Informații cu privire la protecția datelor pentru sistemul de sesizări „GF Transparency Line” de la GF
„GF Transparency Line” este sistemul de sesizări online al Georg Fischer AG, Amsler-Laffon-Strasse 9, 8201 Schaffhausen, Elveția, și al întreprinderilor deținute direct sau indirect de aceasta (denumite în continuare individual sau colectiv „GF”). „GF Transparency Line” permite informatorilor din interiorul și din exteriorul GF să raporteze prin mesaje, în mod anonim dacă doresc, orice nereguli demne de a fi menționate într-un mediu confidențial. „GF Transparency Line” operează în afara infrastructurii IT a GF. Doar informatorul și Ofițerul de Conformitate al Grupului Georg Fischer, împreună cu câțiva angajați selectați de acesta, care se află sub jurământ de păstrare strictă a secretului față de oricine, au acces la datele și informațiile transmise prin intermediul „GF Transparency Line”. Oricine expediază un mesaj prin „GF Transparency Line” este protejat contra oricărei forme de represalii. Doar mesajele deliberat incorecte sau acuzațiile false vor fi urmărite în justiție dacă este necesar. „GF Transparency Line” este cel mai sigur mod de a vă împărtăși preocupările cu GF în mod strict confidențial. Vă invităm să folosiți funcția de căsuță poștală a „GF Transparency Line”.
Puteți folosi „GF Transparency Line” în următoarele limbi: germană, engleză, chineză, franceză, italiană, portugheză, română, spaniolă și turcă. Alegerea vă aparține. Veți găsi butonul corespunzător în partea din dreapta sus a paginii de pornire a „GF Transparency Line”.
Puteți afla mai jos modul în care se procesează și se folosesc datele în legătură cu „GF Transparency Line”. Vă rugăm să citiți cu atenție aceste informații cu privire la protecția datelor înainte de a expedia un mesaj prin „GF Transparency Line”. Alternativ, puteți trimite direct mesajul către Ofițerul de Conformitate al Grupului Georg Fischer în loc să îl expediați prin „GF Transparency Line”.
- Personal / Confidențial / Nedeschis -
Ofițer de Conformitate
Georg Fischer AG
Amsler-Laffon-Strasse 9
8201 Schaffhausen, Elveția
compliance@georgfischer.com
„GF Transparency Line” - la ce folosește
„GF Transparency Line” servește la expedierea, procesarea, gestionarea și comunicarea în mod protejat și confidențial a mesajelor privind încălcări (suspectate) ale legilor și regulamentelor. Dacă doriți, vă puteți păstra complet anonimatul!
Procesăm datele cu caracter personal pe care le primim în legătură cu mesajul dvs. pentru combaterea neregulilor și a daunelor asociate aduse GF, angajaților săi și partenerilor săi de afaceri. Dacă un mesaj se referă la un angajat al GF, procesarea informațiilor servește și la prevenirea infracțiunilor și a altor încălcări în legătură cu relația de muncă.
„GF Transparency Line” - date cu caracter personal colectate
Utilizarea „GF Transparency Line” are caracter voluntar. Dacă expediați un mesaj prin intermediul „GF Transparency Line”, colectăm următoarele date și informații cu caracter personal:
- Numele dumneavoastră, dacă nu vă păstrați anonimatul;
- Faptul că ați expediat mesajul prin sistemului de sesizări, dacă nu vă păstrați anonimatul;
- Datele dvs. de contact dacă le furnizați;
- Relația dvs. cu GF (angajat, partener de afaceri, terță parte) dacă furnizați informații în acest sens;
- Numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le menționați în mesajul dumneavoastră, dacă este cazul.
„GF Transparency Line” - ce se întâmplă cu datele
Datele și informațiile introduse în „GF Transparency Line” sunt păstrate într-o bază de date operată de EQS Group GmbH, într-un centru de date de înaltă securitate care intră sub incidența normelor RGPD. Doar Ofițerul de Conformitate d la GF poate vedea datele din „GF Transparency Line”. Nici EQS Group GmbH și nici alți terți nu au acces la date. Acest lucru este garantat de o procedură certificată prin măsuri tehnice și organizaționale cuprinzătoare.
În „GF Transparency Line”, toate datele stocate sunt criptate cu protecție cu parolă pe mai multe niveluri. Orice acces face obiectul unui concept de autorizare. Astfel, accesul la date este limitat la un număr foarte mic de persoane autorizate expres de la GF. Aceste persoane raportează Ofițerului de Conformitate și se află sub jurământ de păstrare strictă a secretului.
„GF Transparency Line” - drepturile dvs.
GF respectă în întreaga lume prevederilor regulamentelor europene privind protecția datelor, care sunt în prezent cele mai stricte norme de protecție a datelor cu caracter personal. Conform regulamentului, orice persoană are dreptul de a accesa, de a rectifica, de a șterge și de a limita procesarea datelor stocate la GF care o privesc, precum și, în anumite cazuri, dreptul de a transfera aceste date.
În cadrul prevăzut de legislația în vigoare, puteți obiecta la procesarea datelor care vă privesc sau puteți revoca acordul dat anterior oricând și cu efect în viitor. În această privință, vă rugăm să notați informațiile din „«GF Transparency Line» - ce trebuie să comunicăm terțelor părți” și „«GF Transparency Line» - ce urme lăsați și cum să le evitați”.
O obiecție sau revocare, direcționată către GF sau către terțe părți (de exemplu, autorități) se poate efectua fără formalități. Dacă aceasta se referă la date care sunt procesate (și) de GF, trebuie să trimiteți obiecția/revocarea Ofițerului de Conformitate, dacă este posibil; veți găsi adresa mai sus, deasupra introducerii („GF Transparency Line” - sistemul de sesizări online de la GF).
De asemenea, puteți înainta oricând reclamații direct unei autorități supervizoare competente.
„GF Transparency Line” - cât timp sunt păstrate datele cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate doar atât timp cât există un interes legitim în acest sens (de exemplu, până la evaluarea finală a unui mesaj) sau atât timp cât GF are obligația legală de le păstra, iar apoi vor fi șterse imediat în conformitate cu cerințele juridice.
„GF Transparency Line” - toate mesajele sunt tratate strict confidențial de GF
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați expres și instruiți în mod special ai organizației de conformitate a GF și sunt tratate întotdeauna confidențial. Acești angajați evaluează problema și realizează orice alte investigații care este posibil să fie necesare în funcție de specificul cazului.
În cursul procesării sau anchetării unui mesaj, poate fi necesară transmiterea de informații către angajați GF individuali, către firme internaționale de avocatură și către firme de audit angajate de GF, precum și către agenții de aplicare a legii, autorități antitrust sau alte autorități și instanțe administrative. Dacă datele trebuie transferate unui destinatar din afara Uniunii Europene sau a Zonei Economice Europene („terțe țări”), aceasta se realizează cu protejarea titularilor datelor (în special a informatorului) doar pe baza unor garanții corespunzătoare și adecvate conform legislației privind protecția datelor:
- Datele vor fi transferate unei țări de destinație fără un nivel adecvat de protecție a datelor doar dacă este clar că destinatarul respectiv poate el însuși asigura un nivel adecvat de protecție a datelor (de exemplu, dacă există o decizie în privința adecvării din partea Comisiei UE sau printr-un acord anterior asupra așa-numitelor clauze contractuale standard din UE cu destinatarul) sau dacă v-ați dat anterior acordul expres asupra transferului.
- Vom asigura întotdeauna respectarea reglementărilor aplicabile privind protecția datelor atunci când partajăm mesaje.
- Cei care au acces la date au obligația de păstrare a confidențialității pe cât posibil (de regulă, nu putem impune astfel de obligații autorităților și instanțelor; cu toate acestea, vom încerca).
„GF Transparency Line” - ce avem obligația de a comunica terțelor părți
Imediat ce nu mai pune în pericol ancheta, avem în general obligația de a informa o persoană acuzată că am primit un mesaj referitor la ea. În plus, avem obligația de a informa autoritățile și instanțele în cazurile prevăzute de lege. Identitatea dvs. ca informator nu va fi divulgată decât dacă avem obligativitatea legală de a face acest lucru.
Vă puteți asigura păstrarea anonimatului dacă folosiți funcția de căsuță poștală a „Liniei pentru Transparență GF”. Puteți comunica cu noi prin intermediul căsuței poștale protejate din „GF Transparency Line” fără a lăsa urme și păstrându-vă anonimatul chiar și dacă noi avem obligația de a furniza informații autorităților și instanțelor.
„GF Transparency Line” - ce urme lăsați și cum să le evitați
„GF Transparency Line” vă permite să vă păstrați complet anonimatul!
Comunicarea dintre computerul dumneavoastră și sistemul de sesizări nu vă dezvăluie identitatea. Comunicarea se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Adresa dvs. IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de sesizări. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dumneavoastră și BKMS® System, sistemul utilizat pentru operarea „GF Transparency Line”, un modul cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care nu conține decât ID-ul sesiunii (un așa-numit „modul cookie de sesiune”). Acest modul cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dvs. și expiră atunci când închideți browserul.
Dacă folosiți și funcția de căsuță poștală a „GF Transparency Line”, puteți crea o căsuță poștală protejată în sistemul de sesizări, securizată prin intermediul unui pseudonim/nume de utilizator și al unei parole personalizate. Puteți trimite mesaje Ofițerului de Conformitate de la GF prin căsuța poștală protejată, fie în nume propriu sau anonim, întotdeauna în mod securizat. La folosirea „GF Transparency Line”, datele vor fi stocate doar în interiorul „Liniei pentru Transparență GF”, ceea ce le asigură o protecție deosebită. Aceasta nu este o formă de comunicare obișnuită prin e-mail.
Dacă folosiți căsuța poștală sub pseudonim, nimeni nu vă va putea identifica. Dacă nu o folosiți sub pseudonim, adică dacă vă dezvăluiți identitatea la expedierea unui mesaj, considerăm aceasta drept acordul dvs. privind procesarea datelor care vă privesc. Puteți clarifica sau revoca oricând acest acord. Cu toate acestea, clarificarea sau revocarea trebuie să ne fie comunicată imediat, cel mai târziu în termen de o lună de la mesajul dvs. De ce? Putem șterge complet datele într-o manieră sigură doar dacă nu le mai deține nimeni altcineva. Intervalul de oportunitate poate fi foarte scurt. Vă rugăm să rețineți: În funcție de tipul și gravitatea circumstanțelor comunicate nouă, este posibil, de exemplu, să avem obligația de a informa imediat autoritățile (de exemplu, în cazul unor infracțiuni ecologice). Dacă este necesar, autoritățile pot primi și date care să le permită să tragă concluzii despre dvs. Cu toate acestea, chiar și în cazuri mai puțin grave, o persoană acuzată trebuie informată asupra afirmațiilor făcute contra ei, asupra anchetelor desfășurate și asupra procesării datelor cu caracter personal referitoare la persoana acuzată imediat ce această acțiune nu mai periclitează succesul anchetei (a se vedea mai sus). Acest termen survine adesea în cel mult o lună de la primirea mesajului.
Atenție la trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan și atașamente. Dacă doriți să expediați un mesaj în mod anonim, rețineți că fișierele pot conține date cu caracter personal ascunse, care vă pot compromite anonimatul. Înainte de a trimite aceste fișiere, vă rugăm să eliminați toate aceste tipuri de informații. Dacă nu puteți elimina aceste date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dvs. în textul mesajului sau imprimați documentul relevant și trimiteți-l în mod anonim prin poștă Ofițerului de Conformitate, citând numărul de referință primit la sfârșitul procesului de sesizare prin „GF Transparency Line”; veți găsi adresa mai sus în introducere („GF Transparency Line - sistemul de sesizări online de la GF).
„GF Transparency Line” - partea responsabilă
Partea responsabilă pentru protecția datelor în sistemul de sesizări „GF Transparency Line” este Georg Fischer AG, Amsler-Laffon-Strasse 9, 8201 Schaffhausen, Elveția, întreprinderile deținute direct sau indirect de aceasta. Sistemul de sesizări „GF Transparency Line” este operat de către EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germania, în numele GF.
„GF Transparency Line” - mai multe informații despre protecția datelor cu caracter personal la GF
GF a desemnat un ofițer responsabil cu protecția datelor. Întrebările privind protecția datelor la GF pot fi trimise la adresa dataprotection@georgfischer.com.
Versiune: 25 octombrie 2021
