Während der Benutzung des BKMS® Systems wird auf deinem Rechner eine Textdatei (ein sog. „Null-Cookie“) gespeichert, in der lediglich die Session-Nummer deiner Sitzung abgelegt ist. Dies ist aus technischen Gründen notwendig, um die Verbindung zu unserem sicherheitszertifizierten Server herzustellen. Das „Null-Cookie“ richtet auf deinem Rechner keinen Schaden an, es greift auf keine deiner Daten zu und hat keinen Bezug zu den Meldungsinhalten. Wenn du nach dem Absenden deiner Meldung alle Browser-Fenster schließen, verfällt das „Null-Cookie“ und wird automatisch gelöscht.
Liebe/r Hinweisgeber/in,
wir möchten dich darüber informieren, dass unser Hinweisgebersystem ab sofort über den folgenden Link zugänglich ist:
https://misterspex.integrityline.com
Hermann-Blankenstein-Straße 24,
10249 Berlin
Dirk Graber
Stephan Schulz-Gohritz
Peter Williams
Amtsgericht Berlin-Charlottenburg
HRB 230317 B
DE814906005
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lies dir diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor du eine Meldung abgibst.
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von Mister Spex auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® System ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Mister Spex, seine Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1f EU-DSGVO.
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist
als beidseits autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden auch: „Mister Spex“). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Deutschland, im Namen von Mister Spex betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Mister Spex möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Mister Spex beschränkt ist.
Mister Spex hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz können an datenschutz@misterspex.de gesendet werden.
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn du über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgibst, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von Mister Spex entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von Mister Spex prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Mister Spex oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Deine Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Nach dem europäischen Datenschutzrecht hast du und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Die Kommunikation zwischen deinem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse deines Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen deinem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf deinem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende deiner Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Du hast die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise kannst du dem zuständigen Mitarbeiter von Mister Spex namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung hast du die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter von Mister Spex Anhänge zu senden. Wenn du anonym eine Meldung abgeben möchten, beachte bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die deine Anonymität gefährden. Entferne diese Daten vor dem Versenden. Solltest du diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopiere den Text deines Anhangs zu deinem Meldungstext oder sende das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die du am Ende des Meldungsprozesses erhältst, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: Juni 2021