Informasi mengenai pengamanan data
Kami memperlakukan pengamanan data dan konfidensialitas secara sangat serius serta mematuhi ketentuan-ketentuan Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa (GDPR) dan juga peraturan pengamanan data nasional yang berlaku. Harap baca informasi pengamanan data ini secara hati-hati sebelum mengirimkan laporan.
Tujuan dan dasar hukum sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing)
Sistem pelaporan pelanggaran (BKMS® System) melayani penerimaan, pemrosesan dan pengelolaan laporan mengenai pelanggaran terhadap peraturan kepatuhan DACHSER secara aman dan rahasia. Pemrosesan data pribadi di dalam kerangka BKMS® System didasarkan pada kepentingan sah perusahaan kami dalam menemukan serta mencegah penyalahgunaan dan karenanya menghindari kerugian bagi DACHSER, karyawannya dan pelanggannya. Dasar hukum untuk pemrosesan data pribadi Anda adalah Pasal 6(1)(f) GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum).
Pihak-pihak yang bertanggung jawab
Pihak-pihak yang bertanggung jawab atas pengamanan data dalam sistem pelaporan pelanggaran adalah
- DACHSER SE
Thomas-Dachser-Straße 2
87439 Kempten, Jerman
Jerman
Tel.: +49 831 5916 0
Faks: +49 831 5916 1312
Email: info@dachser.de
Situs web: www.dachser.de dan - anak perusahaannya
sebagai pihak-pihak yang sama-sama memiliki tanggung jawab otonom (selanjutnya juga disebut di sini sebagai: “DACHSER”). Sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) ini dioperasikan oleh perusahaan spesialis, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin di Jerman, mewakili DACHSER.
Data dan informasi pribadi yang dimasukkan ke dalam sistem pelaporan pelanggaran disimpan dalam basis data yang dioperasikan oleh EQS Group GmbH dalam pusat data berkeamanan tinggi. Hanya karyawan DACHSER yang dapat melihat data tersebut. EQS Group GmbH dan pihak ketiga lainnya tidak memiliki akses ke data. Hal ini dijamin dalam prosedur bersertifikasi melalui langkah-langkah teknis dan keorganisasian secara ekstensif.
Semua data yang disimpan dienkripsi dengan beberapa tingkat perlindungan kata sandi sesuai dengan izin sistem sehingga akses dibatasi pada sejumlah kecil orang yang secara tegas mendapatkan otorisasi di DACHSER.
DACHSER sudah menunjuk petugas pengamanan data. Perincian kontak Petugas Pengamanan Data:
DACHSER SE
Petugas pengamanan data
Thomas-Dachser-Straße. 2
87439 Kempten, Jerman
Email: data.protection@dachser.com
Jenis data pribadi yang dikumpulkan
Penggunaan sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) ini bersifat sukarela. Jika Anda mengirimkan laporan melalui sistem pelaporan pelanggaran ini, kami mengumpulkan data dan informasi pribadi Anda berikut ini:
- Nama Anda, jika Anda memilih memberitahukan identitas Anda
- apakah Anda bekerja di DACHSER, dan
- Nama orang dan data pribadi lainnya dari orang yang Anda sebutkan dalam laporan Anda, jika sesuai.
Penanganan laporan secara rahasia
Laporan masuk diterima oleh sejumlah kecil karyawan organisasi kepatuhan DACHSER yang secara jelas mendapat otorisasi dan dilatih khusus serta selalu ditangani dengan kerahasiaan. Karyawan organisasi kepatuhan DACHSER mengevaluasi persoalan dan melaksanakan investigasi lebih lanjut yang diperlukan oleh kasus tersebut.
Ketika memproses laporan atau melakukan investigasi khusus, mungkin perlu untuk membagikan laporan itu kepada karyawan lain DACHSER atau karyawan dari perusahaan lainnya di grup, misalnya jika laporan tersebut merujuk pada insiden yang terjadi di cabang perusahaan. Yang disebutkan terakhir ini mungkin berbasis di negara-negara di luar Uni Eropa atau Area Perekonomian Eropa dengan peraturan berbeda mengenai perlindungan data pribadi. Kami akan selalu memastikan bahwa peraturan pengamanan data yang berlaku dipatuhi ketika berbagi laporan.
Semua orang yang menerima akses ke data diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan.
Informasi mengenai tertuduh
Kami secara sah diwajibkan untuk menginformasikan pihak-pihak tertuduh mengenai laporan yang diterima yang menuduh mereka sesegera pengungkapan informasi ini tidak lagi membahayakan investigasi. Identitas Anda sebagai pelapor pelanggaran tidak akan diungkapkan kecuali jika secara hukum kami harus melakukannya.
Hak-hak para subjek data
Sesuai dengan undang-undang pengamanan data Eropa, Anda dan orang-orang yang disebut namanya dalam laporan memiliki hak atas akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan pemrosesan, dan hak untuk menyatakan keberatan atas pemrosesan data pribadi Anda. Jika hak menyatakan keberatan atas pemrosesan data pribadi digunakan, keharusan penyimpanan data untuk pemeriksaan laporan akan segera dievaluasi. Data yang tidak lagi diperlukan akan langsung dihapus. Anda juga memiliki hak untuk mengajukan pengaduan kepada otoritas pengawasan.
Periode penyimpanan data pribadi
Data pribadi disimpan sepanjang diperlukan untuk menjelaskan situasi serta melaksanakan penilaian akhir atau sepanjang adanya kepentingan sah dari pihak perusahaan atau penyimpanan disyaratkan oleh hukum. Setelah proses pelaporan diselesaikan, data akan dihapus sesuai dengan persyaratan undang-undang.
Penggunaan sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing)
Komunikasi antara komputer Anda dan sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) dilakukan melalui koneksi terenkripsi (SSL). Alamat IP Anda tidak akan disimpan pada saat Anda menggunakan sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) ini. Untuk menjaga koneksi antara komputer Anda dan BKMS® System, kuki yang hanya memuat ID sesi (disebut sebagai kuki sesi) disimpan di komputer Anda. Kuki ini berlaku sampai akhir sesi Anda dan kedaluwarsa ketika Anda menutup peramban Anda.
Membuka kotak komunikasi aman dalam sistem pelaporan pelanggaran ini dimungkinkan juga, dengan menggunakan nama samaran/nama pengguna serta kata sandi yang dipilih sendiri. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan laporan kepada karyawan yang bertanggung jawab di DACHSER baik dengan menggunakan nama Anda ataupun dengan cara anonim yang aman. Sistem ini hanya menyimpan data di dalam sistem pelaporan pelanggaran yang membuatnya sungguh aman. Ini bukan merupakan bentuk komunikasi email biasa.
Catatan mengenai pengiriman lampiran
Ketika mengirimkan laporan atau tambahan, Anda dapat secara bersamaan mengirimkan lampiran kepada karyawan DACHSER yang bertanggung jawab. Jika Anda ingin mengirim laporan anonim, harap memperhatikan nasihat keamanan berikut: File dapat memuat data pribadi tersembunyi yang dapat membahayakan anonimitas Anda. Harap hapus semua informasi seperti itu sebelum mengirimkan file. Jika Anda tidak dapat menghapus data-data itu atau tidak yakin bagaimana melakukannya, salinlah teks dari lampiran Anda ke teks laporan Anda atau kirim dokumen yang sudah dicetak secara anonim ke alamat yang dituliskan di bagian bawah, dengan menuliskan nomor referensi yang Anda terima di akhir proses pelaporan.
Versi: 1 September 2021
