สารสนเทศเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล
เราจริงจังกับการป้องกันข้อมูลและการรักษาความลับเป็นอย่างมาก และเราปฏิบัติตามบทบัญญัติของกฎระเบียบการป้องกันข้อมูลทั่วไปของสหภาพยุโรป (GDPR) รวมทั้งกฎระเบียบปัจจุบันในระดับประเทศเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล โปรดอ่านสารสนเทศเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลนี้อย่างถี่ถ้วน ก่อนที่จะส่งการแจ้งข้อความ
วัตถุประสงค์และพื้นฐานทางกฎหมายของระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด
ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด (BKMS® System) ใช้สำหรับรับ ดำเนินการ และจัดการการแจ้งข้อความที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดหลักจรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจของ KAEFER อย่างปลอดภัยและเป็นความลับ การประมวลข้อมูลส่วนบุคคลภายในกรอบของ BKMS® System จะยึดตามผลประโยชน์อันชอบธรรมของบริษัทของเรา ในแง่ของการค้นหาและป้องกันการกระทำในทางที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายต่อ KAEFER ต่อพนักงาน และต่อลูกค้าของบริษัท พื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลข้อมูลส่วนบุคคลนี้คือ มาตรา 6 วรรค 1f GDPR เป็นอิสระจากการนี้ การแบ่งปันข้อมูลของคุณเกิดขึ้นบนพื้นฐานความสมัครใจอย่างแท้จริง
ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ
ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านการป้องกันข้อมูลในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดคือ KAEFER SE & Co. KG (ต่อไปนี้ เรียกว่า: "KAEFER") ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดดำเนินการโดยบริษัทเฉพาะทาง EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin ในประเทศเยอรมนี ในนามของ KAEFER
ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่ควบคุมโดยบริษัท EQS Group GmbH ในศูนย์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง สำนักงานที่จดทะเบียนของบริษัทนี้อยู่ในประเทศเยอรมนี มีเพียงพนักงานขององค์กรฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ KAEFER เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ EQS Group GmbH และบุคคลที่สามอื่นๆ จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งได้รับการรับประกันเป็นพิเศษในกระบวนการที่ผ่านการรับรองโดยมาตรการทางเทคนิคและมาตรการบริหารองค์กรอย่างครอบคลุมแล้ว
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บและเข้ารหัสลับ โดยมีการป้องกันด้วยคำรหัสหลายระดับ ดังนั้นข้อมูลจึงถูกจำกัดให้พนักงานขององค์กรฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบกลุ่มเล็กๆ ที่ได้รับการอนุญาตโดยชัดแจ้งเข้าถึงได้เท่านั้น
KAEFER ได้มีการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ฝ่ายการป้องกันข้อมูล สามารถส่งคำถามเกี่ยวกับการปกกันข้อมูลที่ KAEFER ไปที่ datenschutz@kaefer.com
ประเภทข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับการรวบรวม
การใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดเป็นไปอย่างสมัครใจ หากคุณส่งการแจ้งข้อความผ่านระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด เราจะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้:
- ชื่อของคุณ หากคุณเลือกที่จะเปิดเผยตัวตน
- ไม่ว่าคุณจะทำงานให้กับ KAEFER Group หรือบุคคลภายนอก หรือไม่ก็ตาม และ
- ชื่อรวมทั้งข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ ของผู้ที่คุณระบุไว้ในการแจ้งข้อความของคุณ หากเกี่ยวข้อง
การจัดการการแจ้งข้อความอย่างเป็นความลับ
พนักงานกลุ่มเล็กๆ ขององค์กรฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ KAEFER ที่ได้รับการอนุญาตโดยชัดแจ้งและผ่านการฝึกอบรมพิเศษ จะเป็นผู้รับการแจ้งข้อความขาเข้า และจะมีการจัดการอย่างเป็นความลับเสมอ พนักงานขององค์กรฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ KAEFER จะประเมินเรื่องที่แจ้งและจะดำเนินการสอบสวนเพิ่มเติมใดๆ ที่จำเป็นในกรณีเฉพาะ
ในระหว่างที่ดำเนินการกับการแจ้งข้อความหรือทำการสอบสวนพิเศษ อาจจำเป็นต้องมีการส่งต่อการแจ้งข้อความให้กับพนักงานอื่นๆ ของ KAEFER หรือพนักงานของบริษัทอื่นๆ ในกลุ่มบริษัท เช่น หากการแจ้งข้อความกล่าวถึงเหตุการณ์ในบริษัทสาขา ในกรณีนั้นบุคคลที่กล่าวถึงอาจอยู่ในประเทศนอกสหภาพยุโรปหรือนอกเขตเศรษฐกิจยุโรป ที่มีกฎระเบียบเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลต่างออกไป เมื่อแบ่งปันการแจ้งข้อความ เราทำการตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบว่าด้วยการป้องกันข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ทุกคนที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลมีหน้าที่ที่ต้องเก็บรักษาความลับ
ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ถูกกล่าวหาว่าเกี่ยวข้องกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ตราบเท่าที่มีการระบุชื่อบุคคลซึ่งถูกกล่าวหาว่าเกี่ยวข้องกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เรามีหน้าที่ปฏิบัติตามมาตรา 14 GDPR (กฎระเบียบการป้องกันข้อมูลทั่วไป) เพื่อแจ้งให้บุคคลเหล่านี้ทราบว่าเราได้รับการแจ้งข้อความเกี่ยวกับพวกเขาทันทีที่การเปิดเผยข้อมูลนี้ไม่เป็นอันตรายต่อการสอบสวนอีกต่อไป ตัวตนของคุณในฐานะผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดจะไม่ถูกเปิดเผย เว้นแต่ว่าเรามีภาระผูกพันตามกฎหมายที่ต้องทำเช่นนั้น
สิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล
ตามกฎหมายการป้องกันข้อมูลแห่งยุโรป คุณและบุคคลที่มีชื่ออยู่ในการแจ้งข้อความมีสิทธิ์ในการรับทราบข้อมูล สิทธิ์ในการแก้ไข สิทธิ์ในการจำกัดการประมวลผล และสิทธิ์ในการคัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ หากมีการต้องใช้สิทธิ์ในการคัดค้านการประมวลข้อมูลส่วนบุคคล ความจำเป็นในการเก็บข้อมูลไว้สำหรับการตรวจสอบการแจ้งข้อความจะถูกประเมินโดยทันที ข้อมูลที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปจะถูกลบออกทันที นอกจากนี้คุณยังมีสิทธิ์ยื่นคำร้องต่อหน่วยงานควบคุมดูแลด้วยเช่นกัน
ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกเก็บรักษาไว้ตราบเท่าที่จำเป็นต่อการชี้แจงสถานการณ์และต่อการดำเนินการประเมินเพื่อสรุปขั้นสุดท้าย หรือเก็บไว้นานเท่าที่บริษัทมีเหตุผลอันสมควร หรือหากกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บรักษาไว้ หลังจากที่การดำเนินการกับการร้องเรียนสิ้นสุดลง ข้อมูลนี้จะถูกลบอย่างสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย
การใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด
การสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด จะเกิดขึ้นผ่านการเชื่อมต่อที่ถูกเข้ารหัสลับ (SSL) จะไม่มีการเก็บที่อยู่ IP ของคุณในระหว่างที่คุณใช้งานระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด เพื่อที่จะรักษาการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับ BKMS® System จะมีการเก็บคุกกี้ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งคุกกี้นี้ประกอบด้วย ID เซสชัน (ที่เรียกว่าเซสชันคุกกี้) เท่านั้น คุกกี้นี้จะใช้งานได้จนสิ้นสุดเซสชันของคุณ และจะหมดอายุเมื่อคุณปิดเบราว์เซอร์
สามารถจัดทำตู้ไปรษณีย์นิรภัยภายในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดที่ได้รับการปกป้องได้ด้วยการใช้นามแฝง/ชื่อผู้ใช้ และคำรหัสที่เลือกโดยแต่ละบุคคล ซึ่งทำให้คุณสามารถส่งการแจ้งข้อความไปยังองค์กรฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ KAEFER ได้อย่างปลอดภัย โดยใช้ชื่อหรือโดยไม่ระบุชื่อก็ได้ ระบบนี้จะเก็บข้อมูลไว้ภายในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดเท่านั้น ซึ่งทำให้มีความปลอดภัยเป็นพิเศษ ไม่ใช่รูปแบบของการสื่อสารผ่านอีเมลทั่วไป
หมายเหตุเกี่ยวกับการส่งสิ่งที่แนบมาด้วย
เมื่อส่งการแจ้งข้อความหรือข้อมูลเพิ่มเติม คุณสามารถส่งเอกสารแนบมาให้กับองค์กรฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ KAEFER ได้พร้อมกันด้วย หากคุณต้องการส่งการแจ้งข้อความแบบไม่ระบุชื่อ โปรดตระหนักถึงคำแนะนำเกี่ยวกับความปลอดภัยต่อไปนี้: ไฟล์อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลซ่อนอยู่ ซึ่งอาจมีความเสี่ยงต่อการไม่ระบุชื่อของคุณ ให้นำข้อมูลนี้ออกก่อนที่จะส่ง หากคุณไม่สามารถนำข้อมูลนี้ออกได้ หรือไม่แน่ใจว่าจะสามารถทำได้อย่างไร ให้คัดลอกข้อความของสิ่งที่แนบมาด้วยของคุณลงในข้อความที่คุณแจ้ง หรือส่งเอกสารฉบับพิมพ์มายังที่อยู่ที่ระบุไว้ที่ส่วนท้ายโดยไม่เปิดเผยตัวตน โดยให้อ้างถึงหมายเลขอ้างอิงที่ได้รับเมื่อสิ้นสุดกระบวนการแจ้งข้อความ
เวอร์ชัน: 01 กรกฎาคม 2018