Datenschutzhinweise
Allgemeines
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie einen Hinweis abgeben.
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Das Hinweisgebersystem wird zentral für alle Tochtergesellschaften in der gesamten Unternehmensgruppe der Erwin Hymer Group SE angeboten. Verantwortliche für das Hinweisgebersystem ist die
Erwin Hymer Group SE
Holzstr. 19
D- 88339 Bad Waldsee
Telefon: 07524 999 9342
E-Mail-Adresse: compliance@erwinhymergrpup.com
Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz haben (beispielsweise zur Auskunft und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten), können Sie auch Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten aufnehmen.
Stefan Fischerkeller
DDSK GmbH
Dr.-Klein-Str. 29; D-88069 Tettnang
Telefon: +49 7542 949 21 00
E-Mail-Adresse: datenschutz@erwinhymergroup.com
Verarbeitungsrahmen
Datenarten und Kategorien Betroffener
Das Hinweisgebersystem ist so konzipiert, dass eine Erhebung Ihrer Daten als Hinweisgeber nicht erforderlich ist. Ebenfalls können Sie Hinweise ohne die Nennung von betroffenen Personen übermitteln. Die empfiehlt sich insbesondere, wenn Sie uns Ihren Namen nicht mitteilen möchten und insofern hierüber ein Rückschluss auf Ihre Person erfolgen kann. Sofern Sie über das Hinweisgebersystem einen Hinweis mit Personenbezug abgeben und insofern Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen und Vornamen,
- ob Sie bei Unternehmensgruppe der Erwin Hymer Group SE beschäftigt sind
- oder bei einem Dienstleister, Lieferant oder sonstigen Geschäftspartnern und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Zwecke und Rechtsgrundlage der verarbeiteten Daten
Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO)
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen Gesetze, rechtliche Vorgaben und unsere internen Richtlinien auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für die Erwin Hymer Group SE, allen angeschlossenen Unternehmen, seinen Mitarbeitern und Kunden.
Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO)
Die Nutzung des Hinweisgebersystems dient als zusätzliche Möglichkeit Hinweise abzugeben. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem einen Hinweis abgeben, können Sie auf freiwilliger Basis personenbezogene Daten über sich preisgeben:
- Ihren Namen,
- Ggf. ob Sie in der Unternehmensgruppe der Erwin Hymer Group SE beschäftigt sind
Diese Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mir Wirkung für die Zukunft schriftlich widerrufen werden. Der Widerruf ist per E-Mail an: compliance@erwinhymergroup.com zu richten. Aus der Verweigerung der Einwilligung oder ihrem Widerruf entstehen keine Nachteile. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Verarbeitung von Hinweisen
Um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Hinweise zu schützen, verwendet die Erwin Hymer Group SE ein webbasiertes System der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Deutschland.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Zugriff auf die Daten ist ausschließlich durch den Group Compliance Officer und den Leiter Recht möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis, ausdrücklich für die oben genannten autorisierten Personen, beschränkt ist.
Verarbeitung von Hinweisen durch Ihre Person
Eingehende Hinweise werden ausdrücklich vom Group Compliance Officer der Erwin Hymer Group SE entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Der Group Compliance Officer der Erwin Hymer Group SE prüft den Sachverhalt und führt gegebenenfalls mit dem Leiter der Rechtsabteilung eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Empfänger und Weitergabe von Daten
Im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise zum Sachverhalt weiteren Mitarbeitern der Erwin Hymer Group SE oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften sowie Ermittlungsbehörden weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes (z.B. Großbritannien) haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Verarbeitung der Daten und Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Grundlage hierfür ist Art. 14 Abs. 5 b) DSGVO, wonach die Information nicht erteilt werden muss, wenn die Verwirklichung der Ziele der Verarbeitung zumindest ernsthaft beeinträchtigt werden. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, dass lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Einrichten eines Postkastens
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der Erwin Hymer Group SE oder im weiteren Verlauf den Bearbeiter des Hinweises namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Hinweisabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem group Compliance Office der Erwin Hymer Group SE, oder im weiteren Verlauf den Bearbeiter des Hinweises Anhänge zu senden. Wenn Sie ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten einen Hinweis abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis:
Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen könnten. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Hinweistext oder senden Sie das gedruckte Dokument vertraulich unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Hinweisprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Folgen bei Nichtbereitstellung
Eine Abgabe Ihrer personenbezogenen Daten ist grundsätzlich nicht erforderlich. Sofern Sie Ihre personenbezogenen Daten sowie Daten von Beschuldigten nicht preisgeben, kann die Erwin Hymer Group SE keinen Rückschluss auf Ihre Person ziehen. Eine Bearbeitung Ihres Hinweises ist daher auch ohne personenbezogene Daten möglich.
Speicherfristen
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Kann ein Hinweis nicht abschließend aufgeklärt werden, wird dieser (je nach Qualität des Hinweises) weiter im Hinweisgebersystem geführt. In diesem Fall werden, sofern personenbezogene Daten betroffen sind, Ihre Daten aus dem Hinweis entfernt.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Im Falle einer Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung, kann diese jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Einen etwaigen Widerspruch richten Sie bitte an: compliance@erwinhymergroup.com
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
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