गोपनीयता नीति
हम डेटा गोपनीयता और गोपनीयता के प्रति बहुत गम्भीर हैं और ईयू जेनरल डेटा प्रोटेक्शन रेग्युलेशन (GDPR) के प्रावधानों तथा मौजूदा राष्ट्रीय डेटा सुरक्षा विनियमनों का पालन करते हैं। कृपया संदेश भेजनें से पहले इस डेटा गोपनीयता संबंधी जानकारी को सावधानी से पढ़ें।
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली का उद्देश्य और कानूनी आधार
EQS Group द्वारा व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली (BKMS® System), Schwabe Group के अनुपालन नियमों के उल्लंघन के विषय में सुरक्षित और गोपनीय रूप से संदेश प्राप्त करने, संसाधित करने और प्रबंधित करने के लिए कार्य करता है। BKMS® System की संरचना के भीतर पर्सनल डेटा की प्रॉसेसिंग दुर्व्यवहारों का पता लगाने और उन्हें रोकने के लिए हमारी कंपनी के वैध हित पर आधारित है और इस प्रकार से Schwabe Group, उसके कर्मचारियों और ग्राहकों को नुकसान से बचाया जा सके। व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग का कानूनी आधार GDPR (सामान्य डेटा गोपनीयता विनियम) का अनुच्छेद 6(1)(f) है।
ज़िम्मेदार पक्ष
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली में डेटा सुरक्षा के लिए निम्न पार्टी जिम्मेदार है
- Schwabe Group और
- उसकी सहायक कंपनियां
पारस्परिक रूप से स्वायत्त ज़िम्मेदारी वाले पक्षों के रूप में (आगे इस नाम से भी संबोधित किया जाएगाः ‘Schwabe Group’)। व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली Schwabe Group की ओर से, एक विशिष्ट कंपनी EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 बर्लिन, जर्मनी, द्वारा संचालित है।
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली में दर्ज किया गया व्यक्तिगत डेटा एवं जानकारी को EQS Group AG द्वारा प्रचालित एक उच्च सुरक्षा वाले डेटा सेंटर के एक डेटाबेस में संग्रहित किया जाता है। केवल Schwabe Group के पास इस डेटा तक पहुंच है। EQS Group AG तथा अन्य तृतीय पक्षों के पास डेटा तक पहुंच नहीं है। इसे प्रमाणित प्रक्रिया में व्यापक तकनीकी और संगठनात्मक उपायों के माध्यम से सुनिश्चित किया जाता है।
सभी डेटा को, पासवर्ड सुरक्षा के कई स्तरों के साथ एन्क्रिट करके संग्रहीत किया जाता है और यह अनुमतियों की प्रणाली के अधीन है ताकि एक्सेस को Schwabe Group में स्पष्ट रूप से अधिकृत व्यक्तियों के बहुत छोटे चयन तक सीमित किया जा सके।
Schwabe Group ने एक डेटा गोपनीयता अधिकारी की नियुक्ति की है। Schwabe Group में डेटा गोपनीयता के संबंध में पूछताछ xDSB Datenschutz GmbH & Co. KG, पर भेजी जा सकती हैं, ईमेल: Schwabe_Datenschutz@xdsb.de.
संग्रहित व्यक्तिगत डेटा का प्रकार
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली का उपयोग स्वैच्छिक है। यदि आप इस व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली द्वारा संदेश भेजते हैं, तो हम निम्नलिखित वैयक्तिक डेटा और जानकारी एकत्र करते हैं:
- आपका नाम, यदि आप अपनी पहचान को प्रकट करना चाहते हों
- क्या आप Schwabe Group में नियुक्त हैं
- उन व्यक्तियों के नाम और अन्य व्यक्तिगत डेटा जिन्हें आप अपने संदेश में सूचीबद्ध करते हैं, यदि लागू हो।
संदेशों को गोपनीय ढंग से संचालित करना
प्राप्त होने वाले संदेशों को Schwabe Group पर अनुपालन संगठन में स्पष्टतया अधिकृत और विशेष रूप से प्रशिक्षित कर्मचारियों के छोटे से चयन द्वारा प्राप्त किया जाता है और हमेशा गोपनीय रूप से संचालित किया जाता है। Schwabe Group के अनुपालन संगठन के कर्मचारी, मामले का मूल्यांकन करेंगे और किसी भी विशिष्ट मामले की अधिक आवश्यक जांच करेंगे।
संदेश संसाधित करते समय या विशेष जांच करते समय, अतिरिक्त Schwabe Group कर्मचारियों या Schwabe Group की अन्य कंपनियों के कर्मचारियों के साथ संदेश साझा करना आवश्यक हो सकता है (उदाहरण के लिए यदि संदेश, सहायक कंपनियों में घटनाओं से संदर्भित है)। संभव है कि बाद वाला यूरोपीय संघ अथवा यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के बाहर हो, जहां पर व्यक्तिगत डेटा की गोपनीयता के बारे में भिन्न विनियमन हों। हम हमेशा यह सुनिश्चित करेंगे कि संदेशों को साझा करते समय लागू डेटा गोपनीयता विनियमों का पालन हो।
डेटा की पहुंच प्राप्त करने वाले सभी व्यक्ति सख्ती से गोपनीयता बनाए रखने के लिए बाध्य हैं।
आरोपी के बारे में जानकारी
इस सूचना के प्रकटीकरण से जांच को ख़तरा न होने की स्थिति में, हम किसी के विरुद्ध प्राप्त किसी भी रिपोर्ट की सूचना, जितनी जल्दी हो सके, आरोपी पक्षों को सूचित करने के लिए कानूनी रूप से बाध्य हैं। जब तक हम ऐसा करने के लिए कानूनी रूप से बाध्य न हों, तब तक आगाहकर्ता के रूप में आपकी पहचान को प्रकट नहीं किया जाएगा।
डेटा विषयों के अधिकार
यूरोपीय गोपनीयता कानून के अनुसरण में, आपको और संदेश में नामित व्यक्तियों के पास पहुंच, सुधार, विलोपन, संसाधन पर प्रतिबंध का अधिकार है और आपके व्यक्तिगत डेटा के संसाधन के लिए आपत्ति का अधिकार है। यदि व्यक्तिगत डेटा के संसाधन पर आपत्ति के अधिकार का उपयोग किया जाता है, तो संदेश के परीक्षण के लिए संग्रहीत डेटा की आवश्यकता का मूल्यांकन तुरंत किया जाएगा। जिस डेटा की अब आवश्यकता नहीं है, उसे एक ही बार में हटा दिया जाएगा। आपको पर्यवेक्षी प्राधिकारी के पास शिकायत दर्ज करने का भी अधिकार है।
व्यक्तिगत डेटा के लिए अवरोधन अवधि
स्थिति को स्पष्ट करने और अंतिम मूल्यांकन करने के लिए या जब तक कंपनी के इस बारे में वैध हित मौजूद है या कानून द्वारा प्रतिधारण की आवश्यकता है, तब तक व्यक्तिगत डेटा का भंडारण किया जाता है। संदेश की प्रोसेसिंग पूर्ण होने के बाद, डेटा को सांविधिक आवश्यकताओं के अनुसार मिटा दिया जाएगा।
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली का उपयोग
आपके कंप्यूटर और व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के बीच संचार, एक एन्क्रिप्टेड कनेक्शन (SSL) पर होता है। आपके द्वारा व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के प्रयोग के दौरान आपका IP पता संचित नहीं होगा। आपके कंप्यूटर और BKMS® System के बीच संपर्क बनाए रखने के क्रम में, एक कुकी आपके कंप्यूटर पर संरक्षित होती है जिसमें केवल सेशन ID (सेशन कुकी) मौजूद होती है। यह कुकी केवल आपके सत्र के अंत तक वैध होती है और जब आप अपना ब्राउज़र बंद करते हैं तो इसकी वैधता समाप्त हो जाती है।
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के भीतर एक सुरक्षित मेलबॉक्स सेटअप करना संभव है जो व्यक्तिगत रूप से चुने गए उपनाम/प्रयोक्ता नाम और पासवर्ड से सुरक्षित होता है। यह आपके लिए Schwabe Group में मान्यता प्राप्त ज़िम्मेदार कर्मचारी को या तो नाम द्वारा या बिना नाम के, सुरक्षित तरीके से संदेश को भेजना संभव करता है। यह प्रणाली केवल व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के अंदर डेटा को संचित करती है, जो इसे विशेष रूप से सुरक्षित बनाता है। यह नियमित ईमेल संचार का रूप नहीं है।
संयुक्त राज्य अमेरिका, कनाडा और मैक्सिको के लिए टेलीफ़ोन द्वारा संदेश भेजना
जब आप टेलीफ़ोन द्वारा संदेश भेजते हैं तो आपकी अनामता को बनाए रखने के लिए तकनीकी सुरक्षा भी प्रदान की जाती है। न तो Schwabe Group और न ही EQS Group AG के पास आपके टेलीफ़ोन नंबर का एक्सेस होगा। आप ऑडियो रिकॉर्डिंग का उपयोग करके BKMS® System के मामले का वर्णन करते हैं। एन्क्रिप्टेड ऑडियो फ़ाइल को पहले Schwabe Group के ज़िम्मेदार कर्मचारी द्वारा ट्रांसक्रिप्ट किया जाता है। अगर आप टेलीफ़ोन से संदेश भेजने की प्रक्रिया के अंत में एक सुरक्षित मेलबॉक्स सेटअप करते हैं, तो आप Schwabe Group के ज़िम्मेदार कर्मचारी द्वारा एक ऑडियो रिकॉर्डिंग के रूप में फ़ीडबैक प्राप्त कर सकते हैं, और अगर आवश्यक हो तो आप अपने संदेश में जानकारी जोड़ सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप वेब एप्लिकेशन के माध्यम से अपना सुरक्षित मेलबॉक्स एक्सेस कर सकते हैं, जहां आप पाठ्य के रूप में अपना फ़ीडबैक देख सकते हैं और जानकारी भेज सकते हैं। अपने संदेश या जोड़ी गई जानकारी की गोपनीयता की सुरक्षा के लिए, आप इस फ़ीडबैक को अपने टेलीफ़ोन-आधारित और वेब-आधारित सुरक्षित मेलबॉक्स में नहीं सुन सकते हैं।
संलग्नक भेजने पर टिप्पणी
संदेश या कोई अतिरिक्त चीज़ भेजते समय, आप साथ ही साथ ज़िम्मेदार Schwabe Groupकर्मचारी को संलग्नक भेज सकते हैं। यदि आप एक अनाम संदेश भेजना चाहते हैं, तो कृपया निम्नलिखित सुरक्षा संबंधी जानकारी पर ध्यान दें: फ़ाइलों में छिपा हुआ व्यक्तिगत डेटा हो सकता है जो आपकी अनामता को खतरे में डाल सकता है। कृप्या फ़ाइल भेजने से पहले इस तरह की जानकारी निकाल दें। यदि आप ऐसे डेटा को हटाने में असमर्थ हैं या संदिग्ध हैं कि ऐसा कैसे करें, तो अपने संलग्नक के पाठ्य को अपना संदेश पाठ्य में कॉपी करें या प्रिंट किए गए दस्तावेज को रिपोर्टिंग प्रक्रिया के अंत में प्राप्त संदर्भ नंबर का उल्लेख करते हुए अनाम रूप से फुटर में सूचीबद्ध पते पर भेजें।
संस्करण: अक्टूबर 2021
