Informazioni sulla riservatezza dei dati
Note generali
Prendiamo molto seriamente il tema della protezione dei dati e della riservatezza e ci atteniamo alle disposizioni del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (RGPD) e alle disposizioni nazionali in vigore in materia di protezione dei dati. È pregato di leggere con attenzione queste indicazioni sulla protezione dei dati prima di inviare la segnalazione.
Entità titolare del trattamento e incaricato della protezione dei dati
Il sistema di whistleblowing è offerto a livello centrale per tutte le società affiliate dell'intero gruppo aziendale della Erwin Hymer Group SE. Responsabile del sistema di whistleblowing è l'
Erwin Hymer Group SE
Holzstr. 19
D- 88339 Bad Waldsee
Telefono: +49 7524 999 9342
Indirizzo e-mail: compliance@erwinhymergrpup.com
In caso di domande o osservazioni sulla protezione dei dati (ad esempio per informazioni sui propri dati personali o per aggiornare tali dati) ci si può anche mettere in contatto con il nostro incaricato della protezione dei dati.
Stefan Fischerkeller
DDSK GmbH
Dr.-Klein-Str. 29; D-88069 Tettnang
Telefono: +49 7542 949 21 00
Indirizzo e-mail: datenschutz@erwinhymergroup.com
Ambito del trattamento
Tipi di dati e categorie di persone interessate
Il sistema di whistleblowing è concepito in modo da non rendere necessaria la raccolta dei Suoi dati di whistleblower. Analogamente, può fornire segnalazioni senza nominare le persone interessate. Ciò è particolarmente consigliato nel caso in cui non desideri comunicarci il Suo nome e nella misura in cui ciò possa consentire di risalire alla Sua persona. Se invia tramite il sistema di whistleblowing una segnalazione con riferimento a persone e nella misura in cui consenta di risalire alla Sua persona, trattiamo i seguenti dati personali e le seguenti informazioni:
- il Suo cognome e nome,
- se lavora nel gruppo aziendale dell'Erwin Hymer Group SE
- o presso un fornitore di servizi, fornitore o altro partner commerciale ed
- eventualmente i nomi di persone e altri dati personali delle persone da Lei citate nella Sua segnalazione.
Scopi e fondamento giuridico dei dati trattati
Scopi nell'ambito di un interesse legittimo nostro o di terzi (art. 6 comma 1 f) RGPD)
Il sistema di whistleblowing serve ad accogliere, trattare e gestire segnalazioni su violazioni di leggi, prescrizioni legali e direttive interne della nostra azienda mediante un canale sicuro e confidenziale.
Il trattamento di dati personali nel quadro del sistema di whistleblowing si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire irregolarità e dunque a prevenire danni per l'Erwin Hymer Group SE, per tutte le aziende collegate, per i propri collaboratori e per i clienti.
Scopi nell'ambito del Suo consenso (art. 6 comma 1 a) RGPD)
L'utilizzo del sistema di whistleblowing funge da possibilità aggiuntiva di fornire segnalazioni. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, può rivelare volontariamente dati personali su di sé:
- il Suo nome,
- eventualmente se lavora nel gruppo aziendale della Erwin Hymer Group SE
Questo consenso può essere revocato per iscritto con effetto per il futuro in qualsiasi momento, senza specificare motivi. La revoca va inviata tramite e-mail a: compliance@erwinhymergroup.com. Il rifiuto di dare il consenso o la sua revoca non comportano svantaggi. Resta impregiudicata la legittimità del trattamento dei dati prima della revoca
Trattamento delle segnalazioni
Per proteggere la sicurezza e la riservatezza delle Sue segnalazioni, l'Erwin Hymer Group SE utilizza un sistema basato sul web della EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania.
I dati personali e le informazioni che vengono inseriti nel sistema di whistleblowing vengono memorizzati in un database gestito dalla EQS Group GmbH in un centro di calcolo di alta sicurezza. Ai dati possono accedere esclusivamente il Group Compliance Officer e il responsabile dell'ufficio legale. EQS Group GmbH e altri soggetti terzi non hanno accesso ai dati. Questo viene garantito nella procedura certificata con esaurienti misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono codificati e protetti da password a più livelli e sono soggetti ad un sistema di autorizzazioni che limita l'accesso ad una cerchia di destinatari molto ristretta, espressamente per le persone autorizzate succitate.
Trattamento delle Sue segnalazioni
Le segnalazioni pervenute vengono ricevute esclusivamente dal Group Compliance Officer dell'Erwin Hymer Group SE e sono trattate sempre in modo confidenziale. Il Group Compliance Officer dell'Erwin Hymer Group SE esamina il fatto ed eventualmente lo chiarisce ulteriormente insieme al responsabile dell'ufficio legale.
Destinatari e inoltro dei dati
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o nell'ambito di un'indagine speciale può essere necessario inoltrare le segnalazioni sul fatto ad altri collaboratori dell'Erwin Hymer Group SE o a collaboratori di altre società del gruppo e alle autorità preposte alle indagini, ad es. quando le segnalazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle affiliate. Queste ultime possono avere sede in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio Economico Europeo (ad es. Gran Bretagna) in cui possono essere in vigore regolamenti diversi sulla protezione dei dati personali. Prestiamo sempre la massima attenzione affinché vengano rispettate le disposizioni in materia di protezione dei dati vigenti in caso di inoltro delle segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati sono tenute alla riservatezza.
Trattamento dei dati e comunicazione alla persona incolpata
In linea di massima siamo obbligati per legge a informare le persone incolpate che abbiamo ricevuto una segnalazione su di loro, non appena queste informazioni non compromettono più il perseguimento della segnalazione. Ciò è stabilito dall'art. 14 comma 5 b) RGPD, secondo il quale l'informazione non deve essere fornita nel caso in cui ciò possa perlomeno compromettere gravemente la realizzazione degli scopi del trattamento. Nei limiti di quanto ammesso dalle leggi, la Sua identità di whistleblower non viene svelata.
Uso del portale per whistleblower
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite un collegamento codificato (SSL). L'indirizzo IP del Suo computer non viene memorizzato durante l'uso del portale di segnalazione. Per mantenere il collegamento tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing, sul computer viene memorizzato un cookie che contiene unicamente l'ID di sessione (cosiddetto cookie di sessione). Il cookie è valido solo fino alla fine di ogni sessione e perde validità alla chiusura del browser.
Creazione di una casella di posta
Nel sistema di whistleblowing è possibile creare una casella di posta protetta con il proprio pseudonimo/nome utente e una password. In questo modo può inviare in totale sicurezza al collaboratore competente dell'Erwin Hymer Group SE, o in seguito al esaminatore della segnalazione, segnalazioni in forma nominativa o anonima. Con questo sistema i dati sono memorizzati solo nel sistema di whistleblowing e quindi sono particolarmente al sicuro; non si tratta di una normale comunicazione via e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando invia la segnalazione o una informazione supplementare, ha la possibilità di inviare allegati al Group Compliance Officer dell'Erwin Hymer Group SE, o in seguito al esaminatore della segnalazione. Se desidera inviare una segnalazione senza indicare i Suoi dati personali, tenga presente la presente nota sulla sicurezza:
i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero permettere di risalire alla Sua persona. Rimuova questi dati prima dell'invio. Se non può rimuovere questi dati o se non è sicuro, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma confidenziale, specificando il numero di riferimento che riceverà alla fine del processo di segnalazione, all'indirizzo riportato a piè di pagina.
Conseguenze della mancata indicazione
In linea di principio non pe necessario che fornisca i Suoi dati personali. Se non rivela i Suio dati personali e i dati della persona incolpata, l'Erwin Hymer Group SE non può risalire alla Sua persona. Il trattamento della Sua segnalazione è pertanto possibile anche senza dati personali.
Durata della memorizzazione
I dati personali vengono conservati fino a quando è necessario per chiarire e successivamente valutare la segnalazione o se sussiste un interesse giustificato dell'azienda o questo è richiesto per legge. Al termine del trattamento della segnalazione, i dati vengono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Qualora non fosse possibile chiarire una segnalazione in modo definitivo, essa viene ulteriormente conservata nel sistema di whistleblowing (a seconda della qualità della segnalazione). In tal caso, se sono interessati dati personali sulla Sua persona, tali dati vengono rimossi dalla segnalazione.
I Suoi diritti come persona interessata
Ha il diritto di essere informato sui dati personali che La riguardano. Per ottenere tale informazione può rivolgersi a noi in qualsiasi momento. Se la richiesta di informazioni non avviene per iscritto, La preghiamo di comprendere che è possibile che Le chiediamo di dimostrare che Lei è la persona che dice di essere.
Ha inoltre il diritto di rettifica o cancellazione o limitazione del trattamento, nella misura in cui le spetti per legge.
Se il trattamento avviene in base ad un consenso, quest'ultimo può essere revocato in qualsiasi momento. Con la revoca del consenso resta impregiudicata la legittimità del trattamento avvenuto in base al consenso fino alla revoca.
Infine ha un diritto di opposizione al trattamento nei limiti delle disposizioni di legge. L'eventuale revoca va indirizzata a: compliance@erwinhymergroup.com
Nel quadro delle disposizioni in materia di dati personali esiste anche il diritto alla portabilità dei dati. Inoltre ha il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo
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