Política de privacidad de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos, y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD de la UE), así como los reglamentos nacionales vigentes en materia de privacidad de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre privacidad de los datos.
Organismo responsable y responsable de la protección de datos
La parte responsable de la privacidad de los datos en el sistema de denuncia de irregularidades es:
Derichebourg Environnement
119, Avenue du Général Michel Bizot
75012, París
Francia
Nuestra organización ha designado a un responsable de protección de datos. Las preguntas sobre la protección y privacidad de los datos pueden enviarse a privacy@derichebourg.com.
El sistema de denuncias lo administra en nuestro nombre una empresa especializada en este ámbito, EQS Group, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania.
Datos personales
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group en un centro de datos de alta seguridad. Solamente nuestra organización tiene acceso a los datos. EQS Group y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza durante el proceso certificado a través de medidas técnicas y organizativas de gran alcance.
Todos los datos se almacenan cifrados con varios niveles de protección por contraseña y se basan en un sistema de autorizaciones, de manera que el acceso esté restringido a un círculo muy pequeño de destinatarios expresamente autorizados.
Propósito del sistema de denuncias y base legal
El sistema de denuncias (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes relativos a infracciones legales y de cumplimiento. Únicamente procesaremos sus datos personales si fuera necesario para el cumplimiento de obligaciones legales. Aquí se incluyen, en concreto, las notificaciones de hechos pertinentes en virtud de la legislación penal, sobre competencia y laboral (art. 6, párr. 1, letra c del RGPD).
Por último, sus datos personales se procesarán si fuera necesario para proteger los intereses legítimos de la organización o de una tercera parte (art. 6, párr. 1, letra f del RGPD). Tenemos un interés legítimo en el tratamiento de los datos personales con el fin de prevenir y detectar infracciones dentro de la organización, de verificar la legitimidad de los procesos internos y de salvaguardar la integridad de la organización.
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia de irregularidades, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad;
- si es usted empleado de nuestra organización; y
- los nombres y otra información personal de las personas que mencione en el mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica del Departamento de Cumplimiento, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados del Departamento de Cumplimiento evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o como principio fundamental al realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de nuestra organización o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes en materia de privacidad de los datos personales. A la hora de compartir los mensajes siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de privacidad de los datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad.
Información a la persona acusada
Como principio básico, la ley nos obliga a informar a las personas acusadas de que hemos recibido un mensaje que las concierne, a menos que esto ponga en peligro las futuras investigaciones sobre el mensaje. Al hacerlo, su identidad como alertador no será revelada en la medida de lo legalmente posible.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la legislación europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de consulta, rectificación, supresión y limitación del procesamiento, así como el derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales que les conciernan. Si se reivindica el derecho de oposición, examinaremos de inmediato hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para el procesamiento de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, usted tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de control.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o mientras exista un interés legítimo de la organización o sea obligatorio según la ley. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión y expirará cuando cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema de denuncias, cuyo acceso esté protegido mediante un seudónimo/ nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él podrá enviar mensajes al empleado responsable, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, lo cual lo hace especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Comunicar una irregularidad por teléfono
Cuando comunique una irregularidad por teléfono, su anonimato también estará protegido por BKMS® System. Ni nuestra organización ni EQS Group tendrán acceso a su número de teléfono. Su descripción del incidente se grabará en BKMS® System. Después, el archivo de sonido encriptado será transcrito por el empleado responsable. Si ha configurado un buzón protegido después de comunicar la irregularidad por teléfono, podrá recibir feedback del empleado responsable en forma de grabaciones de voz, así como añadir información complementaria a su mensaje si fuera necesario. También puede acceder a su buzón protegido a través de la aplicación web, revisar si tiene feedback y añadir información adicional por escrito. Para proteger la confidencialidad del mensaje o de la información adicional, no podrá escucharla por teléfono ni a través del buzón protegido online.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 29/02/2024
