Política de privacidad
Tomamos la protección de datos y la confidencialidad con la debida seriedad y nos adherimos a las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo, así como las normativas nacionales vigentes en materia de protección de datos. Antes de enviar un reporte, lea detenidamente la siguiente información sobre protección de datos.
Propósito y base legal del sistema de denuncia
El sistema de denuncia de EQS Group (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los reportes sobre violaciones de las reglas de cumplimiento del Grupo Schwabe. El procesamiento de datos personales dentro del marco de BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra compañía en descubrir y prevenir abusos y, por lo tanto, evitar el daño para el Grupo Schwabe, sus empleados y clientes. La base legal para el procesamiento de los datos personales es el artículo 6(1)(f) del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Partes responsables
La parte responsable de la protección de los datos en el sistema de denuncia es
- el Grupo Schwabe y
- sus filiales
como partes con responsabilidad autónoma mutua (en lo sucesivo: "Grupo Schwabe"). El sistema de denuncia es gestionado por una compañía especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Alemania, en nombre del Grupo Schwabe.
Los datos personales y la información introducida en el sistema de denuncia de irregularidades se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solo el Grupo Schwabe tiene acceso a esos datos. EQS Group AG y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña y están sujetos a un sistema de permisos, de manera que el acceso está restringido a un grupo muy pequeño de personas expresamente autorizadas del Grupo Schwabe.
El Grupo Schwabe ha designado un responsable de protección de datos. Las preguntas acerca de la protección de datos en el grupo Schwabe pueden enviarse a xDSB Datenschutz GmbH & Co. KG, c. electrónico: Schwabe_Datenschutz@xdsb.de.
Tipo de datos personales que se recopilan
El uso del sistema de denuncia es voluntario. Si envía un reporte por medio del sistema de denuncia, recopilaremos la siguiente información personal:
- Su nombre, si decide revelar su identidad
- Si es usted un empleado del Grupo Schwabe
- Los nombres y otros datos personales de personas a quienes mencione en su reporte, si corresponde.
Manejo confidencial de los reportes
Un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y formados especialmente en la organización de cumplimiento del Grupo Schwabe recibe los reportes entrantes, y estos siempre se manejan de manera confidencial. Los empleados de la organización de cumplimiento del Grupo Schwabe evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para ese caso específico.
Al procesar un reporte o al realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir reportes con otros empleados del Grupo Schwabe o con empleados de otras compañías del Grupo Schwabe, por ejemplo, si los reportes se refieren a incidentes acontecidos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, cuya normativa en materia de protección de datos personales sea diferente. Al compartir los reportes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener una confidencialidad estricta.
Información sobre las partes acusadas
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier reporte recibido contra ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como informante no será divulgada a menos que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos de los sujetos de los datos
De conformidad con las leyes europeas de privacidad, usted y las personas nombradas en el reporte tienen derecho de acceso, rectificación, eliminación y restricción del procesamiento y derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho a oponerse al procesamiento de los datos personales, se evaluará de inmediato la necesidad de los datos almacenados para examinar un reporte. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Usted también tiene el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retienen durante el tiempo que sea necesario para aclarar la situación y llevar a cabo la evaluación final, o durante el tiempo que exista un interés legítimo de parte de la compañía o que la ley exija la retención. Una vez que haya concluido el procesamiento del reporte, los datos se eliminarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del sistema de denuncia
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncia se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncia. Para mantener la conexión entre su ordenador y BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión de su ordenador (una cookie de sesión). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
El sistema de denuncia le ofrece la posibilidad de configurar un buzón de correo protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos libremente. Esto le permite enviar reportes al empleado responsable correspondiente del Grupo Schwabe, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia, lo que lo hace particularmente seguro. No es un sistema de comunicación regular por correo electrónico.
Envío de reportes por teléfono para EE. UU., Canadá y México
También se facilita la protección técnica de su anonimato cuando envía reportes por teléfono. Ni el Grupo Schwabe ni EQS Group AG tienen acceso a su número de teléfono. Debe describir el caso para BKMS® System utilizando una grabación de sonido. El empleado responsable del Grupo Schwabe transcribe primero el archivo de audio encriptado. Si configura un buzón de correo protegido al final del proceso de envío del reporte por teléfono, puede recibir una grabación de sonido de feedback por parte del empleado responsable del Grupo Schwabe y añadir información a su reporte si es necesario. También puede acceder a su buzón de correo protegido a través de la aplicación web, desde donde podrá ver el feedback en forma de texto y añadir información a su reporte. Para proteger la confidencialidad de su reporte o de la información añadida, no podrá escuchar esta información en su buzón de correo protegido del teléfono o de la web.
Nota sobre el envío de archivos anexos
Al enviar un reporte o información adicional, puede complementarlos enviando anexos al empleado responsable del Grupo Schwabe. Si desea enviar un reporte anónimo, tenga en cuenta el siguiente consejo de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en peligro su anonimato. Elimine esa información antes de enviar un archivo. Si no puede eliminar dichos datos o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del reporte o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de denuncia.
Versión: Octubre de 2021
