データ保護方針
Armacellでは、あなたの信頼がすべてであると考えています。そのため、あなたの権利についてお知らせし、どのような情報を収集するか、なぜ収集するかを簡単にご理解いただけるようにしたいと考えています。当社はデータ保護および機密性保持に真摯に取り組んでおり、EU一般データ保護規則（以下「EUのGDPR」といいます。）の条項および国内で適用されるデータ保護規則を忠実に守っています。通報を送る前に、データ保護情報をよくお読みください。
告発システムの目的と法的基盤
この告発システム（BKMS® System）は、Armacellグループのコンプライアンス規則違反に関する通報を安全かつ内密に受け取り、処理し、管理することを目的としています。BKMS® System内の個人データは、不正行為を発見・防止し、ひいてはArmacell、その社員およびお客様の名誉棄損を回避するために、当社の正当な利益に基づき処理されます。EUのGDPRの第6条第1項 (f) がこのデータ処理の法的根拠となります。
責任機関
この告発システムにおけるデータ保護への責任を持つ関係者は以下の通りです。
- Armacellグループおよび
- その系列会社
相互に独立した責任を持つ関係者として（以下 「Armacell」といいます）。この告発システムは、専門会社であるEQS Group GmbH（所在地：Bayreuther Str. 35、10789 Berlin、ドイツ）が、Armacellに代わって運営しています。
この告発システムに入力された個人データおよび情報は、高セキュリティのデータセンターにおいて、EQS Groupが管理するデータベースに保管されます。 このデータへのアクセスが可能なのはArmacellの告発委員会のみです。EQS Groupおよびその他の第三者はこのデータにアクセスできません。このことは、広範囲にわたる技術的および組織的な措置によって認証された手続きにおいて保証されています。
すべてのデータには複数レベルのパスワード保護があり、暗号化されて保存されるため、アクセスできるのはArmacell内で明示的に権限を持つ人物であるごく一部の範囲に限られています。
Armacellグループは、データ保護責任者を任命しています。データ保護とプライバシーに関する質問は、dataprotection@armacell.com宛てにお送りください。
収集される個人データの種類
この告発システムの使用は任意です。この告発システムを通じて通報を送る場合、私たちは以下の個人データおよび情報を収集します。
- 身元を明らかにすることを選択した場合は、あなたの名前、
- あなたがArmacell社員であるかどうか、および
- あなたが通報内で挙げた人物の名前、およびその人物のその他の個人データ。
通報処理の機密性
送られた通報は、Armacellのコンプライアンス部門内において、明示的に権限が与えられており、特別訓練を受けた一部の社員によって受領され、常に内密に取り扱われます。Armacellグループのコンプライアンス部門の社員が当該事案を判定し、特別なケースにおいて必要とされる詳細調査を実施します。
通報を処理する過程で、または特別調査を実施する中で、通報の事案が系列会社に関連するような場合は、Armacellグループ内のその他社員またはその他グループ会社の社員と通報を共有する必要性が生じる場合があります。後者の場合では、個人データのプライバシーに関して異なる規制があるEU非加盟国、または欧州経済領域圏外の国に拠点があることがあります。通報を共有する場合、当社は常に、適用されるデータ保護規則が確実に遵守されるようにします。
データへのアクセス権を受け取る人物にはすべて、守秘義務を維持することが義務付けられています。
告発された人物に関する情報
基本方針として、当社は告発された人物に対して、当人に関する通報を受け取ったことを通知することが法律で義務付けられています。ただし、その通報のさらなる調査が脅かされる場合はこの限りではありません。こうすることで、あなたの告発者としての身元は法的に可能な限り開示されることはありません。
データ主体の権利
欧州データ保護法に従って、あなたおよびご通報内で名前があげられた人物は、照会する権利、修正する権利、消去する権利、処理を制限する権利を有し、また該当する個人データの処理に関する異議を申し立てる権利を有します。異議を申し立てる権利が請求された場合、私たちは通報処理に必要な保存データが依然としてどの程度必要を直ちに調査します。すでに不要になっているデータは即座に削除されます。さらに、あなたには責任ある監督機関に苦情を提出する権利があります。
個人データの保存期間
個人データは、状況を明らかにし、通報内容の評価を実行するために必要な間、または会社の正当な関心が存在し、法律で義務付けられている限り保持されます。その通報の処理が終了した後、データは法的要件に従って削除されます。
告発システムの利用
お使いのコンピューターと告発システム間の通信は、暗号化された接続（SSL） を介して行われます。この告発システムを利用している間、あなたのIPアドレスは保存されません。お使いのコンピューターとBKMS® Systemの間の接続を維持するために、セッションID（いわゆる空のクッキー）を含むクッキーがお使いのコンピューターに保存されます。このクッキーはセッションが終了するまでの間に限って有効であり、ブラウザを閉じると無効になります。
この告発システム内では、あなたが個人的に選択する仮名/ユーザネームおよびパスワードによって保護されるメールボックスを設置することが可能です。これによってArmacellの担当社員宛てに、実名または匿名のいずれかの形で、安全に通報を送ることができます。このシステムはデータを告発システム内にのみ保管するため、特に安全な仕様になっています。これは通常の電子メールによる通信とは異なります。
添付ファイルを送る際の注意点
通報または補足情報を送る際には、同時にArmacellグループの担当社員に添付ファイルを送ることもできます。匿名で通報を送りたい場合は、以下の安全に関するご注意に気を付けてください：ファイルには、匿名性を損なう個人機密情報が含まれている可能性があります。ファイルを送信する前にこのデータを削除してください。このデータの削除ができない場合、または削除方法が分からない場合、添付ファイルの文書をあなたのメッセージのテキストへとコピーするか、または印刷した文書を匿名でフッターに記載されている住所に送ってください。この際、通報を送る手順の最後に受取る整理番号を記載してください。
バージョン：2021年6月
