Informativa sulla riservatezza dei dati
La invitiamo a leggere con attenzione queste informazioni sulla privacy dei dati prima di inviare una segnalazione.
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (“GDPR dell’UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla privacy dei dati. La presente Informativa sulla privacy illustra in che modo WS Audiology e le entità del suo gruppo raccolgono, elaborano e conservano i Suoi dati personali quando invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing e quali sono i diritti come oggetto dei dati.
Titolare del trattamento dei dati
Quando nella presente Informativa sulla privacy si fa riferimento a “WS Audiology”, “noi”, “ci” oppure “nostro”, si intende il gruppo WS Audiology che dispone di entità in alcuni Paesi, mentre l’azienda madre è registrata in Danimarca. Controlliamo in che modo si raccolgano i dati personali e per quali obiettivi WS Audiology usi i Suoi dati personali. WS Audiology è il “Titolare del trattamento dei dati” per gli scopi per cui è applicabile la legge europea sulla protezione dei dati.
Come contattarci
È possibile inviare qualsiasi domanda o reclamo inerente al nostro uso dei Suoi dati personali all’indirizzo:
WS Audiology Denmark A/S
Nymøllevej 6
3540 Lynge
Danimarca
N° reg. 15771100
Telefono +45 44 35 56 00
Inoltre, è possibile contattare direttamente il nostro Responsabile della protezione dei dati (RPD), che ha la responsabilità di rispondere alle domande sulla protezione dei dati personali. La preghiamo di usare il seguente indirizzo e-mail: dpo@wsa.com.
Quali dati personali e quali fonti di dati vengono raccolti ed elaborati?
L’uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni Raccogliamo e processiamo informazioni generiche su di Lei, come nome, titolo, reparto, Paese attuale, lingua preferita, se è impiegato/a presso WS Audiology, i nomi delle persone e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione e altri dati personali che ci fornirà. Inoltre, raccoglieremo informazioni sul fatto oggetto della segnalazione.
Tutti i dati che raccogliamo ed elaboriamo provengono direttamente dalle informazioni che avrà inserito nella pagina di segnalazione BKMS o tramite altri canali, come lettere oppure e-mail.
Perché ci servono i Suoi dati personali e qual è il fondamento giuridico?
Usiamo i dati che ci ha fornito per poter ricevere, trattare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni relative ad infrazioni delle norme di compliance di WS Audiology tramite il sistema di segnalazione di whistleblowing (BKMS® Incident Reporting). Il sistema di whistleblowing è gestito da un’azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di WS Audiology.
Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse della nostra azienda a individuare e impedire condotte improprie, evitando quindi danni a WS Audiology e ai suoi dipendenti e clienti. L’articolo 6 (1) (f) del RGPD dell’UE funge da fondamento giuridico per il trattamento di questi dati.
Chi riceverà/accederà ai Suoi dati personali?
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo WS Audiology ha accesso ai dati. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative. Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l’accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso la WS Audiology.
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell’ufficio Legale e Compliance di WS Audiology e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti del reparto legale e di compliance di WS Audiology valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un’indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di WS Audiology o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla privacy dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla privacy dei dati applicabili quando condividiamo le segnalazioni. Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l’obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Come principio base, siamo tenuti per legge a informare le persone accusate di avere ricevuto una segnalazione che le riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini sulla segnalazione. In tale contesto e se legalmente possibile, non verrà rivelata la Sua identità di whistleblower.
Per quanto tempo conserveremo i Suoi dati personali?
I dati personali sono conservati solo fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse dell’azienda o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l’elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l’uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene semplicemente l’ID di sessione (chiamato anche null cookie). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
All’interno del sistema di segnalazione è possibile creare una casella di posta protetta da uno pseudonimo/ username e una password scelti individualmente. Questo Le permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile di WS Audiology in maniera sicura e in forma nominativa o anonima. Questo sistema archivia i dati solo all’interno del sistema di whistleblowing, il che rende il processo particolarmente sicuro. Non è una classica forma di comunicazione tramite e-mail.
Nota sull’invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un’informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile di WS Audiology. Se vuole inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Elimini questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non sa come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all’indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
I Suoi diritti
Secondo la Legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete determinati diritti. Può contattarci in qualsiasi momento. Inoltre, in qualsiasi momento potrà richiederci informazioni su come elaboriamo i Suoi dati personali, ricevere una copia dei dati che abbiamo su di Lei o chiederci di inviare i Suoi dati personali a qualcun altro. Inoltre può anche chiederci di rettificare i Suoi dati personali errati o insufficienti oppure di cancellarli. Se viene esercitato il diritto di cancellazione, verificheremo immediatamente in che misura i dati conservati siano ancora necessari per dare seguito a una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati immediatamente. Inoltre, ha sempre il diritto di presentare reclamo su come elaboriamo i Suoi dati personali a un’autorità di protezione dei dati pertinente. Le informazioni per contattare queste autorità sono disponibili sul sito web https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
La presente Informativa sulla protezione dei dati personali è stata aggiornata a maggio 2021.