Política de privacidad de los datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD de la UE), así como los reglamentos nacionales vigentes de privacidad de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre privacidad de los datos.
Propósito del sistema de denuncias y base legal
El sistema de denuncias (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las reglas de cumplimiento de Yokohama Europe GmbH. El procesamiento de datos personales en el BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en detectar y prevenir las conductas indebidas para evitar así daños a Yokohama Europe GmbH, sus empleados y clientes. La letra f) del apartado 1 del artículo 6 del RGPD de la UE sirve de base legal para el tratamiento de los datos.
Autoridad responsable
La parte responsable de la privacidad de los datos en el sistema de denuncias es
- Yokohama Europe GmbH, Monschauerstr. 12, 40549 Düsseldorf.
El sistema de denuncias lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de Yokohama Europe GmbH.
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group GmbH en un centro de datos de alta seguridad. Solamente Yokohama Europe GmbH cuenta con acceso a los datos. EQS Group GmbH y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de Yokohama Europe GmbH expresamente autorizadas.
Yokohama Europe GmbH ha designado a un responsable de protección de datos. Las preguntas sobre la protección y privacidad de los datos pueden enviarse a datenschutz.solingen@bechtle.com.
Tipo de datos personales almacenados
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncias, recogeremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- si es usted empleado de Yokohama Europe GmbH, y
- los nombres y otra información personal de las personas que mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica del Departamento de Cumplimiento de Yokohama Europe GmbH, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados del Departamento de Cumplimiento de Yokohama Europe GmbH evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de Yokohama Europe GmbH o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes con relación a la privacidad de los datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de privacidad de los datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información a la persona acusada
Como principio básico, la ley nos obliga a informar a las personas acusadas de que hemos recibido un mensaje que las concierne, a menos que esto ponga en peligro las futuras investigaciones sobre el mensaje. Al hacerlo, su identidad como alertador no será revelada en la medida de lo legalmente posible.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de consulta, rectificación, eliminación y limitación del procesamiento, así como el derecho a oponerse al procesamiento de datos personales que les conciernan. Si se reivindica el derecho de oposición, examinaremos de inmediato hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para el procesamiento de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, usted tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o mientras exista un interés legítimo de la empresa o sea obligatorio según la ley. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie nula). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema de denuncias, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo o nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él podrá enviar mensajes al empleado responsable de Yokohama Europe GmbH, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, lo cual lo hace especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de Yokohama Europe GmbH. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 13/11/2020
