Aviso de la privacidad de datos
Antes de enviar un mensaje, le animamos a que lea detenidamente esta información sobre la privacidad de los datos.
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos, y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD de la UE), así como los reglamentos nacionales vigentes de privacidad de datos. Esta política de privacidad explica cómo WS Audiology y las entidades de su grupo recopilan, procesan y conservan sus datos personales cuando usted envía un mensaje a través del sistema de denuncias y qué derechos tiene usted como interesado.
Responsable del tratamiento
Las referencias en esta política de privacidad a «WS Audiology», «nosotros» o «nuestro» se refieren al Grupo WS Audiology, que tiene entidades en varios países con una empresa matriz registrada en Dinamarca. Controlamos las formas en las que sus datos personales se recopilan y los fines para los cuales sus datos personales se emplean por parte de WS Audiology. WS Audiology es el «responsable del tratamiento» para los fines de la legislación europea de protección de datos aplicable.
Póngase en contacto con nosotros
Puede enviar cualquier pregunta o queja en lo relativo al uso que hacemos de sus datos personales a la siguiente dirección:
WS Audiology Denmark A/S
Nymøllevej 6
3540 Lynge
Dinamarca
N.º Registro Mercantil: 15771100
Teléfono: +45 44 35 56 00
También puede ponerse directamente en contacto con nuestro responsable de protección de datos (DPO), que es la persona responsable para responder a las preguntas sobre la protección de datos personales. Utilice la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@wsa.com.
¿Qué datos personales se recopilan y procesan, y cuáles son las fuentes de los datos?
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si usted envía un mensaje a través del sistema de denuncias, recopilaremos los siguientes datos personales e información: recopilaremos y procesaremos información general sobre usted, como su nombre, cargo, departamento, país de residencia, preferencias de idioma, si es usted empleado/a de WS Audiology, los nombres de las personas y otros datos personales de personas que usted mencione en su mensaje y cualquier otro tipo de datos personales que usted nos proporcione. Aparte de eso, recopilaremos información acerca del incidente que usted denuncia.
Todos los datos que recopilamos y procesamos serán obtenidos directamente de usted cuando rellene la página del mensaje de BKMS o envíe mensajes a través de otros canales, como cartas o correos electrónicos.
¿Por qué necesitamos sus datos personales y una base legal para hacerlo?
Utilizamos los datos que usted nos proporciona para poder recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las normas de cumplimiento de WS Audiology empleando el sistema de denuncias (BKMS® Incident Reporting). El sistema de denuncias lo administra una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de WS Audiology.
El procesamiento de datos personales en el sistema BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en detectar y prevenir las conductas indebidas para evitar así daños a WS Audiology, sus empleados y clientes. La letra f) del apartado 1 del artículo 6 del RGPD de la UE sirve de base jurídica para el tratamiento de los datos.
¿Quién recibirá/accederá a sus datos personales?
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solamente WS Audiology tiene acceso a los datos. EQS Group AG y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas. Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas de WS Audiology expresamente autorizadas.
Los mensajes entrantes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica del departamento jurídico y de cumplimiento de WS Audiology, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados del departamento jurídico y de cumplimiento de WS Audiology evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de WS Audiology o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes con relación a la privacidad de los datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de privacidad de los datos. Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información acerca de la persona acusada
Como principio básico, la ley nos obliga a informar a las personas acusadas de que hemos recibido un mensaje que las concierne, a menos que esto ponga en peligro las futuras investigaciones sobre el mensaje. Al hacerlo, su identidad como alertador no será revelada en la medida de lo legalmente posible.
¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación del mensaje, o mientras exista un interés legítimo de la empresa o sea obligatorio según la ley. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de envío de mensajes
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie nula). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
Existe la posibilidad de configurar un buzón dentro del sistema de denuncias, cuyo acceso está protegido mediante un seudónimo/nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Con él podrá enviar mensajes al empleado responsable de WS Audiology, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, lo cual lo hace especialmente seguro. No se trata de un sistema de comunicación habitual por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de WS Audiology. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no es capaz de eliminarla o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Sus derechos
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen determinados derechos. Puede ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento. También puede, en cualquier momento, solicitar información acerca del procesamiento que hacemos de sus datos personales, recibir una copia de los datos que conservamos acerca de usted o pedirnos que enviemos sus datos personales a otra persona. También puede solicitarnos que rectifiquemos los datos erróneos o insuficientes acerca de usted o pedirnos que eliminemos sus datos. Si se reivindica el derecho de eliminación, examinaremos de inmediato hasta qué punto los datos almacenados siguen siendo necesarios para el procesamiento de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Además, siempre tiene derecho a presentar una queja acerca del procesamiento que hacemos de sus datos personales a la autoridad de protección de datos relevante. Para obtener la información de contacto de estas autoridades, consulte: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
Esta política de privacidad se actualizó por última vez con fecha de mayo de 2021.