Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Zu einer positiven und offenen Unternehmenskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Regeln. Vielleicht haben Sie Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken, die das Unternehmen gefährden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Unregelmäßigkeiten frühzeitig aufzudecken, damit KAEFER handeln kann, möglichst noch bevor ein Schaden entsteht. Sie leisten damit einen Beitrag zum nachhaltigen Erfolg von KAEFER.

Wir wollen Sie als Hinweisgeber wirksam schützen und bieten Ihnen hier eine mit den neuesten Techniken gesicherte Kommunikationsplattform zur Abgabe von namentlichen oder anonymen Meldungen. Wenn Sie es wünschen, bleiben Sie vollkommen anonym.

Welche Fälle können gemeldet werden?

Sie können Hinweise abgeben, die sich auf mögliche Compliance-Verstöße insbesondere im Bereich der Wirtschaftskriminalität (z. B. Korruptionsstraftaten), Verstöße gegen den KAEFER-Verhaltenskodex und den Verhaltenskodex für Lieferanten sowie schwerwiegende Risiken und Verstöße gegen die Menschenrechte und die Umwelt in unserer Lieferkette (gemäß dem deutschen Gesetz zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette), beziehen.

Genaue Informationen zu den möglichen Hinweiskategorien mit dienstlichem Bezug erhalten Sie während des Meldeprozesses. Bitte halten Sie sich an die vorgegebenen Hinweiskategorien.

Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie links oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer vollgeschriebenen Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von uns Rückmeldung oder beantworten Fragen.

Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das System Ihre Anonymität technisch.

Ist meine Anonymität geschützt und wie bekomme ich eine Rückmeldung?

Das hier verwendete Verfahren schützt den Hinweisgeber, wenn dieser seinen Namen nicht offenlegen möchte. Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie Pseudonym/Benutzername und Kennwort selbst. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten.

Sie werden zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess nach persönlichen Angaben gefragt. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für die Meldung nicht einen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten PC.

Über den geschützten Postkasten kann Ihnen ein Bearbeiter Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym.

Wir würden es jedoch begrüßen, wenn Sie uns Ihren Namen mitteilen. Viele Untersuchungen lassen sich schneller und effektiver abwickeln, wenn der Name des Hinweisgebers bekannt ist, da der Bearbeiter dann direkt mit dem Hinweisgeber Kontakt aufnehmen kann.
Wir sind an Meldungen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an Ihnen als Hinweisgeber.

Auf welche Weise prüft KAEFER meine Hinweise?

Nach Eingang Ihres Hinweises prüft ein Mitglied der Compliance-Organisation, ob eine vertiefte Untersuchung erforderlich ist und leitet entsprechende Schritte ein. Falls andere Stellen bei KAEFER als die Compliance-Abteilung für das von Ihnen gemeldete Thema zuständig sind – selbst wenn Sie sich an die Hinweiskategorien halten – wird Ihre Meldung an diese weitergegeben.

Über den Postkasten können Rückfragen zu Ihrem Hinweis durch die Compliance-Abteilung gestellt werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Ihnen allerdings keine Details zum Untersuchungsergebnis und den ggf. gezogenen Konsequenzen nennen.