Informativa sulla privacy
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono molto importanti e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (RGPD) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Leggete con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Finalità e base giuridica del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing di EQS Group (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance del Gruppo Schwabe. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e, dunque, a evitare danni al Gruppo Schwabe, ai suoi dipendenti e ai suoi clienti. La base giuridica del trattamento dei dati personali è l'articolo 6(1)(f) del RGPD (regolamento generale sulla protezione dei dati).
Responsabili
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è
- il Gruppo Schwabe e
- le sue società controllate
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: ‘Gruppo Schwabe’). Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto del Gruppo Schwabe.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo il gruppo Schwabe ha accesso ai dati. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito nella procedura certificata attraverso accurate misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono crittografati e salvati con molteplici livelli di protezione tramite password e sono soggetti a un sistema di permessi, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate dal Gruppo Schwabe.
Il Gruppo Schwabe ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali richieste di informazioni sulla protezione dei dati presso il Gruppo Schwabe possono essere inviate a xDSB Datenschutz GmbH & Co. KG, e-mail: Schwabe_Datenschutz@xdsb.de.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing è volontario. Se inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, noi raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- Nome, se scegliete di rivelare la vostra identità
- Se siete impiegati presso il Gruppo Schwabe
- Nomi e altri dati personali di persone che indicate nella vostra segnalazione, se pertinenti.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni sono ricevute da una piccola cerchia di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati appartenenti all'organizzazione di compliance del Gruppo Schwabe e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell'organizzazione di compliance del Gruppo Schwabe valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Per la gestione di una segnalazione o lo svolgimento di una specifica indagine, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti del Gruppo Schwabe o con dipendenti di altre aziende del Gruppo Schwabe, ad esempio quando le segnalazioni si riferiscono a fatti occorsi nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la massima riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La vostra identità di whistleblower non sarà da noi divulgata a meno che non siamo legalmente obbligati a farlo.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla privacy, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento dei vostri dati personali e opporvi a esso. Se ci si avvale del diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, verrà valutato immediatamente se i dati memorizzati sono necessari per l'esame di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Avete anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell'azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta conclusa la gestione della segnalazione, i dati verranno cancellati secondo le disposizioni di legge.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e BKMS® System, viene memorizzato sul vostro computer un cookie che contiene solamente l’ID di sessione (un cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare nel sistema di whistleblowing una casella di posta protetta con uno pseudonimo/un nome utente e una password scelti personalmente. Questo vi permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile del Gruppo Schwabe, in forma nominativa o anonima e in maniera sicura. I dati vengono archiviati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che è altamente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Invio di segnalazioni telefonicamente per Stati Uniti, Canada e Messico
Il vostro anonimato è protetto tecnologicamente anche quando fate segnalazioni al telefono. Né il Gruppo Schwabe né EQS Group AG hanno accesso al vostro numero di telefono. Voi descrivete il caso per BKMS® System usando una registrazione audio. Il file audio crittografato viene inizialmente trascritto dal dipendente responsabile del Gruppo Schwabe. Se avete creato una casella di posta protetta al termine della segnalazione telefonica, potrete ricevere un feedback sotto forma di registrazione audio da parte del dipendente responsabile del Gruppo Schwabe e aggiungere informazioni alla segnalazione, se necessario. In alternativa, potete accedere alla vostra casella di posta protetta tramite l'applicazione web, dove potete vedere il feedback in forma testuale scritta e aggiungere informazioni supplementari. Per tutelare la riservatezza della vostra segnalazione o informazione supplementare, non potete ascoltare tale feedback attraverso la casella di posta protetta, né telefonicamente né via web.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile del Gruppo Schwabe. Se volete inviare una segnalazione anonima, vi preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file elettronici possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Rimuovete tali informazioni prima di inviare un file. Se non siete in grado di eliminare questi dati o se non sapete come farlo, copiate il testo del vostro allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all’indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: Ottobre 2021
