Notes sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») ainsi qu'aux règlementations nationales actuelles de la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions aux règles de conformité. Le traitement de données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de nos clients à repérer et prévenir les abus et par conséquent à éviter tous dommages à nos clients, leurs employés et clients. Le cadre juridique du traitement des données à caractère personnel est l'Article 6 alinéa 1 lettre f du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD »).
Autorité responsable
La partie responsable de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte est le cabinet d'avocats Dr. Buchert & Partner Rechtsanwälte PartGmbB (ci-après désigné : « Dr. Buchert & Partner »). Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de Dr. Buchert & Partner (contrat de traitement de données).
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données hautement sécurisé. Seul Dr. Buchert & Partner peut voir les données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans une procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection par mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez Dr. Buchert & Partner.
Dr. Buchert & Partner a nommé un responsable de la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez Dr. Buchert & Partner peuvent être adressées à datenschutz@dr-buchert.de.
Type de données à caractère personnel recueillies
L'usage du système de recueil d'alerte se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité, et
- les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues et analysées par une petite sélection d'avocats expressément autorisés de Dr. Buchert & Partner et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Pour continuer à traiter une alerte, il est souvent nécessaire de transmettre les alertes à nos clients et aux bureaux spécialisés, comme les départements de confidentialité, d'audit ou de sécurité. Les alertes ne sont transmises que si nous avons obtenu le consentement exprès de la personne déclarante. Nos clients peuvent être basés dans des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen avec des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables lorsque nous transmettons des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Informations relatives à la personne accusée
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toutes alertes reçues à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne représente plus de danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée.
Droits de la personne concernée
En vertu de la loi européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées dans l'alerte bénéficient d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement et d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est invoqué, la nécessité de conserver les données stockées pour examiner une alerte ou pour d'autres raisons juridiques sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de faire appel auprès de l'autorité de surveillance. Des plaintes peuvent également être déposées à la Frankfurt Bar Association, Bockenheimer Anlage 36, 60322 Frankfurt am Main.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont supprimées une fois que le but a été atteint ou lorsqu'il n'y a plus d'intérêt légitime ; elles ne peuvent toutefois pas être supprimées avant la fin de la durée légale d'archivage et des obligations de conservation. Nous effectuons une évaluation tous les six mois.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur, qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Vous pouvez installer une boîte de dialogue au sein du système de recueil d'alerte qui est protégée par un pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes à l'avocat compétent chez Dr. Buchert & Partner de façon sécurisée, soit nominativement, soit de façon anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des pièces jointes à l'avocat responsable chez Dr. Buchert & Partner. Si vous souhaitez soumettre une alerte sans divulguer votre identité, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : Les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel masquées susceptibles de révéler votre identité. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document sans indiquer votre nom à l'adresse figurant en pied de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 1er février 2019
