Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach LkSG
nach §8 (2) Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Über unser Beschwerdeverfahren sollen Personen melden können, wenn sie tatsächliche oder mögliche Probleme im Bereich Menschen- oder Umweltrechte feststellen. Das können Probleme in unseren Lieferketten, aber auch in unserem eigenen Geschäftsbereich sein. In dieser Verfahrensordnung wird beschrieben, auf welche Themen sich Meldungen beziehen können, wie sie abgegeben werden können und was nach Abgabe einer Meldung geschieht.
Fragen zum Ablauf beantworten wir gerne, entweder direkt über das Meldesystem oder über die Kontaktmöglichkeit unter „Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren“.
Anwendungsbereich
Über dieses Meldesystem können grundsätzlich alle Themen im Bereich Menschen- und Umweltrechtsverletzungen gemeldet werden. Konkrete Beispiele:
Menschenrechtsverstöße:
- Kinderarbeit
- Zwangsarbeit und Sklaverei
- Diskriminierung und Ungleichbehandlung
- Missachtung der Koalitionsfreiheit
- Vorenthalten eines angemessenen Lohns
- Gesundheitsgefährdende Arbeitsbedingungen
- Widerrechtliche Zwangsräumungen oder der widerrechtliche Entzug von Land
- Widerrechtliche Nutzung von privaten oder öffentlichen Sicherheitskräften
- Verunreinigung von Wasser, Boden und Luft die zu einer Verletzung von Menschenrechten beitragen können
Umweltrechtverstöße:
- Verwendung von Quecksilber (gemäß Minamata-Übereinkommen)
- Einsatz von persistenten organischen Schadstoffen (gemäß Stockholmer Übereinkommen)
- Nicht umweltgerechte Lagerung, Handhabung, Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle (gemäß Basler Übereinkommen)
Abgeben von Hinweisen und Beschwerden
Wir empfehlen die Abgabe von Hinweisen über unser digitales Meldesystem:
https://www.bkms-system.com/bitmarck
Hinweise können in der jeweils bevorzugten Sprache abgegeben werden. Das Abgeben von Hinweisen ist rund um die Uhr möglich. Auf Wunsch können hinweisgebende Personen vollständig anonym bleiben. Selbst wenn hinweisgebende Personen ihre Identität offenlegen, ist die Vertraulichkeit sowie der Schutz der personenbezogenen Daten in jedem Fall sichergestellt.
Über das System können hinweisgebende Personen – selbst bei Anonymität – auch nach Hinweisabgabe mit unserem Unternehmen in Kontakt bleiben. Die Nutzung des Systems ist für die hinweisgebende Person selbstverständlich kostenlos.
Ablauf des Verfahrens
Die Bearbeitung aller eingehenden Hinweise folgt einem strukturierten Prozess, der im Folgenden beschrieben ist.
1. Eingang der Meldung
Nach Eingang der Meldung erhalten hinweisgebende Personen eine Eingangsbestätigung, üblicherweise innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung.
2. Prüfen der Meldung
Anschließend wird der Inhalt der Meldung geprüft. In dieser Phase können Rückfragen auftreten, die im Dialog mit der hinweisgebenden Person geklärt werden. Je nach Inhalt wird das weitere Vorgehen festgelegt. Im Fall einer Ablehnung der Beschwerde erhält die hinweisgebende Person eine Begründung.
3. Klären des Sachverhalts
Geht das Verfahren weiter, wird das Thema mit der hinweisgebenden Person erörtert und geprüft. Optional kann sich ein Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung anbieten.
4. Erarbeiten einer Lösung
Im engen Kontakt mit der hinweisgebenden Person wird ein Vorschlag für eine Lösung erarbeitet. Falls relevant, werden Vereinbarungen zur Wiedergutmachung getroffen.
5. Abhilfemaßnahmen
Um gemeldete Probleme zu lösen, können Abhilfemaßnahmen erforderlich sein. Wenn Abhilfemaßnahmen vereinbart wurden, werden diese umgesetzt und nachverfolgt.
6. Überprüfung und Abschluss
Gemeinsam mit der hinweisgebenden Person wird das Ergebnis des Verfahrens evaluiert. Dabei geht es insbesondere auch um die Zufriedenheit der hinweisgebenden Person mit Ablauf und Ergebnis des Verfahrens.
Die Dauer des Verfahrens hängt stark vom jeweiligen Sachverhalt ab und kann sich von wenigen Tagen und Wochen bis hin zu einigen Monaten erstrecken. Grundsätzlich bemühen wir uns, das Verfahren möglichst effizient zu einer zufriedenstellenden Lösung zu führen. Zudem bemühen wir uns stets, die hinweisgebende Person zu ergriffenen Maßnahmen und dem weiteren Verlauf auf dem Laufenden zu halten. Dafür empfehlen wir hinweisgebenden Personen bei Nutzung des digitalen Meldesystems, sich regelmäßig einzuloggen und den eigenen Fall auf neue Nachrichten zu prüfen.
Einvernehmliche Streitbeilegung
Bei manchen Beschwerden kann es sich anbieten, einen neutralen und vermittelnden Dritten einzuschalten. Damit möchten wir dazu beitragen, eine zufriedenstellende Lösung zu finden, die von allen Parteien mitgetragen werden kann. Wenn sich während des Verfahrens herausstellt, dass eine einvernehmliche Streitbeilegung Sinn machen könnte, werden wir uns bemühen eine solche neutrale Partei einzuschalten.
Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren
Zentral zuständig für unser Beschwerdeverfahren und primäre Ansprechperson(en) für Fragen oder Anmerkungen:
BITMARCK Holding GmbH
Team Compliance
Michael Lechermann und Patrick Ohnesorg
Telefon:+49 201 1766-2910
E-Mail: compliance@bitmarck.de
Wir empfehlen zudem, dass hinweisgebende Personen die Möglichkeit der Kommunikation über unser digitales Meldesystem nutzen, um Fragen oder Anmerkungen direkt an die zuständige Person zu adressieren.
Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung
Wir wirken darauf hin, dass hinweisgebende Personen als Folge ihrer Meldung keine Benachteiligung oder Bestrafung erfahren müssen. Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen werden nicht toleriert. Sofern die meldende Person in unserem Unternehmen beschäftigt ist, zählen dazu der Schutz vor Kündigung, Herabstufung, Suspendierung, Drohungen, Belästigung oder andere Art der Diskriminierung in Bezug auf die Arbeits- oder Beschäftigungsbedingungen eines Mitarbeiters.
Ist die meldende Person beispielsweise bei einem Zulieferer beschäftigt, wirken wir in Zusammenarbeit mit dem Zulieferer darauf hin, dass die Person ein vergleichbares Schutzniveau genießt. Um sicherzustellen, dass die hinweisgebende Person keinen Benachteiligungen, Bestrafungen oder ähnlichen Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist, bemühen wir uns um Kontakt mit der hinweisgebenden Person über den Abschluss des Verfahrens hinaus.
Berlin, 20. Dezember 2023
