Говорете!

Какво представлява системата за сигнали на Intersnack?

Системата за сигнали на Intersnack е уеб-базирана система за сигнали от EQS Group GmbH. EQS Group GmbH е немска фирма със седалище в Берлин. (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) предоставя на своите служители, както и на своите клиенти и бизнес партньори система за сигнали в Intersnack, в случай че имат притеснения относно спазването на законите или вътрешните политики на фирмата и изпращането на съобщения за тези опасения лично не изглежда подходящо. Съобщенията могат да се изпращат по име или анонимно.

Защо трябва да изпратя съобщение?

Спазването на законодателството и вътрешните правила на фирмата е част от положителната и отворена фирмена култура.

Може би сте забелязали уронващо престижа поведение или рискове, които поставят фирмата в риск. Изпращането на съобщение ни помага да открием нарушенията на ранен етап и да предотвратим вредите на фирмата. Това помага да се гарантира траен успех на фирмата и защитава по-нататъшното съществуване на нейните работни места.

Какъв вид съобщение е от полза?

Изпращайте съобщения за нарушения на приложимите закони, политики или кодекс за поведение, като например:

• Престъпления и нарушения, наложени с административни глоби, като корупция, измама, злоупотреба с доверие, кражба и присвояване, разкриване на бизнес тайни
• Нарушенията на конкуренцията и антимонополното право
• Нарушение на правата на човека
• Сериозни нарушения на кодекса за поведение или политиките на фирмата

Моля, имайте предвид, че всяка информация, която изпращате може да доведе до решения, които могат да имат последици за работниците и служителите на Intersnack Group или трети страни. Поради тази причина, Ви молим да изпращате само информация, която е вярна, пълна и достоверна.

Моля, не използвайте тази система за запитвания или оплаквания относно продукти или услуги. Системата за сигнали също не е подходящ инструмент за ескалация на общи конфликти с началници или колеги или за общи чувствителни ситуации.

Научих за възможно нарушение на спазването на законодателството. Длъжен ли съм да изпратя съобщение чрез системата за сигнали на Intersnack?

Политиките на Intersnack Group не налагат задължение за изпращане на съобщения за нарушения на спазването на законодателството. Независимо от това, бихме искали изрично да насърчим нашите служители и нашите бизнес партньори да ни информират за всякакви предполагаеми нарушения на нашия кодекс за поведение или нашите политики на фирмата. Отделът за съответствие винаги ще разследва съобщенията внимателно и справедливо и ще третира всички въпроси поверително.

По-добре ли е да посоча името си или да изпратя съобщение анонимно в системата за сигнали?

Възможни са и двете опции. Дори при изпращане на анонимно съобщение, можете да създадете защитена пощенска кутия в системата за изпращане и получаване на съобщения. Опитът обаче показва, че разследването на инциденти често е по-бързо и по-ефективно, когато лицата, подали сигнали, посочат името си.

Сигурна ли е системата за сигнали на Intersnack?

Системата за сигнали на Intersnack е сертифицирана и стандартизирана система с възможно най-висока сигурност на данните и достъпа. Връзката е сигурна и съдържанието е криптирано. Никакви външни лица нямат достъп, включително EQS Group GmbH. Системата и центърът за данни с висока степен на сигурност са сертифицирани в съответствие с ISO 27001. Услугата се хоства в център за данни от ниво 3+ на сигурност в Германия. Съобщенията не могат да бъдат проследени до техния източник. Теоретично ИТ персоналът във фирмата може да каже дали служителите са имали достъп до уебсайта на системата за сигнали, но не и дали е изпратено съобщение. Ако вие, като лицето подало сигнала, искате да предотвратите и тази възможност, използвайте компютър или мобилно устройство извън мрежата на фирмата.

Какъв е процесът за изпращане на съобщение? Как мога да създам пощенска кутия?

Ако искате да изпратите съобщение (по име или анонимно), кликнете върху бутона “Изпращане на съобщение” отгоре на заглавната ни страница.

Процесът на изпращане на съобщение се състои от 4 стъпки:

1. Първо ще бъдете помолени да прочетете информация за защитата на вашата анонимност и да отговорите на запитване относно сигурността.
2. На следващата страница ще бъдете попитани за ключовия момент на вашето съобщение.
3. На страницата със съобщението, можете да формулирате вашето съобщение със собствени думи и да изберете отговори на въпросите относно случая чрез просто избиране на отговорите. Може да напишете до 5 000 символа в полето за свободен текст, което съответства на цяла страница. Можете също така да изпратите файл до 5 МБ към Вашето съобщение. След изпращането на вашето съобщение, ще получите референтен номер за потвърждение, че съобщението ви е изпратено.
4. Накрая ще бъдете помолени да създадете ваша собствена защитена пощенска кутия. Ще получите обратно съобщение от нас чрез тази пощенска кутия, включително и отговори на въпроси и информация за прогреса на вашето съобщение.

Ако вече имате защитена пощенска кутия, можете да влезете в нея директно чрез бутона “Вход”. При достъп до предварително създадена пощенска кутия ще трябва първо да отговорите на запитване относно сигурността.

Освен ако не въведете лични данни, които могат да ви позволят да бъдете идентифицирани, технологията на системата за сигнали на Intersnack ще защити вашата анонимност.

Как да получа обратно съобщение и в същото време да запазя анонимността си?

Използваният процес на системата за сигнали на Intersnack поставя на първо място защитата на лицата, подали сигналите. Функцията на системата за защита на анонимността е сертифицирана от анонимен орган.

Когато извършвате настройката на вашата защитена пощенска кутия, моля, изберете вашия личен псевдоним/потребителско име и парола. Тези идентификационни данни не са видими за никого, освен за вас. В случай, че загубите информацията си за вход, моля, изпратете ново съобщение и създайте нова пощенска кутия. Ако е възможно, моля, посочете референтния номер на предишното си съобщение. Новата пощенска кутия няма да съдържа никакво съдържание, свързано с предишното ви съобщение.

Вашето съобщение се съхранява анонимно чрез криптиране и специални процедури за сигурност. Никога няма да бъдете попитани за лична информация, ако изпратите съобщение анонимно. Не изпращайте също и данни, които могат да бъдат проследени обратно до вас. Ако искате да гарантирате анонимността си, не използвайте никакво устройство, като компютър или смартфон, предоставено от вашия работодател, за да изпратите вашето съобщение.

Чрез защитената пощенска кутия, проверяващият ще ви изпрати обратно съобщение за по-нататъшната обработка на вашето съобщение или ще ви зададе въпроси, ако някои подробности са все още неясни. Вие ще останете анонимни по време на диалога.

Какво се случва след изпращането на съобщение в системата?

След изпращане на съобщение, отделът по съответствие на Intersnack Group GmbH & Co. KG получава известие за новото съобщение. Като лице, което е подало сигнала, ще бъдете информирани, че съобщението ви е получено. След това съобщението ще бъде внимателно проучено. В зависимост от случая, други отдели във фирмата, като вътрешен одит, могат да участват в разследването на ситуацията. В зависимост от обстоятелствата използваме външна помощ от специализирани доставчици на услуги или адвокати в нашето разследване. Съобщението винаги ще се обработва с възможно най-голяма конфиденциалност. Лицата, подали сигнали, които действат добросъвестно, са защитени от всякакъв вид дискриминация. В същото време ние също така защитаваме служителите и бизнес партньорите от необосновани обвинения. Държим лицата, подали сигнали, информирани за хода на разследването, дори ако не винаги е възможно да се споделят всички подробности.