Jakiego rodzaju zgłoszenia będą pomocne dla firmy?

Zachęcamy do zgłaszania wszystkiego (w zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa miejscowego), co wydaje się nielegalne, nieetyczne albo podejrzane, w tym m.in. obaw albo podejrzeń związanych z potencjalnymi naruszeniami naszych wartości, Kodeksu postępowania, norm zawodowych albo innych wytycznych, co może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla klientów, pracowników albo firmy. W trakcie procesu zgłaszania sygnalista otrzymuje wskazówki dotyczące poszczególnych kategorii zgłoszeń. Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z globalną polityką zgłoszeniową.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia?

Najpierw kliknij przycisk „Wyślij zgłoszenie”. Następnie:

1. Zapoznaj się z informacjami o ochronie anonimowości i wprowadź kod bezpieczeństwa (captcha).
2. Wybierz kategorię, która najlepiej odpowiada tematowi zgłoszenia.
3. Opisz zgłaszany incydent i odpowiedz na kilka pytań, które pomogą skategoryzować treść zgłoszenia. Aby ułatwić postępowanie, możesz wysłać dokumenty uzupełniające.
4. Utwórz własną bezpieczną skrzynkę pocztową, aby na bieżąco otrzymywać informacje o przebiegu procesu oraz pomóc w prowadzeniu postępowania. Po utworzeniu bezpiecznej skrzynki pocztowej można ją otworzyć bezpośrednio poprzez przycisk „login”.

Czy mogę wysłać zgłoszenie anonimowo?

Firma Bain zachęca, aby korzystać z polityki otwartych drzwi i zgłaszać autentyczne obawy kierownictwu albo lokalnemu działowi HR. Osobiste zgłaszanie nieprawidłowości sprawia, że zgłoszenie jest bardziej wiarygodne, a także ułatwia prowadzenie postępowania. Jeśli sygnalista nie czuje się komfortowo rozmawiając na dany temat z kierownictwem albo działem HR, nieprawidłowości można również zgłaszać anonimowo, poprzez platformę.

W jaki sposób sygnaliście zapewnia się anonimowość?

Funkcja zgłaszania gwarantuje sygnaliście najlepszą możliwą ochronę. Można wysyłać zgłoszenia anonimowo oraz zachować anonimowość podczas prowadzenia postępowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Technologia wykorzystywana w BKMS^® System będzie chronić anonimowość sygnalisty, o ile on sam nie wprowadzi danych pozwalających na jego identyfikację. Należy pamiętać, że załączniki mogą zawierać metadane, które spowodują ujawnienie tożsamości sygnalisty. Ujawnienie tożsamości sygnalisty w trakcie procesu zgłaszania może jednak usprawnić przebieg postępowania.

Kto przetwarza zgłoszenia?

Dostęp do zgłoszenia ma wyłącznie niewielka grupa przeszkolonych pracowników Bain – ani dostawca, ani inne osoby trzecie nie mają dostępu do wysłanych zgłoszeń. Każde zgłoszenie zostanie przypisane do odpowiedniego kierownika funkcjonalnego, który będzie odpowiedzialny za dalsze postępowanie. W trakcie postępowania gwarantujemy ścisłą poufność oraz dyskrecję, zgodnie z obowiązującym prawem. Każde zgłoszenie zostanie zaszyfrowane, co zapewnia maksymalną ochronę danych.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Podczas wysyłania zgłoszenia online można utworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową, używając wybranego pseudonimu / nazwy użytkownika oraz hasła. Dane uwierzytelniające do logowania są widoczne wyłącznie dla sygnalisty. Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej referent może wysłać sygnaliście wiadomość, w której poinformuje o aktualnym etapie przetwarzania zgłoszenia albo poprosi o wyjaśnienie niektórych szczegółów – podczas dialogu sygnalista cały czas pozostanie anonimowy.