Informations sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et respectons les dispositions de la loi sur la protection des données de l’Église protestante d’Allemagne (EKD) ainsi que les réglementations nationales en vigueur en matière de protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la législation relative à la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et base juridique du présent système de recueil d’alerte
Le système de recueil d’alerte (BKMS® Incident Reporting) est destiné à recueillir, traiter et gérer, en toute sécurité et confidentialité, les alertes relatives aux violations de réglementations passibles de sanctions et d’amendes, et aux violations d’autres dispositions légales. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® Incident Reporting a lieu sur la base de l’art. 10 de la loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte (HinSchG).
Parties responsables
Le responsable du traitement des données pour le système de recueil d’alerte aux fins de la protection des données est
Johanniter-Unfall-Hilfe e.V., Stabsbereich Recht, Lützowstr. 94, 10785 Berlin, Allemagne,
ci-après également dénommée : « JUH ». Le système de recueil d’alerte est géré par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Allemagne, pour le compte de JUH.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d’alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données hautement sécurisé. Seule JUH a accès à ces données. EQS Group GmbH et d’autres tiers n’ont pas accès à ces données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont stockées sous forme cryptée avec plusieurs niveaux de protection par mot de passe et sont soumises à un système d’autorisations, de sorte que l’accès est limité à une très petite sélection de personnes expressément autorisées chez JUH.
JUH a nommé un délégué à la protection des données. Les demandes de renseignements concernant la protection des données peuvent être envoyées à datenschutz@johanniter.de ou à l’adresse suivante :
- Johanniter-Unfall-Hilfe e.V.,
Data protection officer
Lützowstrasse 94,
10785 Berlin, Allemagne,
+49 (0)30/26997-115
Type de données à caractère personnel collectées
L’utilisation du système de recueil d’alerte est volontaire. Nous collectons les données et informations à caractère personnel suivantes quand vous soumettez une alerte en utilisant le système de recueil d’alerte :
- votre nom, si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes employé chez JUH, et
- les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte s’il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes sont reçues par un nombre restreint d’employés expressément autorisés et spécialement formés au sein de l’organisation de conformité de JUH (service juridique, divisions centrales du contrôle opérationnel et des ressources humaines) et sont toujours traitées de manière confidentielle. Les employés de l’organisation de conformité de JUH évaluent le dossier et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Dans le cadre du traitement d’une alerte ou de la conduite d’une enquête spéciale, il peut s’avérer nécessaire de partager des alertes avec d’autres employés de JUH ou des employés d’autres entreprises du groupe, par exemple si les alertes se rapportent à des incidents survenus dans des filiales. Ces destinataires peuvent être basés dans des pays en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen qui appliquent des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours le respect des réglementations de protection des données applicables lorsque nous partageons des alertes.
Toute personne obtenant l’accès aux données est tenue de veiller à leur confidentialité.
Informations relatives à la partie mise en cause
Nous sommes légalement tenus d’informer les parties mises en cause de toute alerte reçue à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne représente plus aucun danger pour l’enquête. Votre identité de lanceur d’alerte ne sera pas divulguée, à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Droits des personnes concernées
En vertu de la législation de l’Église sur la protection des données, vous et les personnes citées nommément dans l’alerte bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de restriction de traitement et d’un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d’objecter au traitement des données à caractère personnel est exercé, la nécessité des données sauvegardées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. De plus, vous disposez d’un droit de recours auprès de l’autorité de contrôle :
- Data Protection Officer / Délégué à la protection des données
for the Protestant Church in Germany / pour l’Église protestante d’Allemagne
Berlin Office / Bureau de Berlin
Invalidenstrasse 29
10115 Berlin, Allemagne
Tél. : +49 (0)30-2005157-0
Fax : +49 (0)30-2005157-20
ost(at)datenschutz.ekd.de
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu’il y a un intérêt légitime de la part de l’entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l’achèvement du traitement de l’alerte, ces données seront effacées en conformité avec les exigences réglementaires. Le délai d’effacement par défaut est de 3 ans (art. 11 al. 5 de la loi HinSchG).
Utilisation du système de recueil d’alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d’alerte s’effectue par le biais d’une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d’alerte. Afin de maintenir la connexion entre votre ordinateur et BKMS® Incident Reporting, un cookie est stocké sur votre ordinateur ; ce cookie contient simplement l’ID de session (cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu’à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d’installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d’alerte ; cette boîte est protégée à l’aide d’un pseudonyme/ nom d’utilisateur et d’un mot de passe choisis individuellement. Vous pouvez ainsi envoyer des alertes à l’employé responsable chez JUH, soit nominativement, soit de manière anonyme et sécurisée. Ce système enregistre des données uniquement à l’intérieur du système de recueil d’alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s’agit pas d’une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l’envoi d’annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d’information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes à l’employé responsable chez JUH. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez noter la consigne de sécurité suivante : Les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées risquant de compromettre votre anonymat. Veillez à effacer ces informations avant d’envoyer un fichier. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n’êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte d’alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l’adresse figurant dans la note en bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d’alerte.
Version : 15/12/2023