Zásady ochrany osobních údajů
Ochranu osobních údajů a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR), jakož i platných vnitrostátních předpisů o ochraně osobních údajů. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně osobních údajů.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování od firmy EQS Group (BKMS® System) slouží pro bezpečné a důvěrné přijímání, zpracování a správu hlášení týkajících se porušení pravidel firmy Schwabe Group. Zpracování osobních údajů v rámci BKMS® System je založeno na oprávněném zájmu naší společnosti odhalovat a předcházet zneužívání, a tím odvracet škody pro skupinu Schwabe, její zaměstnance a zákazníky. Právním základem pro zpracování osobních údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR, General Data Protection Regulation).
Odpovědné strany
Toto jsou strany zodpovědné za ochranu dat v systému nahlašování:
- firma Schwabe Group a
- její pobočky
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (dále jen jako: „Schwabe Group“). Systém nahlašování provozuje specializovaná firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín (Německo), jménem firmy Schwabe Group.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované firmou EQS Group AG v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Přístup k údajům má pouze firma Schwabe Group. Společnost EQS Group AG ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem a podléhají systému povolení, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě Schwabe Group.
Firma Schwabe Group jmenovala pověřence pro ochranu dat. Dotazy týkající se ochrany dat ve firmě Schwabe Group zasílejte firmě xDSB Datenschutz GmbH & Co. KG, e-mail: Schwabe_Datenschutz@xdsb.de.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Použití systému nahlašování je dobrovolné. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- vaše jméno, odhalíte-li svou totožnost;
- zda jste zaměstnáni u firmy Schwabe Group;
- Jména a další osobní údaje osob, které uvedete ve svém hlášení, je-li to relevantní.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů firmy Schwabe Group. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnanci organizace pro dodržování předpisů firmy Schwabe Group vyhodnocují danou záležitost a provádějí další prošetřování vyžadované v příslušném případě.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné sdílet hlášení s dalšími zaměstnanci firmy Schwabe Group nebo zaměstnanci jiných firem Schwabe Group, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Ty mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Při odeslání hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu dat.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat přísnou mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, která jsme proti nim obdrželi, jakmile zveřejněním takových informací již není ohroženo prošetřování. Vaše totožnost oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektů údajů
V souladu s evropskými právními předpisy o ochraně osobních údajů máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání a omezení zpracování a právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nezbytné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou potřeba, budou okamžitě odstraněny. Kromě toho máte také právo podat stížnost dozorčímu orgánu.
Doba uchování osobních údajů
Osobní data jsou uchovávána po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení, nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany firmy nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje vymazány v souladu se zákonnými požadavky.
Používání systému nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit chráněnou poštovní schránku s individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Hlášení tak můžete bezpečně odesílat odpovědnému zaměstnanci ve firmě Schwabe Group buď pod svým jménem, nebo anonymně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Telefonické podávání hlášení pro USA, Kanadu a Mexiko
Technická ochrana Vaší anonymity vám bude poskytnuta i v případě, že podáte hlášení telefonicky. Firma Schwabe Group ani EQS Group AG nebudou mít přístup k Vašemu telefonnímu číslu. Případ pro BKMS® System popíšete pomocí zvukového záznamu. Zašifrovaný zvukový soubor nejprve přepíše odpovědný zaměstnanec ve firmě Schwabe Group. Pokud jste si na konci telefonického podání hlášení zřídili chráněnou poštovní schránku, můžete obdržet zpětné hlášení v podobě hlasového záznamu od odpovědného zaměstnance firmy Schwabe Group a v případě potřeby doplnit hlášení o další informace. Případně můžete ke své chráněné poštovní schránce přistupovat prostřednictvím webové aplikace, kde se můžete podívat na zpětné hlášení v textové podobě a odeslat doplnění. V zájmu ochrany důvěrnosti Vašeho hlášení nebo doplnění si nemůžete toto zpětné hlášení poslechnout ani telefonicky, ani ve webové chráněné poštovní schránce.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň odpovědnému zaměstnanci firmy Schwabe Group odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním souboru prosím všechny tyto informace odstraňte. Nemůžete-li takové údaje odstranit nebo si nejste jistí, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: Říjen 2021
