.
Type de données à caractère personnel recueillies
L'usage du système de recueil d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous travaillez pour le groupe KAEFER ou pour un tiers externe, et
- les noms et autres informations personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par un nombre restreint de collaborateurs expressément autorisés et spécialement formés membres de l'organisation de conformité KAEFER, et toujours traitées confidentiellement. Les collaborateurs de l'organisation de conformité KAEFER évaluent l'affaire et effectuent toute enquête supplémentaire requise par le cas d'espèce.
Pendant le traitement d'une alerte ou la conduite d'une enquête spéciale, il pourrait s'avérer nécessaire de transmettre les alertes à d'autres collaborateurs de KAEFER ou aux collaborateurs d'autres entreprises du groupe si les alertes portent sur des activités dans les filiales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen avec des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Information incriminant des personnes prétendument impliquées dans des problèmes de conformité
Si sont mentionnées des personnes prétendument impliquées dans des problèmes de conformité, l'art. 14 du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) nous oblige à informer ces personnes que nous avons reçu une alerte les concernant dès le moment où la divulgation de cette information ne compromet plus l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous soyons légalement contraints de le faire.
Droits de la personne concernée
Conformément à la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes mentionnées dans l'alerte jouissent d'un droit d'information, de rectification, d'effacement, de restriction du traitement et d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est invoqué, la nécessité des données stockées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de porter plainte auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur, qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d'alerte ; cette boîte est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Cela vous permet d'envoyer des alertes à l'organisation de conformité KAEFER soit nominativement soit de manière sûre et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lors de la soumission d'une alerte ou d'un complément d'informations, vous pouvez également envoyer des annexes à l'organisation de conformité KAEFER. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 1er juil. 2018