Datenschutzerklärung
Wir nehmen Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und halten die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die geltenden einzelstaatlichen Datenschutzvorschriften ein. Bitte lesen Sie diesen Datenschutzhinweis sorgfältig, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich für den Datenschutz innerhalb des Hinweisgebersystems ist:
Derichebourg Environnement
119 Avenue du Général Michel Bizot
75012 Paris
France
Unsere Organisation hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Bei Fragen zum Datenschutz und zum Schutz Ihrer Privatsphäre wenden Sie sich bitte an privacy@derichebourg.com.
Das Hinweisgebersystem wird in unserem Auftrag von einem in diesem Bereich spezialisierten Unternehmen, der EQS Group, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Deutschland betrieben.
Personenbezogene Daten
Im Hinweisgebersystem eingegebene personenbezogene Daten und Informationen werden in einer von der EQS Group in einem Hochsicherheitsrechenzentrum betriebenen Datenbank gespeichert. Nur unsere Organisation hat Zugang zu den Daten. Weder die EQS Group noch sonstige Dritte können auf die Daten zugreifen. Dies wird im Rahmen des zertifizierten Verfahrens durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten werden verschlüsselt und mit einem mehrstufigen Kennwortschutz gespeichert. Ein Autorisierungskonzept sorgt dafür, dass der Zugang auf einen äußerst kleinen Kreis ausdrücklich befugter Empfänger begrenzt ist.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Meldungen zu Compliance- und Rechtsverstößen in sicherer und vertraulicher Weise entgegenzunehmen, zu verarbeiten und zu verwalten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur in dem Umfang, wie dies zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Hierzu gehören insbesondere Meldungen strafrechtlicher, wettbewerbsrechtlicher und arbeitsrechtlicher Sachverhalte (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO).
Und schließlich werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, wenn dies zur Wahrung der berechtigten Interessen der Organisation oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verhinderung und Aufdeckung von Verstößen innerhalb der Organisation, zur Verifizierung der Rechtmäßigkeit interner Prozesse sowie zur Wahrung der Integrität der Organisation.
Art der erfassten personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem abgeben, erfassen wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität angeben
- Ob Sie bei unserer Organisation angestellt sind
- Die Namen und weitere personenbezogene Daten von Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen
Vertrauliche Bearbeitung von Meldungen
Eingehende Meldungen werden von einem kleinen Kreis ausdrücklich befugter und besonders geschulter Mitarbeiter der Compliance-Abteilung entgegengenommen und stets vertraulich bearbeitet. Die Mitarbeiter der Compliance-Abteilung bewerten die Angelegenheit und führen weitere, im konkreten Fall erforderliche Untersuchungen durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung bzw. als Grundsatz für die Durchführung einer gesonderten Untersuchung kann es notwendig sein, Meldungen gegenüber weiteren Mitarbeitern unserer Organisation oder Mitarbeitern anderer Konzerngesellschaften offenzulegen, z. B. wenn die Meldungen sich auf Vorfälle in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere haben ihren Sitz gegebenenfalls in Ländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes mit unterschiedlichen Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten. Wir stellen stets sicher, dass bei der Weitergabe von Meldungen die geltenden Datenschutzvorschriften eingehalten werden.
Alle Personen, die Zugriff auf die Daten erhalten, werden zur Geheimhaltung verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Grundsätzlich sind wir gesetzlich verpflichtet, beschuldigte Personen darüber zu informieren, dass wir eine Meldung über sie erhalten haben, soweit dies nicht weitere Untersuchungen im Rahmen der Meldung gefährdet. Hierbei wird Ihre Identität als Hinweisgeber im gesetzlich zulässigen Umfang geschützt.
Rechte der Betroffenen
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in Ihrer Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. Sofern das Widerspruchsrecht geltend gemacht wird, prüfen wir unverzüglich, in welchem Umfang die gespeicherten Daten für die Bearbeitung einer Meldung noch erforderlich sind. Daten, die nicht länger erforderlich sind, werden unverzüglich gelöscht. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Klärung der Situation und zur Durchführung einer Bewertung der Meldung erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse der Organisation besteht oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Daten werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen nach Abschluss der Meldungsbearbeitung gelöscht.
Nutzung des Hinweisgebersystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Während Ihrer Nutzung des Hinweisgebersystems wird Ihre IP-Adresse nicht gespeichert. Um die Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem BKMS® System aufrechtzuerhalten, wird ein Cookie auf Ihrem Computer gespeichert, welches lediglich die Session-ID enthält (ein sogenanntes Session-Cookie). Dieses Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und verfällt, wenn Sie Ihren Browser schließen.
Es ist möglich, innerhalb des Hinweisgebersystems einen Postkasten einzurichten, der mit einem individuell gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und einem Kennwort gesichert ist. Dies erlaubt es Ihnen, Meldungen an den zuständigen Mitarbeiter entweder unter Angabe Ihres Namens oder anonym und sicher abzuschicken. Dieses System speichert ausschließlich Daten innerhalb des Hinweisgebersystems, wodurch es besonders sicher ist. Es handelt sich nicht um eine übliche Form der E-Mail-Kommunikation.
Telefonische Hinweisabgabe
Auch bei einer telefonischen Hinweisabgabe bleibt Ihre Anonymität durch das BKMS® System gewahrt. Weder unsere Organisation noch die EQS Group haben Zugang zu Ihrer Telefonnummer. Von Ihrer Beschreibung des Vorfalls wird im BKMS® System eine Aufnahme angefertigt. Im Anschluss wird die verschlüsselte Audiodatei von dem verantwortlichen Mitarbeiter schriftlich festgehalten. Sofern Sie am Ende der telefonischen Hinweisabgabe einen geschützten Postkasten eingerichtet haben, können Sie Rückmeldungen des zuständigen Mitarbeiters in Form einer Sprachaufzeichnung erhalten und Ihre Meldung erforderlichenfalls um weitere Informationen ergänzen. Alternativ können Sie Ihren geschützten Postkasten über die Web-Anwendung aufrufen, Rückmeldungen prüfen und schriftliche Ergänzungen vornehmen. Um die Vertraulichkeit Ihrer Meldung bzw. der Ergänzung zu wahren, können Sie sich diese weder über Ihr Telefon noch über den webbasierten geschützten Postkasten anhören.
Hinweis zur Übermittlung von Anhängen
Mit der Abgabe einer Meldung bzw. einer Ergänzung können Sie gleichzeitig Anhänge an den zuständigen Mitarbeiter übermitteln. Sofern Sie eine anonyme Meldung abgeben wollen, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden können. Löschen Sie diese Daten vor dem Absenden. Sofern Sie derartige Daten nicht löschen können oder nicht genau wissen, wie dies vorzunehmen ist, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs in den Meldungstext oder senden Sie das ausgedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile angegebene Anschrift unter Angabe der Referenznummer, die Sie nach Abschluss des Meldeverfahrens erhalten.
Stand: 29.02.2024
