Polityka ochrony danych
W Armacell Twoje zaufanie jest dla nas najważniejsze. Dlatego chcemy poinformować Cię o Twoich prawach i ułatwić Ci zrozumienie, jakie informacje zbieramy i dlaczego. Ochronę danych i poufność traktujemy bardzo poważnie i przestrzegamy przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), a także krajowych regulacji w zakresie ochrony danych. Przed wysłaniem zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z informacjami o ochronie danych.
Cel i podstawa prawna działania systemu zgłoszeniowego
System zgłoszeniowy (BKMS® System) służy do bezpiecznego i poufnego odbierania i przetwarzania zgłoszeń dotyczących naruszeń zasad compliance w grupie Armacell oraz do zarządzania tymi zgłoszeniami. Przetwarzanie danych osobowych w ramach BKMS® System wynika z uzasadnionego interesu firmy, który przejawia się w wykrywaniu nadużyć i zapobieganiu im, aby uniknąć szkody dla Armacell oraz jej pracowników i klientów. Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1, lit. f RODO.
Podmiot odpowiedzialny
Podmiotem odpowiedzialnym za ochronę danych w systemie zgłoszeniowym jest
- grupa Armacell
- i podmioty zależne
jako podmioty o wzajemnie odrębnej odpowiedzialności (dalej: „Armacell”). Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin (Niemcy) działająca w imieniu Armacell.
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu zgłoszeniowego są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Dostęp do danych ma wyłącznie komisja ds. informatorów w Armacell. EQS Group i inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewniają to certyfikowana procedura oraz liczne środki techniczne i organizacyjne.
Przechowywane dane są szyfrowane i zabezpieczone wielopoziomową strukturą haseł, dzięki czemu dostęp do danych ma tylko bardzo niewielka grupa wyraźnie upoważnionych pracowników Armacell.
Grupa Armacell wyznaczyła inspektora ds. ochrony danych. Pytania dotyczące ochrony danych i prywatności można kierować na adres: dataprotection@armacell.com.
Rodzaj zbieranych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego zbierane są następujące dane osobowe i informacje:
- imię i nazwisko, jeśli informator zrezygnował z zachowania anonimowości,
- informacja o zatrudnieniu w Armacell oraz
- nazwiska i inne dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu.
Poufne przetwarzanie zgłoszeń
Nadesłane zgłoszenia trafiają do niewielkiej grupy wyraźnie upoważnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników działu Armacell ds. compliance i są zawsze traktowane jako poufne. Pracownicy Armacell z działu ds. compliance analizują sytuację i przeprowadzają dalsze postępowanie dostosowane do poszczególnych przypadków.
Podczas przetwarzania zgłoszenia lub prowadzenia specjalnego postępowania może pojawić się konieczność udostępnienia zgłoszenia innym pracownikom Armacell lub pracownikom powiązanych firm, np. jeżeli zgłoszenie odnosi się do incydentów w spółkach zależnych. Spółki te mogą mieć siedziby poza Unią Europejską albo Europejskim Obszarem Gospodarczym i mogą tam obowiązywać inne przepisy o ochronie danych osobowych. Zgłoszenie jest udostępniane po zagwarantowaniu przestrzegania przepisów o ochronie danych.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Informacje na temat osoby, której dotyczy zgłoszenie
Zgodnie z prawem jesteśmy zobowiązani poinformować osoby, których dotyczy zgłoszenie o jego otrzymaniu, chyba że mogłoby to negatywnie wpłynąć na dalsze postępowanie. Tożsamość informatora nie jest ujawniana, jeżeli tylko pozwala na to prawo.
Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z europejskimi przepisami o ochronie danych osobowych sygnalista oraz wszystkie osoby wskazane w zgłoszeniu mają prawo dostępu do danych, do żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, które ich dotyczą. Jeśli osoba, której dane dotyczą, wniesie sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, firma niezwłocznie oceni stopień, w jakim przechowywane dane są niezbędne do przetworzenia zgłoszenia. Dane, które nie są niezbędne zostaną niezwłocznie usunięte. Osoba, której dane są przetwarzane, ma również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do wyjaśnienia sytuacji i oceny zgłoszenia, jak długo istnieje uzasadniony interes firmy albo jak długo jest to wymagane przez prawo. Gdy przetwarzanie zgłoszenia zostanie zakończone, dane są usuwane zgodnie z wymogami prawnymi.
Korzystanie z portalu zgłoszeniowego
Komunikacja między komputerem osoby zgłaszającej a systemem zgłoszeniowym odbywa się poprzez połączenie szyfrowane (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP komputera osoby zgłaszającej nie zostanie zapisany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem zgłoszeniowym BKMS® System, na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie identyfikator sesji (tzw. cookie sesji). Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do zakończenia Twojej sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
W systemie zgłoszeniowym można stworzyć skrzynkę pocztową, zabezpieczoną wybranym pseudonimem / nazwą użytkownika i hasłem. Pozwala ona bezpiecznie wysyłać imienne albo anonimowe zgłoszenia do odpowiedniego pracownika Armacell. System przechowuje dane wyłącznie w ramach systemu zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma standardowej komunikacji mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
Do zgłoszenia albo uzupełnienia zgłoszenia wysyłanego odpowiedniemu pracownikowi grupy Armacell można dołączyć załączniki. Jeśli zgłoszenie ma zostać wysłane anonimowo, należy wziąć pod uwagę następujące wskazówki dotyczące bezpieczeństwa: Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe potencjalnie zagrażające anonimowości. Przed wysłaniem plików należy usunąć takie dane. Jeżeli usunięcie tych danych jest niemożliwe albo problematyczne, skopiuj tekst z załącznika do tekstu zgłoszenia albo anonimowo wyślij wydrukowany dokument na adres podany w stopce, oznaczając go numerem referencyjnym wygenerowanym na końcu procedury zgłoszeniowej.
Wersja: czerwiec 2021
