数据保护政策
我们非常重视数据保护和保密,并严格遵守适用数据保护法规的规定。发送报告前,请认真阅读此数据保护信息。
举报系统的目的和法律基础
举报系统(BKMS® System)用于安全保密地接收、处理和管理关于违反 Vallourec 道德规范、内部政策、标准和程序,以及法律法规的报告。在 BKMS® System 中处理个人数据以我们企业查明和防范不当行为的合法利益为基础。
职责权限
举报系统中负责数据保护的各方
- Vallourec Tubes 与
- 其子公司
作为具有相互独立责任的各方(以下也称:“Vallourec”)。报告系统由专业企业——EQS Group GmbH, Bayreuther Str.35, 10789 Berlin(德国)代表 Vallourec 管理。
输入至报告系统中的个人数据和信息将被存储在由 EQS Group GmbH 维护的数据库中,此数据库位于高度安全的数据中心当中。仅 Vallourec 有权访问数据。EQS Group GmbH 与其他第三方无法访问数据。通过全方位技术和组织措施,我们在认证程序中对此予以确保。
所有数据均通过多层密码保护获得加密储存,以使只有 Vallourec 获得明确授权的一小部分人员有权进行访问。
有关数据保护的问题可以通过以下电子邮件地址发送给首席道德与合规官:compliance@vallourec.com
收集个人数据的类型
该报告系统的使用采取自愿原则。如果通过举报系统发送检举报告,我们将收集以下个人数据和信息:
- 您的姓名,如果您选择公开自己的身份,
- 您是否为 Vallourec 雇用员工,且
- 您在报告中所指明的其他人员的姓名和其他个人数据。
报告的机密处理
所收到的报告由明确获得授权并经过专门培训的 Vallourec 员工接收,而且始终获得保密处理。Vallourec 的员工对事件进行评估,并针对特定情况采取所需的进一步调查。
在报告处理或专项调查过程中,可能需要将报告与 Vallourec 的其他员工分享。后者可能位于欧盟或欧洲经济区之外的国家和地区,这些拥有不同的个人数据保护法规。我们始终确保共享报告时遵守适用的数据保护法规
所有拥有数据访问权限的人员均有保密义务。
被指控人员的信息:
作为一项基本原则,我们按照法律规定必须告知被告方,我们已经收到针对其的报告,除非这将威胁对报告的后续调查。在此过程中,您的举报人身份将在法律允许的情况下获得保密。
数据主体的权利
根据适用的数据保护法规,您和报告中指明的人员有权查询、更正、删除、限制处理和反对处理相关个人数据。如果实施异议权,我们将立即检查所存储的数据对于报告处理的必要性。不再需要的数据将被立即删除。此外,您也有权向主管监督机构提出投诉。
个人资料的保存期限
个人资料将被保留,直到澄清情况并完成报告评估为止,或存在企业的合法利益,或适用法律有此要求。在报告处理结束后,此数据将按照法定要求被删除。
使用报告门户网站
您计算机和报告系统之间的通信通过加密连接(SSL)进行。您的 IP 地址不会在使用报告系统时被存储。为了保持您计算机和 BKMS® System 之间的连接,将在您的电脑上储存一个 Cookie,仅包含会话 ID(即会话 Cookie)。此 Cookie 有效期只至您的会话结束,并在您关闭浏览器时到期。
您可以在报告系统中设置信箱,并以自行选择的假名/用户名和密码进行保密。这使您可以通过实名或匿名安全的方式向 Vallourec 负责员工发送报告。此系统仅在报告系统中保存数据,这使其尤为安全。这并非普通的电子邮件通信形式。
附件发送注意事项
在提交报告或附加文件时,可同时发送附件给 Vallourec 的负责员工。如果您希望发送匿名报告,请注意以下安全提示:文件可能包含隐藏的个人数据,它将会危及您的匿名性。发送前请删除此类数据。如果无法删除此数据或不确定如何操作,则可将附件内容复制到检举报告文本框内,或以匿名方式将文档打印件发送至脚注中列出的报告收件人处,同时注明报告流程结束时获取的参考编号。
版本:2018年3月5日