FRÄNKISCHE Rohrwerke Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG,Hellinger Straße 1,D-97486 Königsberg,电话:+49 9525 88-0,传真:+49 952588-150,info@fraenkische.de(“FRÄNKISCHE”)及根据股份公司法 §§ 15 ff. 其关联的企业分公司(各个“企业集团”,及 “FRÄNKISCHE 企业集团”,“我们”)通过适宜的合规组织,合法流程及其他措施确保遵守法律,防止和应对可能的违规行为。此调查措施还包括诸如由 FRÄNKISCHE 引入并运行一个举报系统。雇员 FRÄNKISCHE(“员工”)和外部人士可以利用举报系统向 FRÄNKISCHE 对可能的违反法律或违反内部规定的行为(“违规行为”)予以通知(“举报”)从而有助于追究和调查。
如下,我们将告知您举报系统中收集、处理和使用个人数据(“数据”)的情况。FRÄNKISCHE 企业集团仅根据适用的数据保护法规在举报系统框架范围内处理个人数据。这些法规尤其援引自欧盟通用数据保护条例 (“DS-GVO”) 和联邦数据保护法 (“BDSG”)。本数据保护信息包含关于数据处理的进一步解释,其用于记录和调查通过举报系统收集的举报内容(“调查措施”)。本数据保护信息是对我们的针对雇员的一般性数据保护信息的补充。
谁负责处理您的数据?
根据 DS-GVO 条款 26,FRÄNKISCHE 企业集团的各企业分公司共同负责处理举报系统的数据。企业分公司根据第 3 条中规定的职责,确定其共同进行数据处理的目的和方式。
为此,FRÄNKISCHE 企业集团的各企业分公司已根据 DS-GVO 条款 26,签订了共同责任的协议(“全集团协议”)。全集团协议规定了各企业分公司在举报系统框架范围内共同处理个人数据的具体义务、权利和责任。
根据 DS-GVO 条款 26 第 2 段 第 2 句,我们将全集团协议的主要内容通知如下。
哪些流程阶段存在共同责任?
事实上,共同责任适用于 FRÄNKISCHE 企业集团内部举报系统的整个运作和组织。这尤其涉及举报系统的内部管理和具体举报程序的实施。标准化程序旨在确保 FRÄNKISCHE 企业集团内部的违规行为受到调查、制止、并在必要时予以处罚。
企业分公司分别独立负责处罚,并在必要情况下对在举报程序框架范围内发现的员工的违规行为实施认定。与此相关的数据处理受全集团协议管控。
全集团协议对共同数据处理做了哪些规定?
数据保护责任的确定
全集团协议特别规定了在举报系统框架范围内的数据保护责任。FRÄNKISCHE 在举报系统中发挥核心作用。以下是对举报系统框架范围内数据保护主要责任的概述:
- 流程与结构:为有效实施举报程序,FRÄNKISCHE 借助服务提供商 EQS Group GmbH 采用必要的技术和组织基础设施。这包括各种来自内部和外部报告渠道的组织。FRÄNKISCHE 集中负责相应的结构和流程。
- 与所接收举报内容有关的数据交换:企业分公司对接收的可能的违规行为举报内容有义务将其集中转发给 FRÄNKISCHE。
- 具体举报程序的实施 - 严重违规行为:如果接收到的举报内容表明员工存在违规行为,FRÄNKISCHE 有责任启动执行举报程序。这适用于诸如对接收到的举报内容进行可信度检查,为澄清事实调查进行必要措施的规划与实施,以及必要情况下创建最终结论报告。调查措施可包括诸如对相关人员进行问话,以及对数据记录和文件进行评估。
- 具体举报程序的实施 - 其他违规行为:如果接收到的举报内容为其他违规行为,由各企业分公司独立实施举报程序。
- 澄清事实调查框架范围内的合作:FRÄNKISCHE 与(如必要)涉事的企业分公司在举报程序的框架范围内进行合作,以确保对所传达可疑事件的有效调查。这一合作需要(在必要情况下)相互交换个人相关数据。
- 澄清事实调查结束后的数据交换:FRÄNKISCHE 和涉事的企业分公司在澄清事实调查结束后相互交换涉及调查结果的信息,并(在必要情况下)商定采取后续措施。
- 举报程序的文档:FRÄNKISCHE 集中负责所执行举报程序的文档。
- 信息反馈义务:FRÄNKISCHE 在举报系统的一般性数据保护信息中通知相关人员有关其数据处理的信息。FRÄNKISCHE 或(如必要)负责具体举报程序执行工作的企业分公司同时也向相关人员提供有关其个人数据处理的更具体的信息。
关于共同责任的更多规定
全集团协议制定了用于保护举报系统框架范围内的个人相关数据的更多规定。这些规定特别包括以下规范:
- 数据传输的规范
- 保密协议
- 企业分公司为数据安全应采取的技术和组织措施
- 数据处理机的使用
- 相互的信息反馈义务,例如在数据泄露或相关人员查询的情况下
共同责任对相关人员意味着什么?
相关人员如有任何疑问可直接联系 FRÄNKISCHE:
FRÄNKISCHE Rohrwerke
Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG
Hellinger Straße 1
D-97486 Königsberg
电话:+49 9525 88-0
传真:+49 9525 88-150
电邮地址:info@fraenkische.de
您可以通过以下方式联系我们的数据保护专员:
DataCo GmbH
Herr Kivanc Semen
Dachauer Str. 65
80335 München
电话: +49 89740045840
电邮地址: datenschutz@fraenkische.de
同时,相关人员也可以就共同责任下的处理业务向共同责任的企业分公司成员主张其权利。
FRÄNKISCHE 根据提出的质询,在必要情况下,可能与相关的企业分公司进行协调,以便有效回复质询。
根据所需措施的类型和范围,FRÄNKISCHE 委托(如必要)独立服务提供商具体执行相应的调查措施。此类服务提供商可能包括审计师、律师事务所或税务顾问。在这种情况下,服务提供商通常充当(DS-GVO 条款 4 编号 7 所指的)数据保护责任人。
出于何种目的处理您的数据?
FRÄNKISCHE 企业集团在适用法律的框架范围内,特别是出于如下具体的合规和调查目的处理您的数据:
- 对举报内容可信度的检查
- 对错误行为的调查
- 法定义务的履行
- 未来错误行为的预防
- 权利行使
- 雇员免责
- 检查与其他企业分公司的相关性
- 法定合作义务的履行
此外,雇员一般性数据保护信息中提到的目的也被视为数据处理的可能目的。
哪些数据或数据类别与调查措施有关?
在调查措施的框架范围内,我们(如必要)处理有关您的下列数据或数据类别:
- 与举报内容有关的数据
- 运营信息
- 相关事实的信息
- 运营性发行文档
- 沟通行为
- 个人信息
- 私人内容
- 刑事定罪和犯罪行为的数据
- 特殊类别的个人数据
对您的数据进行处理是基于何种法律依据?
FRÄNKISCHE 企业集团仅在调查措施的框架范围内对您的数据进行处理,前提是至少有一个适用的数据保护法法律依据允许这样做。这尤其包括 DS-GVO、BDSG 或类似的用于德国以外业务的国家法规,以及其他相关法律规定。
各企业分公司可以在举报系统的框架范围内,特别是在以下法律依据支持下进行允许的数据处理:
- 雇佣关系的实施,根据 BDSG § 26 第 1 段 第 1 句或类似的用于德国以外业务的国家法规
- 犯罪行为调查,根据 BDSG § 26 第 1 段 第 2 句或类似的用于德国以外业务的国家法规
- 法律义务的履行,根据 DS-GVO § 6 第 1 段 字母 c)
- 经营协议,根据 DS-GVO 条款 88 第 1 段以及 BDSG § 26 第 4 段或类似的用于德国以外业务的国家法规
- 合法权益的保障,根据 DS-GVO 条款 6 第 1 段字母 f),尤其在法律辩护、合规结构改善、相关方支持和外国法规实施方面
各企业分公司确保,仅在不与相关员工的合法利益和权利存在冲突的情况下,实施用来进行合法利益保护的调查措施。
您的数据将被转发给哪些机构?
FRÄNKISCHE 企业集团只在存在法律依据或事先获得您对相应数据传输同意的情况下,才会在举报系统调查措施框架范围内向第三方披露您的数据。
在调查措施框架范围内的数据传输过程中,特别要考虑到以下数据接收者:
- 企业工会和其他权益代表方
- FRÄNKISCHE 企业集团的其他企业分公司
- 法院、政府部门和其他公共机构
- 服务提供商,如审计师、律师和税务顾问
- 受指令控制的数据处理机
- 其他第三方,如诉讼对立方或保险公司
雇员一般性数据保护信息中包含一份更详尽清单(其列示了您个人数据的可能接收者)以及相关法律依据的说明。
如果 FRÄNKISCHE 企业集团没有直接自您处收集到为合规目的而处理的个人数据,则我们通常会从本节数据保护信息的上述提及机构、商业伙伴或类似来源处获取这些数据。
举报内容的保密处理
举报系统中接收到的举报内容由 FRÄNKISCHE 企业集团明确授权的、经过专门培训的员工组成的小组负责接收,并始终以保密方式处理。指定的处理人对事实进行检查,并在必要情况下执行进一步与案件有关的事实调查。
原则上,您可以选择以匿名方式提交相应的报告。如果您匿名提交举报内容,请详细描述事实情况和所发现的违法行为,并请用进一步的书面材料(如果有)予以论证。因为只有在出现足够具体的调查方法和证据可能的情况下,您的举报内容才有效。
您的姓名和其他联系方式数据将有助于我们有效检查事实情况,及解释质疑。如果您将个人信息与举报内容一起提交给我们,我们会将您的数据用于进行事实核查,用于可能的查问并用于事实文档,以及用于内部调查。
在某些情况下,根据数据保护法,FRÄNKISCHE 企业集团有义务通知被告人对其提出的指控。如果某类信息存在对指控内容有效调查或必要证据收集构成巨大风险的可能性,则只要风险尚存,即可推迟通知被告人。同时举报人的身份(只要在 DS-GVO 条款 14 第 3 段字母 a) 允许范围内)不会被披露。
对以诋毁他人为目的故意发布虚假举报内容(“告发”)的情况,则无法确保保密性。
在报告处理过程中或在调查过程中,可能有必要将举报内容转发给 FRÄNKISCHE 企业集团的其他员工,例如:当举报内容与 FRÄNKISCHE 企业集团子公司的流程有关时。
在必须进行调查的情况下,在对相关人员有合适或充分的数据保护法保障的基础上,数据可能传递到欧盟或欧洲经济区以外国家的 FRÄNKISCHE 企业集团的企业分公司。
FRÄNKISCHE 企业集团在举报内容转发过程中,始终确保遵守相关的数据保护法规。任何拥有数据访问权限的人都有保密义务。
您拥有哪些数据保护权利?
作为数据处理相关人,您可要求行使各种相关方权利。要行使您的权利,您可以通过上述第一段给出的联系方式与 FRÄNKISCHE 企业集团联系。
相关方权利尤其包括:
- 询问权,根据 DS-GVO 条款 15
- 修改权,根据 DS-GVO 条款 16
- 取消权,根据 DS-GVO 条款 17
- 限制处理权,根据 DS-GVO 条款 18
- 向数据保护监督机构投诉的权利
关于如何行使相关方权利的进一步信息,请参考雇员数据保护信息。
您的数据将被保存多长时间?
根据相关的数据保护规定,尤其是根据 DS-GVO 条款 17,FRÄNKISCHE 企业集团保存或删除举报内容调查过程中收集的数据。因此,当您的数据不再用于本数据保护信息中所述的目的时,原则上会被删除。
然而,FRÄNKISCHE 企业集团的法定保留规定或合法权益可能表明对您的数据保留更长时间是合理的。例如,在正在进行的法律纠纷中,FRÄNKISCHE 企业集团(如必要)对可能成为调查措施结果的数据可以继续保留。
在此,根据 FRÄNKISCHE 企业集团的保存权益,保存期限视以下各种情况而定:对保存重要性的考虑,删除时相关人的受保护权益,以及在举报系统中报告的嫌疑事件的可能性程度。
雇员一般性数据保护信息包含关于保存雇员个人数据的相关规定的更多信息。
自动执行个案决定或性能分析措施的发生可能性有多少?
在调查措施的框架范围内,既不可能发生自动执行个案决定,也不可能发生 DS-GVO 条款 22 意义上的性能分析措施。
向主管监督机构投诉的权利
您也有权向主管监督机构提出投诉:
巴伐利亚州立数据保护监督局 (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de
您也可以向其他负责数据保护的监督机构提出投诉,该机构将把您的投诉转给主管监督机构。