Informativa sulla protezione dei dati
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE ("GDPR-UE") oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla tutela dei dati. Leggi con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Finalità del sistema di whistleblowing e fondamento giuridico
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, trattare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni relative ad infrazioni delle norme di compliance del gruppo Wittur. Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse del gruppo Wittur di individuare e impedire una condotta impropria e quindi evitare danni al gruppo Wittur e ai suoi dipendenti e clienti. L'articolo 6 (1) (f) del GDPR dell'UE funge da fondamento giuridico per il trattamento di questi dati.
Responsabile
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è
- Wittur Holding GmbH e
- le sue filiali
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: "Wittur"). Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di Wittur.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono archiviati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo Wittur ha accesso ai dati. EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso Wittur.
Wittur ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali domande sulla protezione dei dati possono essere rivolte a Wittur (indirizzo e-mail: skraska@iitr.de).
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Quando invii una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- Nome, se scegli di rivelare la tua identità
- se sei impiegato/a presso Wittur e
- I nomi e altri dati personali delle persone che menzioni nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da un limitato gruppo di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell'ufficio Compliance di Wittur e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell'ufficio Compliance di Wittur valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di Wittur o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. Wittur garantisce sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Come principio base, siamo tenuti per legge a informare le persone accusate di avere ricevuto una segnalazione che le riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini relative alla segnalazione. In questo contesto, fino a che legalmente possibile, la tua identità come whistleblower non verrà rivelata.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, tu e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di chiedere informazioni, rettifiche, cancellazioni, limitazioni al trattamento e opporvi al trattamento dei dati personali in questione. Se viene esercitato il diritto di opposizione, Wittur verificherà immediatamente in che misura i dati conservati siano ancora necessari per dare seguito a una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Hai anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati solo fino a quando necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse di Wittur o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l’elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il tuo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il tuo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il tuo computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul tuo computer un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche null cookie). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e non ha più validità alla chiusura del browser.
All'interno del sistema di whistleblowing è possibile creare una casella di posta protetta con uno pseudonimo/nome utente e una password scelti individualmente. Questo ti permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso Wittur in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di whistleblowing, il che rende il processo particolarmente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare al dipendente responsabile di Wittur anche allegati. Se vuoi inviare una segnalazione anonima, ti preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il tuo anonimato. Elimina questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non sei in grado di eliminare questi dati o se non sai come farlo, copia il testo del tuo allegato nel testo della segnalazione o invia il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: 01/12/2020
