Datenschutzerklärung
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems Fair.Sprechen und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen den Compliance Kodex auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für die Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation oder die Salzburg Netz GmbH, ihre Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlagen dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist sind Artikel 6 Abs. 1 lit. c und 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz in Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem Fair.Sprechen verantwortlichen Stellen sind:
Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation
Bayerhamerstraße 16
5020 Salzburg
und
Salzburg Netz GmbH
Bayerhamerstraße 16
5020 Salzburg
Das Hinweisgebersystem Fair.Sprechen wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, die EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur dem Compliance Team der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation möglich. Aufgrund von gesetzlichen Verpflichtungen kann es zu einer Weitergabe der Daten an Behörden (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) kommen. Wenn nötig, können diese Daten während der Ermittlungen auch mit weiteren Mitarbeitern geteilt werden. Diese Weitergabe erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Salzburg AG oder der Salzburg Netz GmbH (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation beschränkt ist.
Sowohl die Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation, als auch die Salzburg Netz GmbH haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation können an datenschutz@salzburg-ag.at gesendet werden. Anfragen zum Datenschutz bei der Salzburg Netz GmbH können an datenschutz@salzburgnetz.at gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems Fair.Sprechen erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation, der Salzburg Netz GmbH oder einem Tochterunternehmen der Salzburg AG beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter des Compliance Teams der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter des Compliance Teams der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation oder Mitarbeitern von Tochterunternehmen weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochterunternehmen beziehen. Ebenso kann die Beiziehung externer Berater, die ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, erforderlich sein. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgebersystems Fair.Sprechen
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgebersystems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem Fair.Sprechen einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem Compliance Team der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem Compliance Team der Salzburg AG für Energie, Verkehr und Telekommunikation Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: 25.07.2023
