Pourquoi devrais-je soumettre une alerte ?

Une culture d'entreprise positive et ouverte implique la conformité aux règles juridiques, sociales ainsi qu'aux directives propres à l'entreprise.

Vous avez peut-être connaissance des comportements préjudiciables ou des risques, mettant en péril l'entreprise. En soumettant une alerte vous aidez à détecter d'éventuels préjudices financiers et d'image et ainsi à assurer le succès durable de l'entreprise ainsi que le maintien de l'emploi.

Quels types d'alertes vont aider Yokohama ?

Les alertes relatives à une infraction grave à la règlementation et aux règles de conformité seront enregistrées et transmises.

Au cours du processus d'alerte vous recevrez des informations plus détaillées sur les différentes catégories de signalement possibles.

Comment se présente le processus de soumission d'une alerte ?

Si vous voulez soumettre une alerte – soit avec votre nom soit de manière anonyme - cliquez sur le bouton « Soumettre une alerte » situé en haut à de la page d'accueil.

Le processus d'alerte comprend 4 étapes :

1. Tout d'abord, il vous sera demandé de lire les informations relatives à la confidentialité et l'anonymat, à la protection des données, puis de répondre à une question de sécurité.
2. Sur la page suivante, il vous sera demandé de choisir la catégorie de votre alerte..
3. Sur la page d'alerte, vous pouvez rédiger votre alerte en vos propres mots et répondre aux questions sur l'incident en sélectionnant simplement les réponses. Vous pouvez saisir jusqu'à 5.000 caractères dans la zone de texte libre, ce qui correspond à une page A4 entière. Vous pouvez également télécharger un fichier d'un volume allant jusqu'à 5 Mo pour étayer votre alerte. Veuillez noter que les documents que vous téléchargez peuvent contenir des informations permettant de vous identifier. Suite à l'envoi de votre alerte, vous recevrez un numéro de référence confirmant que l'alerte a bien été transmise.
4. Vous pouvez ensuite créer une boîte de dialogue protégée. Cette boîte de dialogue permettra de dialoguer avec vous et de vous tenir informé du statut de votre alerte.

Si vous avez déjà créé une boîte de dialogue protégée, vous pouvez y accéder directement via le bouton « S'identifier » après avoir au préalable répondu à une question de sécurité.

Tant que vous ne saisissez pas de données permettant de vous identifier, la technologie du BKMS^® System protégera votre anonymat.

Soyez assuré que nous nous intéressons exclusivement à l'incident que vous signalez. Nous cherchons à mettre à jour des malversations et à prévenir toutes pertes financières.

Comment puis-je recevoir un retour d'information et rester néanmoins anonyme ?

Le principe majeur dans la procédure BKMS^® est la protection du lanceur d'alerte. La fonction de confidentialité de l'anonymat du système est certifiée par un organisme indépendant.

Au moment de créer votre boîte de dialogue protégée, veuillez sélectionner votre pseudonyme/nom d’utilisateur et un mot de passe personnels. Ces identifiants de connexion ne sont visibles pour personne sauf vous. Si vous perdez vos identifiants, veuillez soumettre une nouvelle alerte et installer une nouvelle boîte de dialogue. Si possible, veuillez indiquer le numéro de référence de votre première alerte. Comme il s'agira d'une nouvelle boîte de dialogue, vous ne pourrez pas voir le contenu de votre alerte précédente.

Votre alerte est maintenue anonyme par cryptage et d'autres procédures de sécurité spéciales. Si vous voulez soumettre votre alerte de façon anonyme, vous n'avez pas à fournir de renseignements personnels. Ne soumettez aucune information permettant de remonter jusqu'à vous. Pour soumettre votre alerte, n'utilisez pas d'appareil, comme par exemple un ordinateur ou un smartphone, mis à disposition par votre employeur.

Via votre boîte de dialogue protégée, un examinateur vous enverra un retour d'information sur la suite qui va être donnée à votre alerte, ou vous posera des questions s'il faut tirer des détails au clair ; vous conserverez votre anonymat également pendant toute la durée de ce dialogue. Nous nous intéressons à ces alertes pour prévenir les dommages, non pas à vous en tant que lanceur d'alerte.