Zásady ochrany osobných údajov
Ochranu osobných údajov a ich dôvernosťberieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia Všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR), ako aj platných vnútroštátnych predpisov o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení EQS Group (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a riadenie hlásení o porušovaní predpisov v Schwabe Group. Spracovanie osobných údajov v rámci systému BKMS® System je založené na oprávnenom záujme našej spoločnosti odhaľovať a predchádzať zneužitiu a tým predchádzať škodám pre Schwabe Group, jej zamestnancov a zákazníkov. Právnym základom pre spracovávanie osobných údajov je článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov).
Zodpovedné strany
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je
- Schwabe Group a
- jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: ‘Schwabe Group’). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Nemecku, v mene Schwabe Group.
Osobné údaje a informácie zadané do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group AG, v dátovom centre s vysokým stupňom zabezpečenia. Prístup k údajom má len Schwabe Group. Spoločnost EQS Group AG a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. To je zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel podľa systému povolení, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb Schwabe Group.
Spoločnosť Schwabe Group ustanovila odborníka na ochranu osobných údajov. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov v Schwabe Group môžete zaslať na adresu xDSB Datenschutz GmbH & Co. KG, e-mail: Schwabe_Datenschutz@xdsb.de.
Typy zhromažďovaných osobných údajov
Používanie systému podávania hlásení je dobrovoľné. Ak podáte hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť
- Či ste zamestnaný v Schwabe Group
- Mená a ďalšie osobné údaje osôb, ktoré uvádzate vo svojom hlásení, ak je to relevantné.
Dôverné spracovanie hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov organizácie dodržiavania predpisov Schwabe Group a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci organizácie dodržiavania predpisov Schwabe Group záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie prešetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci Schwabe Group alebo zamestnanci iných spoločností, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tie môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s inými predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú prísnu povinnosť zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o obvinenom
Zo zákona sme povinný informovať obvinené strany o všetkých hláseniach prijatých proti nim, hneď ako zverejnenie týchto informácií neohrozí vyšetrovanie. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ zákon nevyžaduje inak.
Práva subjektov údajov
V súlade s európskymi právnymi predpismi o ochrane súkromia máte vy a osoby uvedené v hlásení právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo na námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov. Pokiaľ sa dovoláte svojho práva na námietku proti spracovávaniu vašich osobných údajov, bude okamžite vyhodnotené, či sú uložené údaje nevyhnutné na prešetrenie daného hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na vyjasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo pokiaľ existuje oprávnený záujem zo strany spoločnosti alebo pokiaľ je ich uchovávanie vyžadované zákonom. Potom čo je spracované hlásenie uzavreté, údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Kvôli udržaniu spojenia medzi vašim počítačom a systémom BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (tzv. relačné cookie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení je možné zriadiť chránenú poštovú schránku s individuálne zvoleným pseudonymom/používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie príslušnému zodpovednému zamestnancovi Schwabe Group buď s menom, alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nejedná sa o formu bežnej e-mailovej komunikácie.
Podanie hlásenia telefonicky pre USA, Kanadu a Mexiko
Technická ochrana je zabezpečená aj pre vašu anonymitu pri telefonickom podávaní hlásení. Schwabe Group ani EQS Group AG nemajú prístup k vášmu telefónnemu číslu. Popisujete prípad pre BKMS® System pomocou zvukového záznamu. Zašifrovaný zvukový súbor najprv prepíše zodpovedný zamestnanec Schwabe Group. Ak ste si zriadili na konci podania hlásenia pomocou telefónu chránenú poštovú schránku, môžete dostať spätnú správu vo forme hlasovej nahrávky od zodpovedného zamestnanca Schwabe Group a v prípade potreby môžete k svojmu hláseniu doplniť údaje. Prípadne sa do svojej chránenej poštovej schránky môžete dostať cez webovú aplikáciu, kde si môžete pozrieť spätnú správu a podať doplnky v písomnej podobe. V záujme ochrany dôveryhodnosti vášho hlásenia alebo doplnku nemôžete vypočuť túto spätnú správu telefonicky, ani vo webovej chránenej poštovej schránke.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo doplnku môžete súčasne odoslať zodpovednému zamestnancovi Schwabe Group prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky také informácie. Ak takéto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: október 2021
