FRÄNKISCHE Rohrwerke Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG, Hellinger Straße 1, D-97486 Königsberg, Tel: +49 9525 88-0, Fax: +49 952588-150, info@fraenkische.de („FRÄNKISCHE“) precum și societățile afiliate acesteia conform §§ 15 ff. din legea acțiunilor comerciale (denumite individual „societăți de concern”, colectiv „grupul de companii FRÄNKISCHE”, „noi”) asigurăm respectarea dreptului și legislației printr-o organizație care se conformează acestora, prin procese juridice sigure și alte măsuri pentru prevenirea și reacționarea la posibile încălcări ale regulamentelor. Printre aceste măsuri de clarificare se numără, printre altele, introducerea și exploatarea unui sistem de sesizări de către FRÄNKISCHE. Angajații FRÄNKISCHE („angajații”) și partenerii externi pot utiliza sistemul de sesizări pentru a informa FRÄNKISCHE despre posibile încălcări ale prevederilor sau regulamentelor interne („încălcări ale regulamentelor”) („Politică de informare”) și pentru a contribui la urmărirea și clarificarea acestora.
În continuare vă oferim clarificări cu privire la colectarea, prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal („Date”) în cadrul sistemului de sesizări. Grupul de companii FRÄNKISCHE prelucrează date cu caracter personal în cadrul sistemului de sesizări numai conform prevederilor aplicabile ale dreptului privind protecția datelor. Aceste prevederi rezultă, în special, din ordonanța de bază UE cu privire la protecția datelor („GDPR”) și legea federală privind protecția datelor („BDSG”). Prezenta informare cu privire la protecția datelor conține clarificări detaliate ale prelucrării datelor, care servesc la colectarea și clarificarea informațiilor recepționate de la sistemul de sesizări („Măsuri de clarificare”). Această informație cu privire la protecția datelor completează informațiile generale cu privire la protecția datelor pentru angajați.
Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor dumneavoastră?
Societățile de concern FRÄNKISCHE deservesc sistemul de sesizări pentru prelucrare conform Art. 26 GDPR. Societățile de concern stabilesc, în funcție de responsabilitățile definite la cifra 3, scopurile și mijloacele prelucrării datelor efectuată comunitar.
Societățile de concern FRÄNKISCHE au încheiat în acest sens un acord privind răspunderea comună, conform Art. 26 GDPR („Acord la nivel de grup”). Acordul la nivel de grup definește obligațiile concrete, drepturile și răspunderile societăților de concern individuale la prelucrarea comună a datelor cu caracter personal în cadrul sistemului de sesizări.
În continuare vă informăm conform Art. 26 alin. 2 fraza 2 GDPR cu privire la conținuturile importante ale acordului la nivel de grup.
Pentru ce secțiuni de proces există o responsabilitate comună?
Responsabilitatea comună se aplică în mod material pentru întreaga exploatare și organizare a sistemului de sesizări în cadrul grupului FRÄNKISCHE. Acest lucru vizează, în special, administrația internă a sistemului de sesizări și efectuarea de proceduri concrete de informare. Procedura standardizată are scopul de a asigura că încălcările regulamentelor din cadrul grupului FRÄNKISCHE sunt clarificate, oprite și eventual pedepsite conform prevederilor unitare.
Societățile de concern sunt responsabile în mod independent pentru pedepsirea și sancționarea încălcărilor de către angajați, stabilite în cadrul procedurilor de informare. Prelucrările de date aferente sunt reglementate în acordul la nivel de grup.
Ce reglementează acordul la nivel de grup cu privire la prelucrarea comunitară a datelor?
Stabilirea răspunderii legale pentru protecția datelor
Acordul la nivel de grup stabilește, în special, răspunderea pentru protecția datelor în cadrul sistemului de sesizări. În cadrul sistemului de sesizări, FRÄNKISCHE are un rol central. În continuare se prezintă responsabilitățile importante cu privire la protecția datelor din cadrul sistemului de sesizări:
- Procese și structuri: Pentru efectuarea eficientă a procedurilor de informare, FRÄNKISCHE pune la dispoziție o infrastructură tehnică și organizatorică necesară prin intermediul prestatorului EQS Group GmbH. Aceasta include, printre altele, organizarea canalelor de notificare interne și externe. FRÄNKISCHE răspunde în mod central pentru structurile și procesele corespunzătoare.
- Schimbul de date cu privire la informațiile recepționate: Societățile de concern care primesc informații cu privire la încălcarea regulamentelor, sunt obligate să le transmită mai departe central către FRÄNKISCHE.
- Derularea procedurilor concrete de informare - încălcări grave ale regulamentelor: Dacă informațiile primite cu privire la încălcarea regulamentelor atrag atenția asupra unui angajat, FRÄNKISCHE răspunde pentru efectuarea procedurii inițiale de informare. Acest lucru se aplică, printre altele, pentru plauzibilizarea informațiilor recepționate, proiectarea și efectuarea măsurilor oferite pentru clarificarea situației precum și pentru întocmirea raportului de încheiere. Măsurile de clarificare pot cuprinde, printre altele, interogarea persoanelor vizate precum și evaluarea seturilor de date și documentelor.
- Derularea procedurilor concrete de informare - alte încălcări ale regulamentelor: Dacă informațiile recepționate indică alte încălcări ale regulamentelor, societățile de grup vor efectua ele procedurile inițiale de informare:
- Colaborare în cadrul clarificării situației: FRÄNKISCHE și eventual societățile de concern implicate colaborează în cadrul procedurilor de informare pentru a asigura clarificarea eficientă a momentele de suspiciune comunicate. Această colaborare impune eventual un schimb reciproc de date cu caracter personal.
- Schimbul de date după finalizarea clarificării situației: FRÄNKISCHE și companiile de grup implicate schimbă se informează reciproc după finalizarea clarificării situației cu privire la cunoștințele dobândite și cu privire la măsurile ulterioare care trebuie luate.
- Documentarea procedurilor de informare: FRÄNKISCHE răspunde în mod central pentru documentarea procedurilor de informare efectuate.
- Obligații de informare: FRÄNKISCHE informează persoanele vizate despre prelucrarea datelor lor într-o informație de protecție a datelor despre sistemul de sesizări. FRÄNKISCHE sau societatea de concern responsabilă pentru efectuarea procedurii de informare concrete pune la dispoziția persoanelor informații și mai specifice despre prelucrarea datelor lor cu caracter personal.
Alte reglementări legate de răspunderea comună
Acordul la nivel de grup prevede mai multe reglementări pentru protecția datelor cu caracter personal în cadrul sistemului de sesizări. Printre aceste reglementări se numără, în special, următoarele prevederi:
- Prevederi pentru transmiterea de date
- Obligații de confidențialitate
- Măsurile tehnice și organizatorice pentru siguranța datelor, implementate de societățile de concern
- Utilizarea companiilor de prelucrare a comenzilor
- obligații de informare reciprocă, în cadrul penelor de date sau solicitărilor persoanelor vizate
Ce înseamnă răspunderea comună pentru persoanele vizate?
Persoanele vizate se pot adresa cu solicitările direct la FRÄNKISCHE:
FRÄNKISCHE Rohrwerke
Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG
Hellinger Straße 1
D-97486 Königsberg
Tel.: +49 9525 88-0
Fax: +49 9525 88-150
E-Mail: info@fraenkische.de
Responsabilul nostru cu protecția datelor este disponibil la:
DataCo GmbH
Herr Kivanc Semen
Dachauer Str. 65
80335 München
Tel.: +49 89740045840
E-Mail： datenschutz@fraenkische.de
Persoanele vizate își pot exercita drepturile cu privire la prelucrarea datelor în răspundere comună, dar și față de societățile de concern responsabile la comun.
FRÄNKISCHE convine cu privire la solicitările prezentate ei cu societățile de concern relevante, pentru a putea soluționa eficient solicitările.
În funcție de tipul și volumul măsurilor impuse, FRÄNKISCHE însărcinează prestatori cu efectuarea concretă a măsurilor de clarificare adecvate. Printre acești prestatori se pot număra auditori economici, birouri de avocatură sau consilieri fiscali. În acest caz, prestatorii acționează adesea ca și responsabili pentru protecția datelor în sensul Art. 4, nr. 7 din GDPR.
În ce scopuri se prelucrează datele dumneavoastră?
Grupul FRÄNKISCHE vă prelucrează datele în cadrul legilor aplicabile, în special pentru următoarele scopuri de conformitate și clarificare concrete:
- Verificarea plauzibilității informațiilor
- Clarificarea comportamentelor eronate
- Implementarea obligațiilor legale
- Prevenirea comportamentului eronat pe viitor
- Exercitarea drepturilor legale
- Debarasarea angajaților
- Verificarea relevanței pentru alte societăți de concern
- Implementarea obligațiilor legale de implicare
În completare, ca scopuri posibile ale prelucrării datelor se iau în considerare scopurile menționate în informarea generală de protecție a datelor angajaților.
Ce date, respectiv categorii de date sunt vizate de măsurile de clarificare?
În cadrul măsurilor de clarificare prelucrăm eventual și următoarele date, respectiv categorii de date pentru dumneavoastră:
- Date cu privire la informație
- Informații operaționale
- Informații despre cazuri relevante
- Documente emise operațional
- Comportament în comunicare
- Informații personale
- Conținuturi private
- Date legate de condamnări și fapte penale de drept penal
- Categorii speciale de date cu caracter personal
Pe ce criterii juridice se bazează prelucrarea datelor dumneavoastră?
Concernul FRÄNKISCHE vă prelucrează datele în cadrul măsurilor de clarificare numai dacă acest lucru este permis în baza legilor cu privire la protecția datelor. Printre acestea se numără, în special prevederilor GDPR, ale BDSG sau alte prevederilor naționale similare privind procesele în afara Germaniei, precum și alte prevederi legale aplicabile.
Societatea de concern vizată poate susține prelucrarea datelor permisă în cadrul măsurilor de clarificare în sistemul de sesizări în special pe următoarele baze juridice:
- Implementarea raportului de angajare conform Art. 26, alin. 1, fraza 1 BDSG sau prevederilor naționale similare pentru procese în afara Germaniei.
- Clarificarea faptelor penale conform Art. 26, alin. 1, fraza 2 BDSG sau altor prevederi naționale aplicabile pentru procesele din afara Germaniei.
- Implementarea obligațiilor legale conform Art. 6, alin. 1, litera c) GDPR.
- Acorduri operaționale conform Art. 88, alin. 1 GDPR coroborat cu Art. 26, alin. 4 BDSG sau conform altor prevederi naționale pentru procesele din afara Germaniei.
- Protejarea intereselor justificate conform Art. 6, alin. 1 lit. F) GDPR, în special cu privire la apărarea juridică, pentru îmbunătățirea structurilor de conformitate, susținerea persoanelor vizate și pentru implementarea prevederilor legale străine
Societatea de concern asigură că măsurile de clarificare pentru păstrarea intereselor justificate se efectuează numai dacă sunt permise de interesele și drepturile angajaților vizați.
Căror puncte le sunt transmise mai departe datele dumneavoastră?
Grupul FRÄNKISCHE transmite datele dvs. către terți în cadrul sistemului de sesizări numai dacă există o bază legală în acest sens și numai cu acordul dvs. prealabil.
În cazul transmiterii datelor în cadrul măsurilor de clarificare, se iau în considerare în special următorii destinatari ai datelor:
- Consilii administrative și alte reprezentanțe de interese
- Alte companii ale grupului FRÄNKISCHE
- Tribunale, autorități și alte instituții publice
- Prestatori precum auditori economici, avocați și consilieri fiscali
- Referenți obligați la informare
- Alți terți, cum ar fi părți în proces sau asigurări
Informația generală privind protecția datelor angajaților cuprind o listă a posibililor destinatari ai datelor dvs. cu caracter personal, precum și informații ale bazelor juridice aplicabile.
În măsura în care grupul FRÄNKISCHE nu au colectat datele dvs. direct de la dvs. în scopuri de conformitate, noi le primim în mod uzual de la birourile, partenerii de afaceri sau surse similare menționate în această secțiune.
Tratarea cu confidențialitate a informațiilor
Informațiile primite prin sistemul de sesizări sunt tratate în permanență cu confidențialitate de către o echipă de editori autorizați exclusiv și instruiți ai grupului FRÄNKISCHE. Editorii numiți verifică situația și, dacă este cazul, efectuează o clarificare a situației.
În principiu, aveți posibilitatea de a transmite un mesaj anonim. În cazul în care comunicați anonim informațiile, descrieți situația și încălcările observate și susțineți-le prin alte documente, dacă există. Numai dacă există argumente concrete și baze și posibilități de analiză informația dumneavoastră poate face diferența.
Indicarea numelui dumneavoastră și a altor date de contact ne ajută să verificăm eficient situația și să clarificăm întrebările. Dacă ne transmiteți informații personale, vă vom folosi datele pentru a verifica situația, pentru întrebări și pentru documentarea situației, precum și pentru anchete interne.
În anumite cazuri, pentru grupul FRÄNKISCHE se aplică obligația de a informa persoana acuzată despre plângerea adusă de dumneavoastră. Dacă riscul ca astfel de informații să pericliteze analiza eficientă a acuzațiilor sau colectarea dovezilor necesare ar fi major, informarea persoanei acuzate poate fi amânată pe durata existenței acestui risc. Nu se va divulga identitatea informatorului - dacă este conform cu Art. 14 alin. 3 lit. a) GDPR.
În cazul furnizării intenționate de informații greșite cu scopul de a discredita o persoană („Denunțare”), nu poate fi garantată confidențialitatea datelor.
În cadrul prelucrării unui mesaj sau al unei analize poate fi necesară transmiterea mai departe a informației către alți angajați ai grupului FRÄNKISCHE, de exemplu dacă informațiile se referă la procesele din filialele grupului FRÄNKISCHE.
În cazul necesității de clarificate, transmiterea către societățile FRÄNKISCHE dintr-o țară din afara Uniunii Europene sau a Spațiului economic european, în baza garanțiilor adecvate de protecție a datelor se poate realiza pentru a proteja persoanele vizate.
Grupul FRÄNKISCHE se asigură în permanență că prevederile dreptului de protecție a datelor sunt respectate atunci când se transmit mai departe informații. Fiecare persoană care primește acces la date are obligația de a asigura confidențialitatea lor.
Ce drepturi de protecție a datelor aveți?
În calitate de persoană vizată de prelucrare, puteți exercita diverse drepturi. Pentru a vă putea exercita drepturile, puteți contacta grupul FRÄNKISCHE la datele de contact menționate în primul paragraf.
Drepturile vizate cuprind:
- Dreptul la informare conform Art. 15 GDPR
- Dreptul la corectare conform Art. 16 GDPR
- Dreptul la ștergere conform Art. 17 GDPR
- Dreptul la restricționarea prelucrării conform Art. 18 GDPR
- Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere
Pentru mai multe informații cu privire la exercitarea drepturilor dvs., consultați informația cu privire la protecția datelor angajaților.
Cât timp se stochează datele dumneavoastră?
Grupul FRÄNKISCHE stochează, respectiv șterge datele colectate în cadrul clarificării informațiilor conform prevederilor Art. 17 din GDPR. Astfel, datele dumneavoastră se șterg dacă nu mai sunt necesare scopurilor menționate în această informație privind protecția datelor.
Prevederile de arhivare legale sau interesele îndreptățite ale FRÄNKISCHE pot justifica o durată de păstrare mai lungă a datelor dumneavoastră. Spre exemplu, FRÄNKISCHE poate continua păstrarea datelor dumneavoastră și pe durata litigiilor juridice, dacă constituie rezultatul posibilelor măsuri de clarificare.
Termenele de stocare se orientează, în cazuri individuale, după interesele de păstrare ale grupului FRÄNKISCHE, cu considerarea importanței stocării, intereselor protejate ale persoanelor vizate privind ștergerea precum și probabilitatea suspiciunii comunicate în sistemul de sesizări.
Informația generală cu privire la protecția datelor angajaților cuprinde mai multe informații despre prevederile vizate la stocarea datelor cu caracter personale ale angajaților.
În ce măsură se iau decizii automate sau măsuri de profiling în cazuri individuale?
În cadrul măsurilor de clarificate nu se iau nici decizii automate în cazuri individuale, nici măsuri pentru profiling în sensul Art. 22 din GDPR.
Dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere competentă
Aveți dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere competentă:
Oficiul federal al landului Bavaria pentru supravegherea protecției datelor (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de
Puteți înainta plângerea și la o altă autoritate responsabilă cu protecția datelor, care transmite plângerea la autoritatea competentă.
