Déclaration de protection des données
Vos alertes seront transmises et enregistrées sur un serveur sécurisé à l'aide d'une connexion cryptée (https). Votre adresse IP ne sera pas sauvegardée.
Seul le responsable de la conformité de Südzucker AG et un membre du comité de conformité ont accès à ces alertes. Chaque alerte sera vérifiée soigneusement dans le respect de toutes les exigences de protection des données. Veuillez lire la déclaration de protection des données ci-dessous.
Dès que le processus de clarification des faits n'est plus menacé, la personne visée par l'allégation est informée de manière générale au sujet du contenu de l'allégation, que l'infraction à la conformité ait été confirmée ou pas.
Déclaration de protection des données :
Nous accordons la plus haute importance à la protection et à la confidentialité des données et nous nous conformons aux prescriptions en vigueur concernant la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations de protection des données avant de soumettre une alerte.
Objectif du système d'alerte
Le système d'alerte (BKMS® System) est destiné à recevoir et à traiter des alertes sur les infractions à la conformité par une voie sûre et confidentielle.
Autorité responsable et sécurité des données
La partie responsable de la protection des données au sein du système d'alerte est Südzucker AG, Maximilianstraße 10, 68165 Mannheim, Allemagne. Le système d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH , Karlstraße 47, 80333 Munich en Allemagne, pour le compte de Südzucker AG (ci-après également désignée par : ‘Südzucker').
Les données personnelles et les informations saisies dans le système d'alerte sont conservées dans une base de données dans un centre de données hautement sécurisé opéré par EQS Group GmbH . Seul Südzucker a accès à ces données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse (responsable de la conformité de Südzucker AG et un membre du comité de conformité).
Type de données à caractère personnel recueillies
L'utilisation du système d'alerte se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données et informations personnelles suivantes :
- votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
- si vous êtes salarié chez Südzucker, et
- les noms et autres informations personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte, le cas échéant.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont recueillies par le responsable de la conformité de Südzucker et toujours traitées de manière confidentielle. Le responsable de la conformité évalue l'affaire et procède aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés de Südzucker ou des salariés d'autres entreprises du groupe Südzucker, par ex. si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen avec des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données pertinentes lors de la transmission d'alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et émettre une évaluation finale. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Vous pouvez installer une boîte de dialogue protégée au sein du système d'alerte qui est protégée par un pseudonyme/ nom d'utilisateur et un mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au responsable de la conformité de Südzucker soit de manière anonyme ou en utilisant votre nom. Ce système enregistre uniquement des données à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Version : Février 2018