Informacja o ochronie danych
Przed wysłaniem zgłoszenia prosimy o dokładne zapoznanie się z informacjami o ochronie danych.
Ochronę danych i poufność traktujemy bardzo poważnie i przestrzegamy przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), a także krajowych regulacji w zakresie ochrony danych. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób WS Audiology i podmioty z jej grupy gromadzą, przetwarzają i zachowują Twoje dane osobowe w przypadku zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego oraz jakie prawa przysługują Ci jako podmiotowi, którego dane dotyczą.
Administrator danych osobowych
Używane w niniejszej Polityce prywatności „WS Audiology”, „my”, „nas” lub „nasz” oznaczają WS Audiology Group, która posiada podmioty w kilku krajach z firmą macierzystą zarejestrowaną w Danii. Kontrolujemy sposoby gromadzenia Twoich danych osobowych oraz cele, dla których Twoje dane osobowe są wykorzystywane przez WS Audiology. WS Audiology jest „administratorem danych” dla celów odpowiednio obowiązujących europejskich przepisów o ochronie danych.
Skontaktuj się z nami
Wszelkie pytania lub skargi dotyczące wykorzystania przez nas Twoich danych osobowych można kierować na adres:
WS Audiology Denmark A/S
Nymøllevej 6
3540 Lynge
Dania
Nr rej. 15771100
Telefon: +45 44 35 56 00
Możesz również skontaktować się bezpośrednio z naszym inspektorem ochrony danych, który jest osobą odpowiedzialną za udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące ochrony danych osobowych. Prosimy o korzystanie z następującego adresu e-mail dpo@wsa.com.
Jakie dane osobowe są gromadzone i przetwarzane oraz jakie są źródła danych?
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. W przypadku wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego, zbieramy następujące dane osobowe i informacje. Będziemy zbierać i przetwarzać ogólne informacje o Tobie, takie jak Twoje imię i nazwisko, tytuł, dział, kraj pobytu, preferencje językowe, czy jesteś zatrudniony w WS Audiology, nazwiska i inne dane osobowe osób, które wymieniasz w swoim zgłoszeniu oraz wszelkie inne dane osobowe, które możesz nam przekazać. Oprócz tego, będziemy zbierać informacje o zgłoszonym przez Ciebie incydencie.
Wszystkie dane, które zbieramy i przetwarzamy, otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy wypełniasz stronę zgłoszenia w systemie BKMS lub przekazujesz zgłoszenia za pośrednictwem innych kanałów, np. listownie czy pocztą elektroniczną.
Dlaczego potrzebujemy Twoich danych osobowych i jaka jest tego podstawa prawna?
Używamy danych, które nam przekazujesz, aby móc bezpiecznie i poufnie odbierać zgłoszenia dotyczące naruszeń zasad zgodności z przepisami WS Audiology, przetwarzać je i nimi zarządzać, wykorzystując system zgłoszeniowy (BKMS® System). Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin (Niemcy), działająca w imieniu WS Audiology.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach BKMS® System wynika z uzasadnionego interesu naszej firmy, który przejawia się w wykrywaniu nadużyć i zapobieganiu im, aby uniknąć szkody dla firmy WS Audiology oraz jej pracowników i klientów. Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1, lit. f RODO.
Kto uzyska dostęp do Twoich danych osobowych?
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu zgłoszeniowego są przechowywane w bazie danych obsługiwanej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Tylko WS Audiology ma do nich dostęp. EQS Group AG ani inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewnia to certyfikowana procedura oraz liczne środki techniczne i organizacyjne. Przechowywane dane są szyfrowane i zabezpieczone wielopoziomową strukturą haseł, dzięki czemu dostęp do danych ma tylko bardzo niewielka grupa wyraźnie upoważnionych pracowników firmy WS Audiology.
Nadesłane zgłoszenia trafiają do niewielkiej grupy wyraźnie upoważnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników działu prawnego i ds. zgodności z przepisami firmy WS Audiology i są zawsze traktowane jako poufne. Pracownicy firmy WS Audiology z działu prawnego i ds. zgodności z przepisami analizują sytuację i przeprowadzają dalsze postępowanie dostosowane do poszczególnych przypadków.
Podczas przetwarzania zgłoszenia lub prowadzenia specjalnego postępowania może zajść konieczność udostępnienia zgłoszenia innym pracownikom firmy WS Audiology lub pracownikom powiązanych firm, np. jeżeli zgłoszenie odnosi się do incydentów w spółkach zależnych. Spółki te mogą mieć siedziby poza Unią Europejską albo Europejskim Obszarem Gospodarczym i mogą tam obowiązywać inne przepisy o ochronie danych osobowych. Zgłoszenie jest udostępniane po zagwarantowaniu przestrzegania przepisów o ochronie danych. Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Informacje o osobie obwinionej
Zgodnie z prawem jesteśmy zobowiązani poinformować osoby obwinione o otrzymaniu zgłoszenia na ich temat, chyba że mogłoby to negatywnie wpłynąć na dalsze postępowanie. Tożsamość osoby zgłaszającej jest chroniona tak długo, jak pozwala na to prawo.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do wyjaśnienia sytuacji i oceny zgłoszenia, jak długo istnieje uzasadniony interes firmy albo jak długo jest to wymagane przez prawo. Gdy przetwarzanie zgłoszenia zostanie zakończone, dane są usuwane zgodnie z wymogami prawnymi.
Korzystanie z portalu zgłoszeniowego
Komunikacja między komputerem osoby zgłaszającej a systemem zgłoszeniowym jest szyfrowana (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP komputera osoby zgłaszającej nie zostanie zapisany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem zgłoszeniowym BKMS® System, na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie identyfikator sesji (tzw. cookie sesji). Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do zakończenia sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
W systemie zgłoszeniowym można stworzyć skrzynkę pocztową, zabezpieczoną wybranym pseudonimem/nazwą użytkownika i hasłem. Pozwala ona bezpiecznie wysyłać imienne albo anonimowe zgłoszenia do odpowiedniego pracownika WS Audiology. System przechowuje dane wyłącznie wewnątrz systemu zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma typowej komunikacji mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
Do zgłoszenia albo uzupełniając zgłoszenie wysyłane odpowiedniemu pracownikowi WS Audiology można dołączyć załączniki. Jeśli zgłoszenie ma zostać wysłane anonimowo, należy wziąć pod uwagę następujące wskazówki dotyczące bezpieczeństwa: Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe potencjalnie zagrażające anonimowości. Przed wysłaniem plików należy usunąć takie dane. Jeżeli usunięcie tych danych jest niemożliwe albo problematyczne, należy skopiować tekst z załącznika do tekstu zgłoszenia albo anonimowo wysłać wydrukowany dokument na adres podany w stopce, oznaczając go numerem referencyjnym wygenerowanym na końcu procedury zgłoszeniowej.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Zgodnie z europejskim prawem o ochronie danych osobowych, Tobie i osobom wymienionym w zgłoszeniu przysługują określone prawa. Możesz się z nami skontaktować w każdej chwili. W każdej chwili możesz również poprosić o informacje na temat przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, otrzymać kopię danych, które przechowujemy na Twój temat lub poprosić nas o przesłanie Twoich danych osobowych do kogoś innego. Możesz również poprosić nas o skorygowanie błędnych lub niewystarczających danych na Twój temat oraz zażądać usunięcia Twoich danych. Jeśli osoba, której dane dotyczą, wniesie żądanie usunięcia jej danych osobowych, firma niezwłocznie oceni stopień, w jakim przechowywane dane są niezbędne do przetworzenia zgłoszenia. Niewymagane dane natychmiast zostaną usunięte. Ponadto zawsze masz prawo do złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych w kwestii przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych. Dane kontaktowe tych organów można znaleźć na stronie: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
Niniejsza polityka prywatności została ostatnio zaktualizowana w maju 2021.