Hinweisgebersystem von NewRe - Meldung von Bedenken

Wer kann eine Meldung abgeben?

Jede/r kann eine Meldung abgeben. Unter anderem gilt dies für unsere eigenen Mitarbeitenden, unsere Kunden/Auftraggeber, Dienstleister/Lieferanten und weiteren Geschäftspartner sowie die Öffentlichkeit im Allgemeinen. Jede Person, die eine Meldung abgeben will, wird im Allgemeinen als „Hinweisgeber(in)“ bezeichnet.

Was kann ich melden?

Gemeldet werden können potenzielle Compliance-Verstösse (die sich ereignet haben oder sehr wahrscheinlich sind) unter anderem zu den folgenden Kategorien:

• Korruption / Bestechung
• Sonstige Wirtschaftskriminalität (Betrug, Unterschlagung usw.)
• Datenschutz
• Wettbewerbs- / Kartellverstösse
• Insiderhandel / Marktmanipulation
• Regulierungsverstösse
• Geldwäschebekämpfung (AML)
• Sanktionen
• Interessenkonflikte
• Informationssicherheit
• Menschenrechte bzw. andere ESG-Aspekte
• für NewRe-Mitarbeitende: Diskriminierung / Belästigung / Verletzung des Arbeitsrechts

sowie zu weiteren Themen, die nicht notwendigerweise unter einen der vorstehend genannten Schwerpunkte fallen oder die den Zielen bzw. Zwecken etwaiger zugrundeliegender (gesetzlicher oder interner) Regeln bzw. Vorschriften zuwiderlaufen.

Wo kann ich meine Meldung abgeben?

Sie sind beim NewRe-Portal für Hinweisgeber. NewRe hat dieses sichere und vertrauliche Hinweisgebersystem implementiert.

Sie können das Hinweisgebersystem jederzeit von überall auf der Welt aufrufen.

Sofern Sie bei NewRe angestellt sind, können Sie sich bei bekannten oder vermuteten Compliance-Verstössen natürlich auch an Ihre(n) Vorgesetzte(n), die HR oder die Legal & Compliance-Abteilung von NewRe wenden. Soweit der Schutz personenbezogener Daten betroffen ist, steht auch die Legal & Compliance-Abteilung, die zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, zur Verfügung.

An wen kann ich meine Meldung richten?

Wenn Sie bei NewRe angestellt sind: Sie haben die Wahl, Ihre Bedenken bei der Legal & Compliance-Abteilung oder nur beim/bei der Leiter(in) der Legal & Compliance-Abteilung oder beim/bei der Vorsitzenden des Audit & Risk Committee von NewRe vorzubringen. Ihre Meldung wird nur für diejenigen Personen sichtbar sein, denen Sie die Informationen mitteilen wollen.

Wenn Sie ein(e) externe(r) Hinweisgeber(in) sind:
Sie geben Ihre Meldung bei der Legal & Compliance-Abteilung von NewRe ab

Wie kann ich eine Meldung abgeben und wie richte ich einen Postkasten ein?

Um eine anonyme oder personalisierte Meldung abzugeben, klicken Sie zunächst den Button „Meldung abgeben“ oben auf der Startseite an.

Der Meldeprozess umfasst fünf Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, einige Informationen zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen und eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie gebeten, den Schwerpunkt Ihrer Meldung anzugeben.
3. Sie werden dann gefragt, ob Sie ein(e) Mitarbeitende(r) von NewRe oder ein(e) externe(r) Hinweisgeber(in) sind.
4. Mitarbeitende haben dann die Wahl, die Meldung entweder an den/ die Leiter(in) der Legal & Compliance-Abteilung, die Legal & Compliance-Abteilung oder den/die Vorsitzende(n) des Audit and Risk Committee weiterzugeben.
5. Auf der Meldeseite können Sie Ihre Meldung dann in eigenen Worten verfassen und Fragen zum Vorfall durch die einfache Auswahl von Aussagen beantworten. Im freien Textfeld stehen Ihnen 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer ganzen DIN-A4-Seite entspricht. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Meldung in jeder Sprache verfassen können. Sie können Ihrer Meldung auch kleinere Dateien mit einer Grösse von bis zu 5 MB beifügen. Bitte beachten Sie, dass Dokumente Informationen über ihren Verfasser enthalten können. Nach dem Abschicken Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer zum Nachweis, dass Sie diese Meldung abgegeben haben.
6. Im Anschluss werden Sie gebeten, Ihren eigenen geschützten Postkasten einzurichten. Über diesen Postkasten können wir Ihnen Rückmeldungen geben, Ihre Fragen beantworten und Sie über den Stand Ihrer Meldung auf dem Laufenden halten. Wir ermutigen Sie daher, einen geschützten Postkasten einzurichten, da die zuständige Person Sie so auch im Fall weiterer Fragen kontaktieren kann.

Wenn Sie bereits über einen geschützten Postkasten verfügen, können Sie diesen direkt über den „Login“-Button aufrufen. Auch hier müssen Sie zunächst eine Sicherheitsabfrage beantworten.

Sie können wählen, ob Sie anonym bleiben oder Ihren Namen angeben wollen.

Wenn Sie Ihre Meldung anonym abgeben wollen, vergewissern Sie sich bitte, dass Sie keine Informationen angeben, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen. Solange Sie keine Daten eingeben oder anhängen, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, bleibt Ihre Anonymität in technischer Hinsicht durch BKMS^® gewahrt.

Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihren Namen anzugeben, garantieren wir, dass Ihre Identität nur gegenüber den unmittelbar mit der Fallbearbeitung betrauten Personen offengelegt wird. Sobald die Bearbeitung des Falls abgeschlossen ist, werden Ihre personenbezogenen Daten wieder gelöscht.

Was geschieht nach der Abgabe meiner Meldung? Erhalte ich eine Rückmeldung?

Die zuständige Person wird Ihre Meldung bearbeiten, d.h. die Angaben prüfen und erforderlichenfalls eine Untersuchung einleiten.

Sofern Sie sich für einen Kommunikationskanal entschieden haben, über den die zuständige Person Sie kontaktieren kann (z. B. die Funktion des geschützten Postkastens im Hinweisgebersystem), erhalten Sie darüber hinaus innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung des Eingangs Ihrer Meldung und eine weitere Rückmeldung spätestens nach drei Monaten.

Wir ermutigen Sie daher, einen geschützten Postkasten innerhalb des Hinweisgebersystems einzurichten, da die zuständige Person Sie so auch im Fall weiterer Fragen kontaktieren kann.

Wie kann ich eine Antwort empfangen und gleichzeitig anonym bleiben?

Das Prinzip von BKMS^® besteht darin, die Identität des/der Hinweisgebers/-in zu schützen. Die Anonymitätsfunktion des Systems ist zertifiziert und kann von Ihnen jederzeit überprüft werden.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens sollten Sie Ihr Pseudonym/Ihren Benutzernamen sowie Ihr Kennwort selbst wählen. Diese Login-Daten sind ausschliesslich für Sie selbst sichtbar. Wenn Sie Ihre Login-Daten verlieren, geben Sie bitte erneut eine Meldung ab und richten Sie einen neuen Postkasten ein. Wenn möglich, geben Sie bitte die Referenznummer Ihrer ursprünglichen Meldung an. Da es sich um einen neuen Postkasten handelt, wird Ihnen der Inhalt Ihrer ursprünglichen Meldung nicht angezeigt.

Verschlüsselungen und sonstige spezielle Sicherheitsmassnahmen sorgen dafür, dass Ihre Meldung jederzeit anonym bleibt. Zu keinem Zeitpunkt während des Prozesses werden Sie aufgefordert, persönliche Daten anzugeben. Sofern Sie anonym bleiben wollen, geben Sie bitte keine Informationen an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte geben Sie Ihre Meldung auch nicht über einen PC Ihres Arbeitgebers ab.

Der für Ihre Meldung zuständige Bearbeiter wird Sie über Ihren geschützten Postkasten kontaktieren, um Sie über den Stand Ihrer Meldung auf dem Laufenden zu halten oder weitere Fragen zu stellen, sofern bestimmte Punkte einer Klärung bedürfen – Ihre Anonymität bleibt während dieses Vorgangs jederzeit gewahrt (sofern nicht z. B. laut dem Gesetz etwas anderes erforderlich ist).

Ist meine Meldung vertraulich/anonym?

Ja, Ihre Meldung ist vertraulich!

Sie können wählen, ob Sie anonym bleiben oder Ihren Namen angeben wollen.

Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihren Namen anzugeben, garantieren wir, dass Ihre Identität nur gegenüber den unmittelbar mit der Fallbearbeitung betrauten Personen offengelegt wird. Sobald die Bearbeitung des Falls abgeschlossen ist, werden Ihre personenbezogenen Daten wieder gelöscht.

Wenn Sie Ihre Meldung anonym abgeben wollen, vergewissern Sie sich bitte, dass Sie keine Informationen angeben, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen.

In jedem Fall sind die Geheimhaltung und Ihr Schutz als Hinweisgeber(in) oberste Priorität und Leitprinzip unseres Hinweisgebersystems und alle Meldungen werden auf der Grundlage eines strikten „begründeten Informationsbedarfs“ („need to know“) bearbeitet. Ihre Meldung wird nur für diejenigen Personen sichtbar sein, denen Sie die Informationen mitteilen wollen.

Muss ich Vergeltungsmassnahmen aufgrund meiner Meldung fürchten?

Nein!

Solange Sie nachvollziehbare Gründe haben, anzunehmen, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt Ihrer Meldung der Wahrheit entsprochen haben, müssen Sie keine Vergeltungsmassnahmen als Konsequenz aus Ihrer Meldung fürchten und jeder diesbezügliche Versuch würde für sich genommen als schwerwiegender Compliance-Verstoss gewertet. Im umgekehrten Fall gilt, dass auch die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung einen ernsten Compliance-Verstoss darstellt und schwerwiegende strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.