Политика конфиденциальности
Мы очень серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем положения Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR), а также действующие национальные положения о защите данных. Прежде чем отправить сообщение, внимательно прочтите эту информацию о защите данных.
Предназначение и правовая база системы информирования
Система информирования EQS Group (BKMS® System) служит для защищенных и конфиденциальных приема, обработки и управления сообщениями о нарушениях правил комплаенс Schwabe Group. Обработка персональных данных в рамках системы BKMS® System основана на обоснованной заинтересованности нашего предприятия в обнаружении и предотвращении неправомерного поведения и тем самым недопущении ущерба для Schwabe Group, ее сотрудников и клиентов. Правовым основанием для обработки персональных данных является пункт f статьи 6 абзаца 1 Общего регламента по защите данных (GDPR).
Ответственные стороны
Сторона, ответственная за защиту данных в системе информирования:
- Schwabe Group и
- ее дочерние компании
в качестве сторон со взаимно автономной ответственностью (далее по тексту также: «Schwabe Group»). Система информирования управляется специализированным предприятием EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Германия, от имени Schwabe Group.
Личные данные и информация, введенные в систему информирования, хранятся в базе данных, управляемой предприятием EQS Group AG, в центре обработки и хранения данных, имеющем высокую степень безопасности. Доступ к этим данным имеет только Schwabe Group. EQS Group AG и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такой порядок обеспечивается сертифицированной процедурой при помощи целого ряда технических и организационных мер.
Все данные хранятся в зашифрованном состоянии с несколькими уровнями защиты по паролю в соответствии с системой разрешений, вследствие чего доступ предоставляется ограниченному кругу специально уполномоченных лиц Schwabe Group.
В штате Schwabe Group есть сотрудник по защите данных. Запросы относительно защиты данных в Schwabe Group можно отправлять в xDSB Datenschutz GmbH & Co. KG, Адрес электронной почты: Schwabe_Datenschutz@xdsb.de.
Какие персональные данные собираются
Пользование системой информирования является добровольным. Если вы отправляете сообщение через систему информирования, мы собираем следующие персональные данные и информацию:
- Ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность
- Являетесь ли вы сотрудником Schwabe Group
- Имена и прочие персональные данные лиц, которых вы перечисляете в своем сообщении, если таковые имеются.
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения принимаются узким кругом прямо уполномоченных и специально обученных сотрудников отдела по вопросам комплаенс Schwabe Group и всегда обрабатываются в конфиденциальном порядке. Сотрудники отдела по вопросам комплаенс Schwabe Group оценивают суть сообщения и производят то или иное дальнейшее расследование, как того требует специфика рассматриваемого дела.
В процессе обработки сообщений или в рамках специального расследования может возникнуть необходимость поделиться сообщениями с дополнительными сотрудниками Schwabe Group или сотрудниками других предприятий группы Schwabe, например, если эти сообщения относятся к происшедшему в дочерних компаниях. Последние могут базироваться в странах за пределами Европейского Союза или Европейского экономического пространства, в которых существуют свои положения о конфиденциальности личных данных. В любом случае мы гарантируем, что при такой передаче сообщений соблюдаются соответствующие правила защиты данных.
Все лица, получающие доступ к данным, обязаны соблюдать строгую конфиденциальность.
Информирование обвиняемых
По закону мы обязаны информировать обвиняемых о любого рода сообщениях, содержащих обвинения в их адрес, как только раскрытие этой информации перестает ставить под угрозу расследование. Ваша личность как информатора раскрываться не будет, за исключением случаев, когда мы обязаны будем сделать это по закону.
Права субъектов данных
В соответствии с европейским законодательством в сфере конфиденциальности информации вы и лица, названные в сообщении, имеете право на доступ, уточнение, удаление, ограничение обработки и возражение против обработки своих персональных данных. В случае использования права на возражение против обработки персональных данных необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут сразу удалены. Вы также имеете право подать жалобу в надзорный орган.
Срок хранения персональных данных
Персональные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести заключительную оценку, или же до тех пор, пока существует законный интерес со стороны предприятия либо хранение требуется по закону. После завершения обработки сообщения данные удаляются в соответствии с законодательными требованиями.
Использование системы информирования
Связь между вашим компьютером и системой информирования осуществляется через шифрованное соединение (SSL). Во время использования системы информирования ваш IP-адрес не сохраняется. Чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, который содержит всего лишь идентификатор сеанса (файл cookie сеанса). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия браузера.
В рамках системы информирования можно зарегистрировать защищенный почтовый ящик с индивидуально выбранным псевдонимом/именем пользователя и паролем. Это позволяет отправлять сообщения соответствующему ответственному сотруднику Schwabe Group как от своего имени, так и анонимно, безопасным способом. Эта система сохраняет данные только внутри системы информирования, что делает ее особенно безопасной. Она не является формой регулярного обмена электронными письмами.
Передача сообщений по телефону для США, Канады и Мексики
При передаче сообщений по телефону также обеспечивается техническая защита вашей анонимности. Ни Schwabe Group, ни EQS Group AG не будут иметь доступа к вашему номеру телефона. Вы описываете происшедшее в системе BKMS® System путем записи звука. Зашифрованный аудиофайл сначала транскрибируется ответственным сотрудником Schwabe Group. Если в конце процесса передачи сообщения по телефону вы зарегистрировали защищенный почтовый ящик, то вы можете получить ответное голосовое сообщение от ответственного сотрудника Schwabe Group и при необходимости добавить информацию в свое сообщение. Также вы можете открыть свой защищенный почтовый ящик через веб-приложение, где вы сможете увидеть ответные сообщения в текстовом формате и передать дополнения в письменной форме. В целях защиты конфиденциальности вашего сообщения или дополнения к нему вы не сможете прослушать ответное сообщение ни на своем телефоне, ни в защищенном почтовом ящике в Интернете.
Примечание по отправке приложений
При передаче сообщения или дополнения к нему вы можете одновременно отправить приложения в адрес ответственного сотрудника Schwabe Group. Если вы хотите отправить анонимное сообщение, примите к сведению следующую информацию о безопасности использования: Файлы могут содержать скрытые персональные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Перед отправкой файла удалите все подобные данные. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, то скопируйте текст из своего приложения и вставьте его в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по указанному в нижнем колонтитуле адресу, указав номер сообщения, полученный в конце процесса отправки сообщения.
Версия: Октябрь 2021 г.
