La société FRÄNKISCHE Rohrwerke Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG, Hellinger Straße 1, D-97486 Königsberg, Tél : +49 9525 88-0, fax : +49 952588-150, info@fraenkische.de (« FRÄNKISCHE ») et ses sociétés affiliées dans le sens des articles 15 et suivants de la Loi allemande relative aux sociétés anonymes allemandes (« sociétés affiliées » individuellement, « Groupe d'entreprises FRÄNKISCHE » regroupées, « nous ») assurent le respect des droits et de la loi par une organisation de conformité appropriée, des processus conformes à la loi et d'autres mesures visant à prévenir et à répondre aux éventuelles violations des règles. Ces mesures de clarification comprennent, entre autres, l'introduction et l’exploitation d'un système de recueil d'alerte par FRÄNKISCHE. Les collaborateurs de FRÄNKISCHE (« collaborateurs ») et les parties externes peuvent utiliser le système de recueil d'alerte pour informer FRÄNKISCHE d'éventuelles violations des exigences légales ou des règlements internes (« violations des règles ») (« indication ») et contribuer ainsi à leur poursuite et à leur clarification.
Dans ce qui suit, nous vous informons de la collecte, du traitement et de l'utilisation des données à caractère personnel (« données ») dans le cadre du système de recueil d'alerte. Le groupe d'entreprises FRÄNKISCHE traite les données à caractère personnel dans le cadre du système de recueil d'alerte uniquement en conformité avec les réglementations applicables en matière de protection des données. Ces réglementations résultent notamment du règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») et de la loi fédérale sur la protection des données (« BDSG »). Ces informations sur la protection des données contiennent des explications supplémentaires sur le traitement des données, lesquelles servent à enregistrer et à clarifier les informations reçues via le système de recueil d'alerte (« mesures de clarification »). Ces informations sur la protection des données viennent compléter nos informations générales sur la protection des données destinées aux employés.
Qui est responsable du traitement de vos données ?
Les sociétés affiliées du groupe FRÄNKISCHE exploitent le système de recueil d'alerte en tant que responsables communs du traitement des données conformément à l'article 26 du RGPD. Les sociétés affiliées déterminent les finalités et les moyens du traitement des données qu'elles effectuent conjointement, conformément aux responsabilités définies au point 3.
À cette fin, les sociétés affiliées du groupe FRÄNKISCHE ont conclu une convention relative à la responsabilité commune conformément à l'article 26 du RGPD (« convention commune au groupe »). La convention commune au groupe définit les obligations, les droits et les responsabilités spécifiques des différentes sociétés affiliées dans le traitement commun des données à caractère personnel dans le cadre du système de recueil d'alerte.
Conformément à l'article 26, alinéa 2, phrase 2 du RGPD, nous vous informons ci-dessous des principaux contenus de la convention commune au groupe.
Pour quelles parties du processus existe-t-il une responsabilité conjointe ?
La responsabilité commune s'applique dans les faits à l'ensemble de l’exploitation et de l'organisation du système de recueil d'alerte au sein du groupe FRÄNKISCHE. Cela concerne en particulier l'administration interne du système de recueil d'alerte et la mise en œuvre de procédures concrètes d'alerte. La procédure standardisée a pour but de garantir que les violations des règles au sein du groupe FRÄNKISCHE soient clarifiées, interrompues et, si nécessaire, sanctionnées selon des normes uniformes.
Les sociétés affiliées sont chacune indépendamment responsables de la réprimande et, si nécessaire, de la sanction pour les violations des règles par les collaborateurs identifiés dans le cadre des procédures d'alerte. Le traitement des données associé est réglementé dans la convention commune au groupe.
Que régit la convention commune au groupe relative au traitement commun des données ?
Détermination de la responsabilité en matière de protection des données
La convention commune au groupe définit en particulier la responsabilité en matière de protection des données dans le cadre du système de recueil d'alerte. FRÄNKISCHE joue un rôle central dans le cadre du système de recueil d'alerte. Voici un aperçu des principales responsabilités en matière de protection des données dans le cadre du système de recueil d'alerte :
- Processus et structures : FRÄNKISCHE fournit l'infrastructure technique et organisationnelle nécessaire à la mise en œuvre efficace des procédures d’alerte interne par l'intermédiaire du prestataire de services EQS Group GmbH. Cela comprend, entre autres, l'organisation de canaux de communication internes et externes. FRÄNKISCHE est responsable de manière centralisée des structures et processus correspondants.
- Échange de données en lien avec les alertes reçues : Les sociétés affiliées qui reçoivent des informations sur d'éventuelles violations des règles sont tenues de les transmettre de manière centralisée à FRÄNKISCHE.
- Traitement des procédures d’alerte concrètes - violations graves des règles : Si des alertes reçues indiquent que des collaborateurs ont violé des règles, FRÄNKISCHE est responsable de l'exécution des procédures d’alerte à engager. Cela concerne, entre autres, le contrôle de la plausibilité des alertes reçues, la planification et la mise en œuvre des mesures nécessaires pour clarifier les faits et, si nécessaire, l'élaboration d'un rapport final. Les mesures de clarification peuvent comprendre, entre autres, l'interrogatoire des personnes concernées ainsi que l'évaluation des enregistrements de données et des documents.
- Traitement des procédures d’alerte concrètes - autres violations des règles : Si les informations reçues indiquent d'autres violations des règles, les sociétés affiliées respectives mèneront de manière indépendante les procédures d'alerte à engager.
- Coopération dans le cadre de la clarification des faits : FRÄNKISCHE et, le cas échéant, les sociétés affiliées coopèrent dans le cadre des procédures d’alerte afin d'assurer une clarification efficace des faits suspects signalés. Cette coopération peut nécessiter un échange mutuel de données à caractère personnel.
- Échange de données après la conclusion de la clarification des faits : FRÄNKISCHE et les sociétés affiliées concernées échangeront des informations sur les résultats après la conclusion de la clarification des faits et, si nécessaire, conviendront des mesures consécutives à prendre.
- Documentation des procédures d’alerte : FRÄNKISCHE est responsable de manière centralisée des procédures d’alerte effectuées.
- Devoir d’information : FRÄNKISCHE informe les personnes concernées par le traitement des données les concernant dans une information générale sur la protection des données sur le système de recueil d'alerte. FRÄNKISCHE ou la société affiliée chargée d'exécuter une procédure d’alerte concrète, le cas échéant, fournira également aux personnes concernées des informations plus spécifiques sur le traitement de leurs données à caractère personnel.
Autres règlements sur la responsabilité conjointe
La convention commune au groupe prévoit des règles supplémentaires sur la protection des données à caractère personnel dans le cadre du système de recueil d'alerte. Cette réglementation comprend notamment les exigences suivantes :
- Exigences relatives aux transferts de données
- Obligations de confidentialité
- Mesures techniques et organisationnelles de sécurité des données à prendre par les sociétés affiliées
- Recours à des sous-traitants
- Obligations mutuelles de fournir des informations, par exemple en cas de problèmes des données ou de demandes des personnes concernées.
Que signifie la responsabilité commune pour les personnes concernées ?
Les personnes concernées peuvent contacter directement FRÄNKISCHE pour toute demande de renseignements :
FRÄNKISCHE Rohrwerke
Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG
Hellinger Straße 1
D-97486 Königsberg
Tél. : +49 9525 88-0
Fax : +49 9525 88-150
E-mail : info@fraenkische.de
Vous pouvez joindre notre responsable en matière de protection des données via :
DataCo GmbH
Herr Kivanc Semen
Dachauer Str. 65
80335 München
Tél. : +49 89740045840
E-mail： datenschutz@fraenkische.de
Toutefois, les personnes concernées peuvent également exercer leurs droits à l'égard des traitements sous responsabilité commune vis-à-vis d'une société affiliée co-responsable.
FRÄNKISCHE se coordonne, le cas échéant, avec les sociétés affiliées concernées en ce qui concerne les demandes qui lui sont adressées afin de pouvoir y répondre efficacement.
Selon le type et l'ampleur des mesures requises, FRÄNKISCHE peut charger des prestataires de services non soumis à des directives de la mise en œuvre concrète des mesures de clarification correspondantes. Ces prestataires de services peuvent être des auditeurs, des cabinets d'avocats ou des conseillers fiscaux. Dans ce cas, les prestataires de services agissent souvent en tant que responsables en matière de protection des données dans le sens de l’article 4, point 7 du RGPD.
À quelles fins vos données sont-elles traitées ?
Le groupe FRÄNKISCHE traite vos données dans le cadre des lois en vigueur, en particulier aux fins spécifiques suivantes de conformité et de renseignement :
- Vérification de la plausibilité des indications
- Clarification du comportement problématique
- Application des obligations légales
- Prévention de futurs comportements problématiques
- Exercice des droits
- Décharge des employés
- Examen de la pertinence pour d'autres sociétés affiliées
- Application des obligations légales de coopération
En outre, les objectifs mentionnés dans les informations générales relatives à la protection des données destinées aux employés peuvent être considérés comme des objectifs possibles du traitement des données.
Quelles données ou catégories de données sont concernées par les mesures de clarification ?
Dans le cadre des mesures de clarification, nous sommes susceptibles de traiter les données ou catégories de données suivantes vous concernant :
- Données relatives à l'alerte
- Informations internes
- Informations sur les faits pertinents
- Documents internes
- Comportement de communication
- Données personnelles
- Contenus privés
- Données sur les condamnations et infractions pénales
- Catégories particulières de données à caractère personnel
Sur quelle base juridique se fonde le traitement de vos données ?
Le groupe FRÄNKISCHE ne traite vos données dans le cadre de mesures de clarification que dans la mesure où cela est autorisé par au moins une base juridique applicable en matière de protection des données. Il s'agit notamment des dispositions du RGPD, de la Loi allemande BDSG ou des réglementations nationales comparables pour les évènements hors d'Allemagne, ainsi que d'autres dispositions légales pertinentes.
La société affiliée concernée peut fonder le traitement des données autorisé dans le cadre des mesures de clarification dans le système de recueil d'alerte en particulier sur les bases légales suivantes :
- Application de la relation professionnelle conformément à l'article 26, alinéa 1, phrase 1 de la Loi allemande BDSG ou aux réglementations nationales comparables pour les évènements hors d'Allemagne.
- Clarification d’infractions conformément à l'article 26, alinéa 1, phrase 2 de la Loi allemande BDSG ou aux réglementations nationales comparables pour les évènements hors d'Allemagne.
- Application des obligations légales conformément à l'article 6, alinéa 1, point c), du RGPD.
- Accords d'entreprise conformément à l'article 88, alinéa 1, du RGPD en lien avec l’article 26, alinéa 4, de la Loi allemande BDSG ou réglementation nationale comparable pour les évènements hors d'Allemagne.
- Défense des intérêts légitimes conformément à l'article 6, alinéa 1, point f) du RGPD, notamment pour la défense juridique, l'amélioration des structures de conformité, l’assistance des personnes concernées et l’application de dispositions légales étrangères.
La société affiliée concernée veille à ce que les mesures de clarification ne soient effectuées que pour sauvegarder des intérêts légitimes, dans la mesure où des intérêts légitimes et droits contradictoires des collaborateurs concernés ne prévalent pas.
À quels organismes vos données seront-elles transmises ?
Le groupe FRÄNKISCHE ne transmettra vos données à des tiers dans le cadre des mesures de clarification du système de recueil d'alerte que s'il existe une base légale pour le faire ou si votre consentement au transfert de données correspondant a été obtenu au préalable.
Dans le cas de transferts de données dans le cadre de mesures de clarification, les destinataires des données suivants entrent notamment en ligne de compte :
- Comités d'entreprise et autres organes de représentation des intérêts
- Autres sociétés affiliées du groupe FRÄNKISCHE
- Tribunaux, autorités et autres organismes publics
- Prestataires de services tels que les auditeurs, les avocats et les conseillers fiscaux
- Sous-traitants liés par des instructions
- Autres tiers, par exemple des parties adverses en procès ou des compagnies d'assurance
Les informations générales sur la protection des données destinées aux employés contiennent une liste plus détaillée des destinataires possibles de vos données à caractère personnel ainsi que des détails sur la base juridique pertinente.
Si le groupe FRÄNKISCHE n'a pas collecté directement auprès de vous vos données à caractère personnel traitées à des fins de conformité, nous les recevons généralement des organismes, partenaires commerciaux ou sources similaires mentionnés ci-dessus dans cette section des informations sur la protection des données.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes reçues dans le système de recueil d'alerte sont reçues par un groupe défini d'employés du groupe FRÄNKISCHE expressément autorisés et spécialement formés et sont toujours traitées de manière confidentielle. Les employés désignés examinent les faits et, si nécessaire, procèdent à une clarification supplémentaire des faits liés à l'affaire.
En principe, vous avez la possibilité de soumettre une alerte correspondant de manière anonyme. Si vous signalez des informations de manière anonyme, veuillez décrire en détail les faits et les infractions constatés et, si possible, étayer ces informations par d'autres documents. Votre alerte ne peut avoir d'effet que s'il existe une base suffisamment concrète pour une enquête et des possibilités de preuves.
Toutefois, si vous nous communiquez votre nom et vos coordonnées, cela nous aidera à mener une enquête efficace et à clarifier toute question. Si vous nous fournissez des informations personnelles dans le cadre d'un signalement, nous utiliserons vos données pour vérifier les faits, pour toute demande de renseignements et pour documenter les faits ainsi que pour les enquêtes internes.
Dans certains cas, le groupe FRÄNKISCHE a l'obligation, en vertu de la loi sur la protection des données, d'informer la personne accusée des allégations formulées à son encontre. S'il existe un risque important que cette information compromette l'efficacité de l'enquête sur l'allégation ou la collecte des preuves nécessaires, l'information à fournir à la personne accusée peut être reportée aussi longtemps que ce risque persiste. Ce faisant, l'identité du lanceur d’alerte - dans la mesure où cela est autorisé conformément à l'article 14, alinéa 3, point a), du RGPD - ne sera pas divulguée.
La confidentialité ne peut être garantie en cas de signalement intentionnel de fausses informations dans le but de discréditer une personne (« dénonciation »).
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou d'une enquête, il peut s’avérer nécessaire de transmettre des informations à d'autres collaborateurs du groupe FRÄNKISCHE, par exemple si les alertes concernent des événements survenus dans des filiales du groupe FRÄNKISCHE.
Si cela s'avère nécessaire pour la clarification, un transfert vers des sociétés affiliées du groupe FRÄNKISCHE dans un pays situé en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen peut avoir lieu sur la base de garanties de protection des données adéquates ou appropriées pour la protection des personnes concernées.
Le groupe FRÄNKISCHE veille toujours à ce que les dispositions pertinentes de la loi sur la protection des données soient respectées lors de la transmission des signalements. Toute personne qui a accès aux données est tenue de respecter la confidentialité.
Quels sont vos droits en matière de protection des données ?
En tant que personne concernée par le traitement, vous pouvez faire valoir différents droits de la personne concernée. Pour faire usage de vos droits, vous pouvez contacter le groupe FRÄNKISCHE aux coordonnées mentionnées dans la première section ci-dessus.
Les droits des personnes concernées comprennent notamment :
- Droit d’accès conformément à l’article 15 du RGPD
- Droit de rectification conformément à l’article 16 du RGPD
- Droit à la suppression conformément à l’article 17 du RGPD
- Droit à la restriction du traitement conformément à l’article 18 du RGPD
- Droit à réclamation auprès d’autorités de contrôle
Pour de plus amples informations sur la possibilité d'exercer vos droits en tant que personne concernée, veuillez vous reporter aux informations sur la protection des données destinées aux collaborateurs.
Combien de temps vos données seront-elles conservées ?
Le Groupe FRÄNKISCHE stocke ou supprime les données collectées dans le cadre de la clarification des signalements conformément aux réglementations pertinentes en matière de protection des données, en particulier conformément à l'art. 17 du RGPD. Par conséquent, vos données seront généralement supprimées lorsqu'elles ne seront plus nécessaires aux fins mentionnées dans les présentes informations sur la protection des données.
Toutefois, les dispositions légales en matière de conservation ou les intérêts légitimes du groupe FRÄNKISCHE peuvent justifier une conservation plus longue de vos données. Par exemple, le groupe FRÄNKISCHE peut continuer à conserver vos données pendant les litiges juridiques en cours qui sont le résultat d'éventuelles mesures de clarification.
Les périodes de stockage dépendent des intérêts à la conservation du Groupe FRÄNKISCHE dans chaque cas individuel, en tenant compte de l'importance de la conservation, des intérêts des personnes concernées à un effacement digne de protection et de la probabilité qu'un soupçon signalé dans le système de recueil d'alerte soit avéré.
Les informations générales sur la protection des données destinées aux employés contiennent des informations supplémentaires sur les exigences pertinentes pour le stockage des données à caractère personnel des employés.
Dans quelle mesure des décisions individuelles automatisées ou des mesures de profilage ont-elles lieu ?
Dans le cadre des mesures de clarification, ni les décisions individuelles automatisées ni les mesures de profilage au sens de l'article 22 du RGPD n'ont lieu.
Droit de recours auprès des autorités de contrôle compétentes
En outre, vous avez un droit de recours auprès des autorités de contrôle compétentes :
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) [Office de surveillance de la protection des données de Bavière]
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de
Toutefois, vous pouvez également adresser votre plainte à une autre autorité de contrôle responsable de la protection des données, qui transmettra votre plainte à l'autorité de contrôle compétente.
