System compliance dotyczy nas wszystkich

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

Zgodność z przepisami prawnymi i wewnątrzzakładowymi wytycznymi przekłada się nie tylko na reputację Südzucker jako godnego zaufania i niezawodnego partnera. Jest ona także podstawą pozytywnej i otwartej kultury organizacyjnej.

Mogą Państwo posiadać informacje o niepożądanych działaniach, potencjalnie szkodliwych dla naszej firmy. Państwa zgłoszenie może pomóc chronić przedsiębiorstwo Südzucker, pracowników lub partnerów biznesowych przed negatywnymi konsekwencjami naruszenia zasad i niewłaściwego postępowania. W ten sposób przyczyniają się Państwo do nieprzerwanego sukcesu firmy.

Jakie rodzaje incydentów można zgłaszać?

„Südzucker Compliance Line” została utworzona w celu przekazywania informacji związanych z systemem compliance. Zakres zgłoszeń obejmuje działania niezgodne z prawem konkurencji, przez korupcję lub oszustwo, po łamanie kodeksu postępowania. Ponadto można również przesyłać zgłoszenia dotyczące naruszeń praw człowieka lub obowiązków w odniesieniu do środowiska naturalnego spowodowanych działalnością gospodarczą Grupy Südzucker lub jednego z jej bezpośrednich dostawców. Podczas procesu przekazywania zgłoszenia za pośrednictwem „Südzucker Compliance Line” zostaną przedstawione różne możliwe kategorie.

System NIE służy do składania przez klientów zamówień lub skarg na temat produktów i usług. W tym celu należy użyć innych, przeznaczonych do tego danych kontaktowych.

Ponadto informujemy, że „Südzucker Compliance Line” nie służy jako system powiadamiania o wypadkach. W sytuacjach alarmowych, na przykład jeśli istnieje bezpośrednie niebezpieczeństwo dla osób albo doszło do uszkodzenia mienia, należy skontaktować się z nami niezwłocznie i bezpośrednio.

Czy mogę wysyłać zgłoszenia anonimowo? Czy w takiej sytuacji otrzymam wiadomość od referenta?

Tak, zgłoszenia można wysyłać anonimowo. Ochrona sygnalistów to najwyższy priorytet „Südzucker Compliance Line”. Funkcja ochrony anonimowości jest zapewniana przez szyfrowanie i inne środki bezpieczeństwa. Tę funkcję certyfikuje niezależny podmiot.

Zgłoszenia imienne są łatwiejsze do analizy. Zapewniamy pełną poufność!

Niezależnie od tego, czy zgłoszenie jest imienne czy anonimowe, sygnalista może skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową. Aby skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową, proszę wybrać „Pseudonim / nazwę użytkownika” oraz „Hasło”. Jeśli chcą Państwo zachować anonimowość, na żadnym etapie procesu zgłaszania nie będzie wymagane wprowadzenie danych osobowych. W takim wypadku prosimy o niezamieszczanie informacji mogących wskazywać na tożsamość sygnalisty. Osoby trzecie nie mają dostępu do informacji wprowadzanych do systemu.

Bezpiecznej skrzynki pocztowej użyje specjalista ds. systemu compliance spółki Südzucker AG, aby przekazać wiadomość od referenta na temat przetwarzania zgłoszenia i ewentualnie zadać pytania, jeśli pewne kwestie będą wymagać wyjaśnienia. Podczas wymiany wiadomości sygnalista może zachować anonimowość. Od Państwa decyzji o konfiguracji bezpiecznej skrzynki pocztowej zależy późniejsza możliwość komunikacji. Prosimy o pomoc w badaniu zgłoszenia poprzez regularne sprawdzanie, czy w skrzynce pocztowej znajdują się przesłane przez nas pytania/ informacje.

W jaki sposób mogę wysłać zgłoszenie? Jak skonfigurować skrzynkę pocztową?

Aby wysłać anonimowe lub spersonalizowane zgłoszenie, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” znajdujący się u góry, po lewej stronie portalu informacyjnego.

Proces przesyłania zgłoszenia składa się z 4 prostych kroków:

1. Na początku należy zapoznać się z informacjami dotyczącymi ochrony anonimowości i wprowadzić kod bezpieczeństwa.
2. Na kolejnej stronie pojawi się pytanie o kategorię zgłoszenia.
3. Sygnaliści mają możliwość opisania zgłoszenia / sformułowania pytania własnymi słowami. Po wysłaniu zgłoszenia sygnaliści otrzymują numer referencyjny, będący potwierdzeniem prawidłowo zakończonego procesu.
4. Następnie należy skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową. Tylko w ten sposób będzie można otrzymać wiadomość od referenta ds. systemu compliance a także informacje na temat postępu w przetwarzaniu zgłoszenia. Utworzenie skrzynki pocztowej nie jest obowiązkowe.

Po założeniu bezpiecznej skrzynki pocztowej można ją otworzyć, klikając przycisk „Login”. Najpierw należy ponownie wprowadzić kod bezpieczeństwa.

W jaki sposób będzie przetwarzane moje zgłoszenie i jaki jest harmonogram tego przetwarzania?

Twoje zgłoszenie zostanie odebrane centralnie przez pełnomocnika ds. zgodności w Südzucker AG. W razie potrzeby wyjaśnienia sprawy, specjalista ds. Compliance skontaktuje się z centralnym lub odpowiednim lokalnym działem prawnym lub działem ds. Compliance. W przypadku naruszeń ochrony danych zgłoszenie zostanie jednocześnie przesłane do odpowiedzialnego inspektora ochrony danych. W ciągu siedmiu dni od otrzymania przez nas zgłoszenia otrzymasz potwierdzenie jego otrzymania przez nas. W razie pojawienia się jakichkolwiek pytań, specjalista ds. Compliance skontaktuje się z Tobą przez bezpieczną skrzynkę pocztową.

Twoje zgłoszenie zostanie niezwłocznie zbadane, a sprawa, na której opiera się zgłoszenie, zostanie wyjaśniona bez zbędnej zwłoki. Jednak wewnętrzne dochodzenia i śledztwa oparte na Twoim zgłoszeniu mogą być prowadzone tylko wtedy, gdy istnieje wystarczające wstępne podejrzenie, oparte na konkretnych okolicznościach i dotyczy firmy. Z drugiej strony, zgłoszenia dotyczące potencjalnych zagrożeń lub naruszeń pozycji prawnych chronionych przez niemiecką ustawę o należytej staranności łańcucha dostaw (LkSG) (prawa człowieka i obowiązki związane ze środowiskiem naturalnym) muszą być nadal procedowane, nawet jeśli wykraczają poza obszar działalności Grupy Südzucker i dotyczą bezpośredniego lub pośredniego dostawcy.

W ciągu trzech miesięcy od otrzymania przez nas zgłoszenia otrzymasz wiadomość od referenta ds. Compliance w firmie Südzucker AG. Jeśli w danym momencie jest to możliwe, w wiadomości od referenta znajdą się również informacje o kolejnych środkach, które są planowane lub zostały już podjęte, a także o powodach ich podjęcia. Otrzymasz informacje tylko w takim zakresie, w jakim nie wpływają one na wewnętrzne dalsze dochodzenia lub śledztwa i nie naruszają praw osób, których dotyczy zgłoszenie lub zostały w nim wymienione.

Więcej szczegółów można znaleźć w opisie procesu na stronie internetowej Südzucker AG.