Informação sobre proteção de dados
Levamos muito a sério a proteção de dados e a confidencialidade e cumprimos as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (UE-GDPR), bem como os atuais regulamentos nacionais de proteção de dados. Leia esta informação de proteção de dados cuidadosamente antes de enviar um comunicado.
Finalidade e fundamento legal do sistema de denúncia
O sistema de denúncia (BKMS® System) serve para receber, processar e gerenciar, com segurança e confidencialidade, comunicados referentes a violações do Código de Conduta Corporativa da KAEFER. O processamento de dados pessoais dentro da estrutura do BKMS® System se baseia no interesse justificado da empresa em descobrir e prevenir abusos e, assim, evitar danos à KAEFER, seus colaboradores e clientes. A base jurídica para este tratamento de dados pessoais é o artigo 6.º, n.º 1-F da GDPR da UE. Independentemente disso, o compartilhamento de informações ocorre de maneira absolutamente voluntária.
Parte responsável
A parte responsável pela proteção de dados no sistema de denúncia é a KAEFER SE & Co. KG (doravante denominada “KAEFER”). O sistema de denúncia é operado por uma empresa especializada, a EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim, Alemanha, em nome da KAEFER.
Os dados pessoais e informações inseridos no sistema de denúncia são armazenados em um banco de dados de um data center de alta segurança operado pela EQS Group GmbH. A sede desta empresa é na Alemanha. Somente colaboradores da organização de compliance da KAEFER têm acesso aos dados. A Business Beeper AG e outros terceiros não têm acesso aos dados. Isto é assegurado no procedimento certificado através de extensas medidas técnicas e organizacionais.
Todos os dados são armazenados criptografados com vários níveis de proteção por senha para que o acesso seja restrito a um grupo muito pequeno de pessoas expressamente autorizadas na organização de Compliance da KAEFER.
A KAEFER nomeou um diretor de proteção de dados. Perguntas sobre proteção de dados na KAEFER podem ser enviadas para datenschutz@kaefer.com.
Tipo de dados pessoais coletados
O uso do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Se você enviar um comunicado através do sistema de denúncia, coletamos os seguintes dados e informações pessoais:
- seu nome, se você optar por revelar sua identidade,
- se você é colaborador do Grupo KAEFER ou de uma parte externa, e
- os nomes e outros dados pessoais das pessoas que você nomeia no comunicado, se for o caso.
Tratamento confidencial de comunicados
Os comunicados são recebidos por um pequeno grupo de colaboradores expressamente autorizados e especialmente treinados da organização de Compliance da KAEFER, e sempre são tratados confidencialmente. Os colaboradores da organização de Compliance da KAEFER avaliarão a questão e realizarão qualquer investigação adicional exigida pelo caso específico.
Durante o processamento de um comunicado ou a condução de uma investigação especial, pode ser necessário encaminhar comunicados para colaboradores adicionais da KAEFER ou colaboradores de outras empresas do grupo, como, por exemplo, se os comunicados se referirem a atividades em subsidiárias. Este último caso pode ocorrer em países fora da União Europeia ou da Área Econômica Europeia, com diferentes normas sobre a proteção de dados pessoais. Sempre garantimos que os regulamentos de proteção de dados aplicáveis sejam cumpridos ao compartilhar os comunicados.
Todas as pessoas que recebem acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Informações contra pessoas supostamente envolvidas em questões relevantes para a compliance
Na medida em que as pessoas são nomeadas, e que estão supostamente envolvidas em questões relevantes de compliance, somos obrigados de acordo com o art. 14 do GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) a informar a essas pessoas que recebemos um comunicado sobre elas, desde que a divulgação dessas informações não comprometa a investigação. Sua identidade como denunciador não será divulgada, exceto se formos legalmente obrigados a fazê-lo.
Direitos do titular dos dados
De acordo com a legislação europeia de proteção de dados, você e as pessoas nomeadas no comunicado têm direito a informações, retificação, eliminação, restrição de processamento e objeção ao processamento de seus dados pessoais. Se o direito de objeção ao processamento dos dados pessoais for invocado, a necessidade dos dados armazenados para o exame de um comunicado será avaliada imediatamente. Os dados que não sejam mais necessários serão deletados logo. Você também tem o direito de apresentar uma reclamação junto à autoridade supervisora.
Período de retenção de dados pessoais
Os dados pessoais são retidos pelo tempo necessário para esclarecer a situação e realizar uma avaliação conclusiva, ou enquanto existir um interesse justificado por parte da empresa ou retenção exigida por lei. Após a conclusão do processamento do comunicado, os dados são excluídos de acordo com os requisitos legais.
Uso do portal de comunicação
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão criptografada (SSL). Seu endereço IP não será guardado enquanto você usa o sistema de denúncia. Para manter a conexão entre seu computador e o BKMS® System, um cookie é armazenado em seu computador, o qual contém apenas o ID da sessão conhecido como cookie de sessão). Este cookie só é válido até ao final da sua sessão e expira quando você fecha o browser.
É possível configurar uma caixa de correio no sistema de denúncia que é protegida com um pseudônimo/nome de usuário e senha escolhidos individualmente. Isso lhe permite enviar comunicados ao colaborador responsável na organização de Compliance da KAEFER de forma identificada ou de maneira anônima e segura. O sistema só guarda dados no interior do sistema de denúncia, o que o torna particularmente seguro. Não é uma forma de comunicação de email normal.
Nota sobre o envio de anexos
Quando envia um comunicado ou informação adicional, você também pode ao mesmo tempo enviar anexos para o colaborador responsável da organização de Compliance da KAEFER. Se você deseja enviar um comunicado anônimo, tome nota do seguinte aviso de segurança: os arquivos podem conter dados pessoais ocultos que podem expor o seu anonimato. Remova estes dados antes de enviar. Se você não conseguir remover esses dados ou não tiver certeza sobre como fazê-lo, copie o texto do anexo no texto do comunicado ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço listado no rodapé, citando o número de referência recebido ao final do processo de comunicação.
Versão: 01-Jul-2018