Datenschutzerklärung
Bitte lesen Sie sich diese Datenschutzinformationen sorgfältig durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Wir nehmen den Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und halten die Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie die geltenden einzelstaatlichen Datenschutzvorschriften ein. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie WS Audiology und seine Konzerngesellschaften Ihre personenbezogenen Daten erfassen, verarbeiten und speichern, wenn Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem abgeben, und welche Rechte Sie als betroffene Person genießen.
Datenverantwortlicher
Ist in dieser Datenschutzerklärung von „WS Audiology“, „wir“, „uns“ oder „unser(e)“ die Rede, bezieht sich dies auf die WS Audiology Group, die Gesellschaften in mehreren Ländern betreibt und deren Muttergesellschaft in Dänemark registriert ist. Wir kontrollieren, wie Ihre personenbezogenen Daten erfasst und zu welchen Zwecken sie von WS Audiology verwendet werden. WS Audiology tritt im Sinne der einschlägigen europäischen Datenschutzbestimmungen als „Datenverantwortlicher“ auf.
Kontakt
Fragen und Beschwerden zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie an die folgende Adresse richten:
WS Audiology Denmark A/S
Nymøllevej 6
3540 Lynge
Dänemark
Reg.-Nr.: 15771100
Telefon: +45 44 35 56 00
Außerdem können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der alle Fragen zum Schutz personenbezogener Daten beantworten kann. Sie erreichen ihn unter der E-Mail-Adresse dpo@wsa.com.
Welche personenbezogenen Daten werden gespeichert und verarbeitet? Und woher stammen die Daten?
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem abgeben, erfassen und verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten und Angaben: allgemeine Informationen zu Ihrer Person wie Name, Position, Abteilung, Land und Spracheinstellungen, Ihren Beschäftigungsstatus bei WS Audiology, die Namen und weitere personenbezogene Daten von Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen, sowie weitere personenbezogene Daten, die Sie uns mitteilen. Außerdem erfassen wir Daten zu dem von Ihnen gemeldeten Vorfall.
Die von uns erhobenen und verarbeiteten Daten teilen Sie uns mit, indem Sie das BKMS-Meldeformular ausfüllen oder sich auf anderem Wege, etwa per Brief oder E-Mail, an uns wenden.
Wozu benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten und was ist die Rechtsgrundlage?
Die von Ihnen mitgeteilten Daten nutzen wir, um Meldungen zu Verstößen gegen die Compliance-Vorschriften von WS Audiology über das Hinweisgebersystem (BKMS® System) sicher und vertraulich zu empfangen, zu verarbeiten und zu verwalten. Das Hinweisgebersystem wird von einem spezialisierten Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Deutschland, im Auftrag von WS Audiology betrieben.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des BKMS® System stützt sich auf die rechtmäßigen Interessen unseres Unternehmens zur Erkennung und Verhinderung von Fehlverhalten und damit zur Abwendung eines Schadens von WS Audiology, seinen Mitarbeitern und Kunden. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU-DSGVO stellt die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung dar.
Wer empfängt Ihre personenbezogenen Daten und kann auf sie zugreifen?
Im Hinweisgebersystem eingegebene personenbezogene Daten und Informationen werden in einer Datenbank gespeichert, die von der EQS Group AG in einem Hochsicherheitsrechenzentrum betrieben wird. Nur WS Audiology hat Zugriff auf die Daten. Weder die EQS Group AG noch sonstige Dritte können auf die Daten zugreifen. Dies wird in einem zertifizierten Verfahren durch weitreichende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten werden verschlüsselt und mit einem mehrstufigen Kennwortschutz versehen gespeichert, sodass der Zugriff auf einen äußerst kleinen Kreis ausdrücklich befugter Personen bei WS Audiology begrenzt ist.
Eingehende Meldungen werden von einem kleinen Kreis ausdrücklich befugter und besonders geschulter Mitarbeiter der Rechts- und Compliance-Abteilung bei WS Audiology entgegengenommen und stets vertraulich bearbeitet. Die Mitarbeiter der Rechts- und Compliance-Abteilung von WS Audiology bewerten die Angelegenheit und führen weitere, im konkreten Fall erforderliche Untersuchungen durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung bzw. einer speziellen Untersuchung kann es notwendig sein, Meldungen gegenüber weiteren Mitarbeitern von WS Audiology oder Mitarbeitern anderer Konzerngesellschaften offenzulegen, z. B. wenn die Meldungen sich auf Vorfälle in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere haben ihren Sitz gegebenenfalls in Ländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes mit unterschiedlichen Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten. Wir stellen stets sicher, dass bei der Weitergabe von Meldungen die geltenden Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Alle Personen, die Zugriff auf die Daten erhalten, sind zur Geheimhaltung verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Grundsätzlich sind wir gesetzlich verpflichtet, beschuldigte Personen darüber zu informieren, dass wir eine Meldung über sie erhalten haben, soweit dies nicht weitere Untersuchungen im Rahmen der Meldung gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei im höchstmöglich gesetzlich zulässigen Umfang geschützt.
Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Personenbezogene Daten werden solange aufbewahrt, wie dies zur Klärung der Situation und zur Durchführung einer Bewertung der Meldung erforderlich ist, ein rechtmäßiges Interesse des Unternehmens besteht oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Daten werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen nach Abschluss der Meldungsbearbeitung gelöscht.
Nutzung des Hinweisgebersystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Während Sie das Hinweisgebersystem nutzen, wird Ihre IP-Adresse nicht gespeichert. Um die Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem BKMS® System aufrechtzuerhalten, wird ein Cookie auf Ihrem Computer gespeichert, welches lediglich die Session-ID enthält (ein sogenanntes „Session-Cookie“). Dieses Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und verfällt, wenn Sie Ihren Browser schließen.
Es ist möglich, innerhalb des Hinweisgebersystems einen Postkasten einzurichten, der mit einem individuell gewählten Pseudonym/Benutzernamen und einem Kennwort gesichert ist. Dies erlaubt es Ihnen, Meldungen an den zuständigen Mitarbeiter bei WS Audiology entweder unter Angabe Ihres Namens oder anonym und sicher abzuschicken. Dieses System speichert ausschließlich Daten innerhalb des Hinweisgebersystems, wodurch es besonders sicher ist. Es handelt sich nicht um eine übliche Form der E-Mail-Kommunikation.
Hinweis zum Versand von Anhängen
Mit der Abgabe einer Meldung bzw. einer Ergänzung können Sie gleichzeitig Anhänge an den zuständigen Mitarbeiter bei WS Audiology übermitteln. Sofern Sie eine anonyme Meldung abgeben wollen, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden können. Löschen Sie diese Daten vor dem Absenden. Wenn Sie derartige Daten nicht löschen können oder nicht genau wissen, wie dies vorzunehmen ist, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs in den Meldungstext oder senden Sie das ausgedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile angegebene Anschrift unter Angabe der Referenznummer, die Sie nach Abschluss des Meldeverfahrens erhalten.
Ihre Rechte
Nach dem geltenden europäischen Datenschutzrecht genießen Sie und die in der Meldung genannten Personen bestimmte Rechte. Sie können jederzeit Kontakt zu uns aufnehmen. Sie können auch jederzeit Auskünfte zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und einen Auszug der von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten anfordern oder uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte zu übermitteln. Außerdem können Sie die Berichtigung falscher und ungenauer Daten zu Ihrer Person und die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sofern das Recht auf Löschung geltend gemacht wird, prüfen wir unverzüglich, in welchem Umfang die gespeicherten Daten für die Bearbeitung einer Meldung noch erforderlich sind. Daten, die nicht mehr erforderlich sind, werden unverzüglich gelöscht. Darüber hinaus können Sie bei der zuständigen Datenschutzbehörde jederzeit eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen. Die Kontaktdaten dieser Stellen erhalten Sie unter https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im Mai 2021 geändert.