Informativa sulla protezione dei dati
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono molto importanti e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati europeo (RGPD) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Leggete con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Scopo e base giuridica del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e dunque a evitare danni a tutte le aziende del gruppo Schaltbau, ai loro dipendenti e ai loro clienti. La base giuridica del trattamento dei dati personali da parte nostra è l'articolo 6(1)(f) dell'RGPD (regolamento generale sulla protezione dei dati).
Responsabili
I responsabili della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing sono
- Schaltbau Holding AG e
- le sue società controllate
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: Schaltbau). Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto del gruppo Schaltbau.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo i dipendenti di Schaltbau possono vedere i dati. EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono memorizzati criptati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso Schaltbau.
Schaltbau ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali richieste di informazioni sulla protezione dei dati possono essere inviate a Stefan Hackenberg (Stefan.Hackenberg@ditis.de).
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, noi raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- Nome, se scegliete di rivelare la vostra identità
- Se siete dipendenti di Schaltbau
- I nomi e altri dati personali delle persone che indicate nella vostra segnalazione, se pertinenti
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati appartenenti all'organizzazione di compliance di Schaltbau e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell'organizzazione di compliance di Schaltbau valutano la questione e procedono alle eventuali indagini necessarie per il caso specifico.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di Schaltbau o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti occorsi nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, in cui vigono norme diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La vostra identità come whistleblower non sarà da noi divulgata a meno che non ci sia legalmente richiesto.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei vostri dati personali. Se ci si avvale del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, si valuterà immediatamente se i dati conservati sono necessari per l'analisi di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Avete anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell'azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati saranno cancellati secondo le disposizioni di legge.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e BKMS® System, viene memorizzato sul vostro computer un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
All'interno del sistema di whistleblowing è possibile creare una casella di posta protetta da un nome utente/uno pseudonimo e una password scelti individualmente. Questo vi permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso Schaltbau in forma nominativa o anonima e in maniera sicura. I dati vengono archiviati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che è altamente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Insieme a una segnalazione o a un'informazione supplementare potete inviare anche allegati al dipendente responsabile presso Schaltbau. Se desiderate inviare una segnalazione anonima, vi preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Eliminate questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non siete in grado di eliminare questi dati o non sapete come farlo, copiate il testo del vostro allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, indicando il numero di riferimento ricevuto al termine del processo di segnalazione.
Versione: 6 novembre 2020
