Hinweise zum Datenschutz
Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems der WTS aufklären. WTS oder WTS-Gruppe umfasst hierbei die WTS Group AG mit Sitz in München sowie alle weiteren Gesellschaften, an denen diese direkt oder mittelbar mehrheitlich beteiligt ist.
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 - im Folgenden „DSGVO“) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlagen
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise betreffend mögliche Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften oder interne Regelungen der WTS-Gruppe auf einem sicheren und vertraulichen Wege entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Wir beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Verwendung von personenbezogenen Daten und verarbeiten personenbezogene Daten nur für die Zwecke, die in dieser Datenschutzerklärung erläutert sind.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystem stützt sich auf unser berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für die WTS-Gruppe (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO iVm. §§ 30, 130 OWiG).
Gemäß § 6 Abs. 5 des Gesetzes über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG) sind wir verpflichtet, angemessene Vorkehrungen zu treffen, um unseren Mitarbeitern und Personen in einer vergleichbaren Position unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität zu ermöglichen, Verstöße gegen geldwäscherechtliche Pflichten und Vorschriften geeigneten Stellen zu berichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).
Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der WTS, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstiger Rechtsverstöße, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).
Verantwortliche Stelle, Datenschutzbeauftragter und Datensicherheit
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgeberportals ist die
WTS Group AG
Friedenstraße 22
81671 München
Deutschland
Tel.: +49 (0) 89 286 46-0
Fax: +49 (0) 89 286 46-111
E-Mail: info@wts.de
Die WTS Group AG wird vertreten durch ihre Vorstandsmitglieder StB Fritz Esterer Dipl.-Oec. (Vorsitzender), WP StB Franz Prinz zu Hohenlohe, StB Ulrike Schellert, StB Jürgen Scholz.
Konzerndatenschutzbeauftragter der WTS ist:
RA Prof. Thorsten B. Behling
WTS Group AG
Sachsenring 83
50677 Köln
Deutschland
E-Mail: thorsten.behling@wts.de
Das Hinweisgeberportal wird im Namen und Auftrag der WTS Group AG von einem hierauf spezialisierten Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland betrieben.
Die Daten in dem Hinweisgeberportal sind durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gesichert, insbesondere so verschlüsselt, dass die EQS Group GmbH keine Einsicht in die Daten nehmen kann und nur die WTS bzw. von dieser benannte Personen auf sie zugreifen können.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen, Weitergabe und Empfänger von Daten
Eingehende Hinweise werden von ausgewählten, speziell geschulten und insofern (weisungs-)unabhängigen Mitarbeitern der WTS entgegengenommen. Nur diese haben Zugriff auf die im Hinweisgeberportal gespeicherten Daten. Die bezeichneten Mitarbeiter prüfen den Sachverhalt und klären diesen gegebenenfalls weiter auf.
Im Rahmen der Bearbeitung eines Meldevorgangs kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern oder Stellen innerhalb der WTS oder anderen WTS-Gruppengesellschaften weiterzugeben, z.B. wenn sich ein Hinweis auf Vorgänge in einer Tochtergesellschaft der WTS Group AG bezieht. Bei entsprechendem Tatverdacht kann auch die Weitergabe von Daten und Informationen aus dem Meldevorgang an eine Strafverfolgungsbehörde zum Zwecke der Einleitung weiterer Ermittlungen und einer etwaigen Ahndung erfolgen. Die vorgenannten Stellen und sonstigen Empfänger können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können.
In bestimmten Fällen sind wir datenschutzrechtlich verpflichtet, eine beschuldigte Person zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben. Dabei wird – soweit rechtlich zulässig – die Identität des Hinweisgebers nicht offengelegt und auch sichergestellt, dass keine Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers möglich sind.
Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Die Weiterverfolgung eingegangener Hinweise erfolgt stets streng vertraulich. Die Nennung Ihres Namens oder von Umständen, die Ihre Identität als Hinweisgeber offenbaren könnten, erfolgt nicht, außer dies sollte in Ausnahmefällen, z.B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, zwingend erforderlich sein.
Bei redlicher Nutzung des Hinweisgeberportals haben Sie als Hinweisgeber keine Nachteile zu befürchten. Im Falle eines Missbrauchs, z.B. dem wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren, behalten wir uns allerdings vor, gegen die Person des Hinweisgebers vorzugehen.
Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten
Die Datenkategorien sind abhängig von der Entscheidung für oder wider eine anonyme Abgabe der Meldung und abhängig davon, welche Daten zu Personen in der Meldung genannt werden. Zur Erfüllung der oben genannten Zwecke werden die aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit uns solche Daten – insbesondere– im Hinweisgebersystem zur Verfügung gestellt werden:
- Personenstammdaten (z.B. Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
- Kontaktdaten (z.B. E-Mailadresse, Telefonnummer, ggf. Faxnummer)
- Unternehmensangaben (z.B. Name des Unternehmens, Abteilung, Standort)
- Adressdaten (z.B. Straße, PLZ, Ort, Land)
- Meldungsinhalt
Quellen der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten
Im Rahmen des Betriebs des Hinweisgebersystems und der Verarbeitung von Daten in diesem erhalten und erheben wir etwaige personenbezogene Daten nur vom Hinweisgeber selbst in Gestalt von dessen Meldung.
Speicherdauer
Die erhaltenen personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen mit der Speicherung verbunden Zwecks (s.o.) erforderlich ist. Ist dieser Zweck entfallen, löschen oder anonymisieren wir die Daten grundsätzlich wieder, sofern und soweit dem keine legitimen Aufbewahrungsgründe und -pflichten entgegenstehen. In letzterem Fall werden die Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet, also nur noch zur Erfüllung des Aufbewahrungsgrundes oder der Aufbewahrungspflicht und im Übrigen nur mit Einwilligung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union (EU) oder eines EU-Mitgliedstaats. Im Falle des Bestehens einer Aufbewahrungspflicht löschen oder anonymisieren wir die Daten nach sicherem Wegfall der Aufbewahrungspflicht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter von WTS anonym oder nach Wunsch auch offen Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Ihr Besuch auf dem Hinweisgeberportal kann dennoch Spuren auf Ihrem Computer hinterlassen. Wenn Sie das Hinweisgeberportal von einem WTS-Rechner aus besuchen, sollten Sie deshalb erwägen, anschließend die temporären Dateien (Cache) in Ihrem Browser zu löschen.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.
Weitere Informationen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen finden Sie unter der Homepage: https://www.wts.com/de-de/datenschutz
Darüber hinaus können Sie jederzeit Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise an Ihrem Aufenthaltsort oder an dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes, einreichen.
Für die WTS ist folgende Datenschutzaufsichtsbehörde zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Abgabe eines Hinweises oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen WTS-Mitarbeiter Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand und Anpassungen dieser Hinweise zum Datenschutz
Diese Hinweise zum Datenschutz entsprechen dem unten genannten Stand. Eine Anpassung dieser Hinweise bleibt vorbehalten. Wir möchten Sie deshalb bitten, die Hinweise zum Datenschutz fortlaufend einzusehen, damit Sie sich über eventuelle Veränderungen informieren können.
Stand: August 2023