Datenschutzrichtlinie
Wir nehmen den Datenschutz und die Vertraulichkeit sehr ernst und halten uns an die Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-GDPR) sowie an die geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie diese Datenschutzhinweise sorgfältig, bevor Sie eine Meldung einreichen.
Zweck des Whistleblowing-Systems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dem Zweck, Meldungen über Verstöße gegen das Regelwerk der IBU sicher und vertraulich entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im BKMS® System basiert auf den berechtigten Interessen der IBU, durch die Biathlon Integrity Unit, Vorwürfe über vergangenes Fehlverhalten innerhalb der IBU zu untersuchen und weiteres Fehlverhalten aufzudecken und zu verhindern und damit schweren Schaden für die IBU und die Integrität des Biathlonsports zu vermeiden. Als Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung dient Artikel 6(1)(f) EU-GDPR.
Verantwortlichkeit
Die IBU ist letztlich für den Datenschutz im Whistleblowing-System verantwortlich, hat aber keinen Zugriff auf die Daten im System. Das System wird von der Kommission betrieben.
Das Meldesystem wird von einem spezialisierten Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Auftrag des IBU (über die Kommission) betrieben.
Die in das Meldesystem eingegebenen personenbezogenen Daten und Informationen werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum gespeichert. Nur die Kommission hat Zugang zu den Daten. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugriff auf die Daten. Dies wird bei dem zertifizierten Verfahren durch umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt.
Alle Daten werden verschlüsselt und mit einem mehrstufigen Passwortschutz gespeichert, so dass der Zugriff auf einen sehr kleinen Kreis von ausdrücklich autorisierten Personen innerhalb der Kommission (oder zu deren Unterstützung) beschränkt ist.
Fragen zum Datenschutz können an die juristische Sekretärin der Kommission (lauren.page@twobirds.com) gerichtet werden, die die Anfrage an den zuständigen Datenschutzbeauftragten innerhalb des IBU richtet oder weiterleitet.
Art der gesammelten persönlichen Daten
Die Nutzung des Meldesystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem einreichen, erfassen wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen:
- Ihren Namen, wenn Sie sich entscheiden, Ihre Identität preiszugeben;
- Ihre Kontaktdaten, wenn Sie sich entscheiden, diese preiszugeben; und
- die Namen von Personen und andere personenbezogene Daten von Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Berichten
Eingehende Berichte werden von der Kommission entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Kommission bewertet die Angelegenheit und führt alle weiteren Untersuchungen durch, die der jeweilige Fall erfordert.
Während der Bearbeitung einer Meldung oder der Durchführung einer speziellen Untersuchung kann es notwendig werden, Meldungen an die zuständigen Strafbehörden, die IBU und/oder andere Sportorganisationen weiterzugeben. Diese können ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben, in denen andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten gelten. Wir stellen stets sicher, dass bei der Weitergabe von Berichten die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Alle Personen, die Zugang zu den Daten erhalten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, es sei denn, Sie vereinbaren ausdrücklich, dass die Informationen nicht vertraulich behandelt werden müssen.
Information der beschuldigten Person
Grundsätzlich sind wir gesetzlich verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir eine sie betreffende Meldung erhalten haben, es sei denn, dies gefährdet die weiteren Ermittlungen zu der Meldung. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber, soweit dies rechtlich möglich ist, nicht preisgegeben.
Rechte der betroffenen Personen
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Bericht genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir unverzüglich, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung einer Meldung noch erforderlich sind. Daten, die nicht mehr benötigt werden, werden umgehend gelöscht. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Aufklärung des Sachverhalts und die Auswertung des Berichts erforderlich ist oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder es gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Abschluss der Berichtsverarbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Meldeportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und dem Meldesystem findet über eine verschlüsselte Verbindung (SSL) statt. Ihre IP-Adresse wird während Ihrer Nutzung des Meldesystems nicht gespeichert. Um die Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System aufrechtzuerhalten, wird auf Ihrem Rechner ein Cookie gespeichert, das lediglich die Sitzungs-ID enthält (ein sog. Null-Cookie). Dieses Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Sitzung gültig und verfällt, wenn Sie Ihren Browser schließen.
Es ist möglich (und wichtig), innerhalb des Meldesystems eine Postbox einzurichten, die mit einem individuell gewählten Pseudonym / Benutzernamen und Passwort gesichert ist. Dies ermöglicht es Ihnen, Berichte entweder namentlich oder anonym und sicher an die Kommission zu senden. Dieses System speichert die Daten nur innerhalb des Meldesystems, was es besonders sicher macht. Es handelt sich nicht um eine Form der regulären E-Mail-Kommunikation.
Hinweis zum Senden von Anhängen
Wenn Sie einen Bericht oder eine Ergänzung einreichen, können Sie gleichzeitig Anhänge an die Kommission senden. Wenn Sie einen anonymen Bericht einreichen möchten, beachten Sie bitte die folgenden Sicherheitshinweise: Dateien können versteckte persönliche Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden könnten. Entfernen Sie diese Daten vor dem Senden, wenn Sie anonym bleiben wollen. Wenn Sie diese Daten nicht entfernen können oder sich nicht sicher sind, wie Sie dies tun sollen, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs in Ihren Berichtstext oder senden Sie das ausgedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile angegebene Adresse und geben Sie dabei die am Ende des Berichtsverfahrens erhaltene Referenznummer an.
Version: 12 Jänner 2021