Twoje zgłoszenie NOVOTRUST jest dla nas cenne.

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

Zgodność z przepisami ustawowymi oraz zasadami wewnątrzzakładowymi jest częścią pozytywnej i otwartej kultury firmy.

Możesz mieć informacje o nielegalnym procederze, który zagraża firmie w ramach grupy NOVOMATIC AG. Twoje zgłoszenie pomoże wykryć potencjalne szkody finansowe lub szkody na reputacji albo ryzyka licencyjne w odpowiedniej firmie. Pomoże to zapewnić trwały sukces grupy NOVOMATIC AG i utrzymanie miejsc pracy.

Jakie zgłoszenia są pomocne dla organizacji?

Zgłoszenia dotyczące naruszenia prawa, regulacji wewnętrznych grupy i odpowiedniego kodeksu postępowania będą rejestrowane i przekazywane dalej.

Podczas procesu zgłaszania otrzymasz szczegółowe informacje na temat możliwych kategorii danego zgłoszenia.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak stworzyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać zgłoszenie (imienne albo anonimowe), kliknij przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

Proces zgłaszania składa się z 4 etapów:

1. Na początku zostaniesz poproszony o zapoznanie się z informacjami nt. ochrony anonimowości oraz o wpisanie kodu bezpieczeństwa.
2. Na kolejnej stronie należy wybierać kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można sformułować własnymi słowami treść zgłoszenia oraz odpowiedzieć na pytania o zdarzenie poprzez prosty wybór odpowiedzi. W polu tekstowym można wpisać do 5000 znaków, co odpowiada jednej stronie tekstu. Razem ze zgłoszeniem można wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje na temat autora. Po wysłaniu zgłoszenia zostanie wygenerowany numer referencyjny, potwierdzający przekazanie zgłoszenia. Oczywiście możesz wybrać, czy Twoje zgłoszenie będzie przetwarzane wyłącznie przez daną firmę, czy też zostanie skierowane bezpośrednio do NOVOMATIC AG, jako firmy matki.
4. Następnie należy stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej prześlemy wiadomość od referenta zawierającą odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem.

Jeżeli posiadasz już bezpieczną skrzynkę pocztową, możesz się do niej zalogować, klikając „Login”. Tutaj również na początku musisz wpisać kod bezpieczeństwa.

Technologia wykorzystywana w BKMS^® System będzie chronić anonimowość sygnalisty, o ile on sam nie wprowadzi danych pozwalających na jego identyfikację.

Możesz mieć pewność, że firma jest zainteresowana wyłącznie zgłaszanymi incydentami. Trzeba ujawniać złe praktyki i zapobiegać stratom finansowym.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Zastosowany proces BKMS^® System kładzie szczególny nacisk na ochronę sygnalisty. Systemowa funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Podczas tworzenia bezpiecznej skrzynki pocztowej należy wybrać pseudonim/nazwę użytkownika oraz hasło. Te dane dostępowe nie są widoczne dla nikogo poza Tobą. W razie utraty danych logowania należy wysłać nowe zgłoszenie i stworzyć nową skrzynkę pocztową. Jeśli to możliwe, podaj numer referencyjny poprzedniego zgłoszenia. Nowa skrzynka pocztowa nie będzie zawierać żadnych treści związanych z Twoim wcześniejszym zgłoszeniem.

Anonimowe zgłaszanie jest możliwe dzięki szyfrowaniu oraz innym specjalnym procedurom bezpieczeństwa. Jeśli wysyłasz zgłoszenie anonimowo, na żadnym etapie procesu rejestracji nie zostaniesz poproszony o podanie informacji osobowych. Nie należy wysyłać informacji umożliwiających ustalenie Twojej tożsamości. Nie należy wysyłać zgłoszenia z urządzenia, np. komputera lub smartfonu, udostępnionego przez pracodawcę.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej referent wysyła wiadomość z informacjami o przetwarzaniu zgłoszenia albo zadaje pytania, jeśli jakieś elementy wymagają wyjaśnienia – sygnalista cały czas pozostaje anonimowy. W całym procesie nie są ważni sygnaliści, lecz zgłoszenia, które pozwalają zapobiec szkodom.

Jakimi konsekwencjami powinienem się przejmować?

Ochrona sygnalistów jest dla nas ważna!

Gwarantujemy pełną poufność w obsłudze Twojego zgłoszenia i – jeżeli życzysz sobie anonimowości – zapewniamy Twoją anonimowość w oparciu o odnośne regulacje, o ile nie jesteśmy zobowiązani do ujawnienia danych sądowi lub organom publicznych, co może obejmować przypadki obrony oskarżanych osób.

W ścisłej zgodności z obowiązującym prawem uzyskujesz ochronę przed dyskryminacją, degradacją i innymi formami represji.

Zwróć uwagę, że ochrona obowiązuje tylko wtedy, gdy wysyłasz zgłoszenie w dobrej wierze, czyli inaczej mówiąc, jeśli masz uzasadniony powód by uważać, że doszło do naruszenia prawa, wewnętrznych regulacji grupy lub kodeksu postępowania.

Ochrona nie obowiązuje w przypadku zgłoszeń celowo nieprawdziwych.

Kto przetwarza moje zgłoszenie?

W zależności od wyboru, otrzymane zgłoszenia mogą być przekazywane bezpośrednio do odpowiedzialnych managerów ds. compliance / lokalnych specjalistów ds. sygnalistów w danej firmie albo do działu prawnego ds. compliance grupy NOVOMATIC AG jako podmiotu nadrzędnego. Istnieje również możliwość wysłania zgłoszenia w taki sposób, by obie firmy miały do niego dostęp. W każdym przypadku Twoje informacje będą przeglądane i przetwarzane przez specjalnie przeszkolonych pracowników, zobowiązanych do zachowania ścisłej poufności. Przysłane zgłoszenie będzie dostępne dla bardzo ograniczonej liczby osób.

Zgłoszenia w kategorii „Dyskryminowanie / napastowanie / mobbing” nie będą przetwarzane przez odpowiednich managerów ds. compliance / lokalnych specjalistów ds. sygnalistów. Będą one przekazywane bezpośrednio do wewnętrznych działów skarg NOVOMATIC AG.