We.Create.Integrity.

Waarom zou ik een rapport versturen?

Alle medewerkers moeten zich bewust zijn van hun individuele verantwoordelijkheid om op een integere manier zaken te doen. Bij OHB vinden we het belangrijk dat we openlijk omgaan met zwakke punten en fouten. Alleen op deze manier kunnen we dergelijke problemen vroegtijdig identificeren en de gevolgen ervan beheersen. Door deze effectief aan te pakken, kunnen we soortgelijke fouten of zwakke punten in de toekomst op betrouwbare wijze vermijden. Daarom zien we problemen niet door de vingers; we streven ernaar deze openlijk te bespreken en oplossingen te vinden. Uw rapport helpt ons wanpraktijken vroegtijdig te identificeren en aan het licht te brengen en de potentiële schade aan onze reputatie en activa te voorkomen.

Wat voor rapporten kan ik versturen via het Integrity Channel?

U kunt potentiële overtredingen van OHB's principes van goed ondernemingsbestuur en zakelijk gedrag, bedrijfsbeleid of toepasselijke wetgeving rapporteren.

Meer informatie over welke onderwerpen u kunt rapporteren in het We.Create.Integrity-portaal wordt verstrekt tijdens het rapporteringsproces.

Zijn er speciale aspecten waar OHB-medewerkers rekening mee moeten houden?

Als medewerker van de OHB-groep moet uw eerste aanspreekpunt met betrekking tot problemen altijd uw manager zijn. We zijn ons er echter van bewust dat er situaties kunnen zijn waarin een directe en open dialoog niet op zijn plaats lijkt of waarin u anoniem wilt blijven. Voor dergelijke gevallen biedt het portaal We.Create.Integrity. u extra opties voor het delen van rapporten, op naam of anoniem.

OHB tolereert geen discriminatie van werknemers die te goeder trouw overtredingen van de toepasselijke wetgeving of OHB's principes van goed ondernemingsbestuur en zakelijk gedrag melden of deelnemen aan relevante interne onderzoeken.
“Te goeder trouw” betekent dat de persoon die het rapport verstuurt, gelooft dat zijn verklaring waar is of op zijn minst waarschijnlijk is, ongeacht of een later onderzoek deze verklaring zou kunnen bevestigen of weerleggen. Het portaal We.Create.Integrity. mag niet worden gebruikt om opzettelijk valse of lasterlijke rapporten of informatie te versturen.

Wat is het proces om een rapport te versturen? Hoe maak ik een postbus aan?

Om een anoniem of gepersonaliseerd rapport in te dienen, klikt u bovenaan in de introductiepagina eerst op de knop “Rapport versturen“.

Het rapporteringsproces bestaat uit 4 stappen:

1. Eerst wordt u gevraagd wat informatie na te lezen over de bescherming van uw anonimiteit en een beveiligingsvraag te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina zal u gevraagd worden een kernpunt te kiezen voor uw rapport.
3. Op de rapportpagina kunt u uw rapport in uw eigen woorden uitwerken en vragen over de zaak beantwoorden door eenvoudig antwoorden te selecteren. In het tekstveld kunt u maximaal 5.000 tekens typen, wat overeenkomt met een volledig A4-blad. U kunt ter ondersteuning van uw rapport ook bestanden van maximaal 5 MB toevoegen. Houd er rekening mee dat documenten informatie over de auteur kunnen bevatten. Na de indiening van uw rapport ontvangt u een referentienummer om te bevestigen dat u dit rapport hebt verzonden.
4. Maak vervolgens uw eigen beveiligde postbus aan. U zult van ons feedback krijgen via deze postbus, inclusief antwoorden op vragen en informatie over de voortgang van uw rapport.

Indien u reeds een beveiligde postbus hebt, kunt u er rechtstreeks toegang toe krijgen via de 'Login'-knop. U zult ook eerst een beveiligingsvraag moeten beantwoorden.

Zolang u geen gegevens invoert waaruit uw identiteit kan worden opgemaakt, wordt uw anonimiteit beschermd door de technologie van het BKMS^® System.

We verzekeren dat we alleen geïnteresseerd zijn in de zaak die u meldt. Wanpraktijken moeten aan het licht worden gebracht en financieel verlies moet worden vermeden.

Hoe kan ik feedback krijgen, maar tegelijkertijd anoniem blijven?

In het hier gebruikte BKMS^® System wordt het grootste belang gehecht aan de bescherming van de klokkenluider. De functie voor anonimiteitsbescherming van het systeem is gecertificeerd door een onafhankelijke instantie.

Wanneer u uw beveiligde postbus aanmaakt, kiest u zelf uw pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Deze inloggegevens zijn voor niemand zichtbaar, behalve voor u. Als u uw inloggegevens kwijtraakt, verstuurt u een nieuw rapport en maakt u een nieuwe postbus aan. Geef indien mogelijk het referentienummer van uw vorige rapport op. De nieuwe postbus zal geen inhoud bevatten die gekoppeld is aan uw vorige rapport.

Uw rapport wordt door versleuteling en andere speciale beveiligingsroutines anoniem gehouden. Er zal u nooit om persoonlijke informatie worden gevraagd als u anoniem een rapport verstuurt. Verstuur ook geen gegevens waarmee u kunt worden geïdentificeerd. Gebruik geen apparaat, zoals een pc of smartphone, dat door uw werkgever ter beschikking is gesteld om uw rapport te versturen.

Via de beveiligde postbus zal de examinator u feedback geven over de verdere verwerking van uw rapport of u vragen stellen als sommige details nog onduidelijk zijn – u blijft anoniem tijdens de hele dialoog. We zijn geïnteresseerd in rapporten om wanpraktijken te ontdekken, te elimineren en te voorkomen en om schade aan het bedrijf te voorkomen. De persoonsgegevens van de klokkenluider zijn hiervoor niet van belang.

Wie zal mijn rapport ontvangen en verwerken?

De bevoegde compliance officer van de betreffende dochteronderneming beoordeelt uw rapport op onderwerp en relevantie, tenzij u bij het versturen van het rapport voor verwerking door de centrale afdeling van OHB SE in Bremen hebt gekozen. Als u een beveiligde elektronische postbus hebt aangemaakt, kan de examinator u feedback geven en verdere vragen stellen. Als het onderwerp van uw rapport buiten het werkterrein van de geselecteerde dochteronderneming valt of als er sprake is van belangenverstrengeling, stuurt de examinator uw rapport door naar de centrale afdeling Compliance van OHB SE in Duitsland. Afhankelijk van het onderwerp van uw rapport kunnen andere afdelingen worden geraadpleegd (bijv. functionaris voor gegevensbescherming, milieubeheer, personeelszaken, douane en export). Alleen compliance officers van de OHB Groep hebben contact met u via het portaal We.Create.Integrity. Het rapport wordt doorgestuurd zonder informatie over uw identiteit vrij te geven, tenzij u hier uitdrukkelijk mee instemt en dit de communicatie met de verwerkingsomgeving vergemakkelijkt.

Wie of wat zit er achter We.Create.Integrity?

We.Create.Integrity. is gebaseerd op het internetgebaseerde klokkenluiderssysteem van EQS Group GmbH (BKMS^® System). Een beschrijving van de werking van het BKMS^® System vindt u op: https://www.eqs.bkms-system.com/de/. Op het We.Create.Integrity. platform kunt u in slechts een paar stappen een beveiligde elektronische postbus aanmaken. Dit zal u toelaten veilig en anoniem te communiceren met het bevoegde nalevingsbureau van de betreffende OHB-onderneming. Wees gerust: rapporten die via het portaal We.Create.Integrity. worden verstuurd, kunnen op geen enkele manier worden getraceerd.