Nebojte se promluvit!

Co je to systém nahlašování Intersnack?

Systém nahlašování Intersnack je webový systém nahlašování od firmy EQS Group GmbH. EQS Group GmbH je německá firma se sídlem v Berlíně (www.eqs.bkms-system.com). Firma Intersnack Group GmbH & Co. KG (skupina Intersnack) poskytuje systém nahlašování Intersnack svým zaměstnancům i zákazníkům a obchodním partnerům pro případ, že by měli obavy ohledně dodržování zákonů nebo vnitropodnikových zásad a hlášení takových obav osobně se nezdá být vhodné. Hlášení lze podat pod svým jménem nebo anonymně.

Proč bych měl(a) podat hlášení?

Dodržování zákonů a vnitropodnikových zásad je součástí pozitivní a otevřené firemní kultury.

Možná jste si všimli škodlivého chování nebo rizik, které ohrožují naši firmu. Podání hlášení nám pomůže včas odhalit porušení v raném stádiu a předcházet škodám pro firmu. To přispívá k dlouhodobému úspěchu firmy a je tím chráněna pokračující existence zaměstnání.

Jaký druh hlášení je přínosný?

Hlášení porušení platných zákonů, zásad nebo etického kodexu, jako např:

• Trestné činy a přestupky vymáhané správními pokutami, jako je například korupce, podvod, porušení důvěry, krádež a zpronevěra, vyzrazení obchodního tajemství
• Porušování právních předpisů v oblasti hospodářské soutěže a kartelů
• Porušování lidských práv
• Jiná porušení etického kodexu nebo firemních zásad

Upozorňujeme, že veškeré vámi odeslané informace mohou vést k rozhodnutím, která mohou mít následky pro zaměstnance skupiny Intersnack nebo třetí strany. Z tohoto důvodu vás žádáme o odeslání pouze takových informací, které jsou podle vašeho nejlepšího vědomí správné a úplné.

Tento systém nepoužívejte pro dotazy či stížnosti k produktům či službám. Systém nahlašování také není vhodným nástrojem pro eskalaci obecných konfliktů s nadřízenými nebo kolegy nebo pro obecné citlivé situace.

Dozvěděl/a jsem se o možném porušení předpisů. Jsem povinen/povinna to nahlásit prostřednictvím systému nahlašování Intersnack?

Zásady skupiny Intersnack neukládají povinnost hlásit porušení předpisů. Přesto bychom chtěli výslovně vyzvat naše zaměstnance a obchodní partnery, aby nás informovali o jakémkoli podezření na porušení našeho etického kodexu nebo našich firemních zásad a/nebo zákona. Oddělení pro dodržování předpisů bude hlášení prošetřovat vždy pečlivě a spravedlivě a zacházet se všemi záležitostmi důvěrně.

Je lepší uvést své jméno nebo podat hlášení v systému nahlašování anonymně?

K dispozici jsou obě možnosti. I v případě podání anonymního hlášení si můžete v systému zřídit chráněnou poštovní schránku pro zasílání a přijímání zpráv. Zkušenosti však ukazují, že prošetřování událostí je často rychlejší a efektivnější, pokud oznamovatelé uvedou své jméno.

Je systém nahlašování Intersnack bezpečný?

Systém nahlašování Intersnack je certifikovaný a standardizovaný systém s nejvyšším možným zabezpečením dat a přístupu. Připojení je zabezpečené a obsah je šifrovaný. Přístup k němu nemají žádné externí strany, včetně firmy EQS Group GmbH. Systém a vysoce zabezpečené datové centrum jsou certifikovány podle normy ISO 27001. Služba je umístěna v datovém centru s úrovní zabezpečení 3+ v Německu. Hlášení nelze vysledovat zpět k jejich zdroji. Pracovníci IT ve firmě mohou zjistit, zda zaměstnanci přistupovali na webové stránky systému nahlašování, nikoliv už však to, zda bylo podáno hlášení. Pokud byste jako oznamovatelé chtěli zabránit i této možnosti, můžete použít počítač nebo mobilní zařízení mimo firemní síť.

Jaký je postup pro podávání hlášení? Jak si mohu zřídit poštovní schránku?

Přejete-li si podat hlášení (pod svým jménem nebo anonymně), klikněte na tlačítko „Podat hlášení“ nahoře na naší úvodní stránce.

Proces podávání hlášení se skládá ze 4 kroků:

1. Nejdříve budete požádáni, abyste si přečetli určité informace týkající se ochrany vaší anonymity a zodpověděli bezpečnostní dotaz.
2. Na další stránce budete požádáni, abyste určili téma svého hlášení.
3. Na stránce hlášení jej můžete podrobněji popsat vlastními slovy a odpovědět na otázky týkající se daného případu jednoduchým vybráním odpovědí. Ve volném textovém poli můžete zadat až 5 000 znaků, což odpovídá celé jedné stránce. Jako podklad svého hlášení můžete také odeslat soubor o velikosti do 5 MB. Po podání hlášení obdržíte referenční číslo s potvrzením, že vaše hlášení bylo podáno.
4. Na závěr budete požádáni, abyste si zřídili svou vlastní chráněnou poštovní schránku. Prostřednictvím této poštovní schránky od nás obdržíte zpětné hlášení včetně odpovědí na otázky a informací o zpracování vašeho hlášení.

Pokud již chráněnou poštovní schránku máte, můžete se do ní přihlásit přímo pomocí tlačítka „Přihlášení“. Při přístupu k dříve vytvořené poštovní schránce budete také nejprve muset odpovědět na bezpečnostní dotaz.

Pokud nezadáte osobní údaje, které by umožnily vaši identifikaci, technologie systému nahlašování Intersnack bude vaši anonymitu chránit.

Jak získám zpětné hlášení a zároveň si zachovám anonymitu?

V rámci používaného procesu systému nahlašování Intersnack je kladen ten nejvyšší důraz na ochranu oznamovatele. Funkce ochrany anonymity v systému je certifikována nezávislým úřadem.

Při vytváření chráněné poštovní schránky si prosím vyberte vlastní pseudonym / uživatelské jméno a heslo. Tyto přihlašovací údaje nejsou viditelné pro nikoho kromě vás. Pokud ztratíte své přihlašovací informace, podejte nové hlášení a zřiďte si novou poštovní schránku. Je-li to možné, uveďte referenční číslo svého předchozího hlášení. Nová poštovní schránka nebude obsahovat žádný obsah spojený s vaším předchozím hlášením.

Vaše hlášení je uchováno v anonymitě pomocí šifrování a specializovaných bezpečnostních opatření. Podáte-li hlášení anonymně, nebudete nikdy požádáni o osobní údaje. Rovněž nezadávejte žádné údaje, které by umožnily odvození, že se jedná o vaši osobu. Chcete-li si zajistit anonymitu, nepoužívejte žádné zařízení, například počítač nebo mobilní telefon, které vám poskytl váš zaměstnavatel.

Přes chráněnou poštovní schránku vám referent poskytne zpětné hlášení k dalšímu zpracování vašeho hlášení nebo vám položí dotazy, pokud budou některé údaje nejasné. Během tohoto dialogu zůstanete v anonymitě.

Co se stane po podání hlášení v systému?

Po podání hlášení obdrží oddělení pro dodržování předpisů firmy Intersnack Group GmbH & Co. KG oznámení o novém hlášení. Jako oznamovatel budete informováni o přijetí vašeho hlášení. Hlášení bude následně pečlivě prošetřeno. V závislosti na povaze případu mohou být do vyšetřování zapojeny i další útvary ve firmě, například interní audit. V závislosti na okolnostech případu využíváme při vyšetřování externí zdroje, např. specializované poskytovatele služeb nebo advokáty. S hlášením bude vždy nakládáno s maximální možnou důvěrností. Oznamovatelé jednající v dobré víře jsou chráněni před jakoukoli diskriminací. Současně chráníme také zaměstnance a obchodní partnery před neoprávněnými obviněními. Oznamovatele informujeme o stavu vyšetřování, i když není vždy možné sdělit všechny podrobnosti.