Sig fra!

Hvad er et Intersnack whistleblowing-system?

Intersnack whistleblowing-system er et webbaseret whistleblowing-system fra EQS Group GmbH. EQS Group GmbH er et tysk firma med hovedsæde i Berlin (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) leverer Intersnack whistleblowing-systemet til sine medarbejdere samt til kunder og forretningspartnere, hvis disse er bekymrede over, om lovene eller firmaets politik overholdes, og samtidig ikke bryder sig om at rapportere disse bekymringer personligt. Rapporter kan indgives med navn eller anonymt.

Hvorfor skal jeg indgive en rapport?

Compliance vedrørende lovmæssige og interne regler i firmaet er en del af en positiv og åben virksomhedskultur.

Måske har du været vidne til skadelig opførsel eller risici, som kan være til fare for firmaet. Ved at indgive en rapport hjælper du os med at opdage risici på et tidligt tidspunkt og forhindrer dermed, at firmaet skades. Dette bidrager til firmaets vedvarende succes og beskytter firmaets fortsatte beskæftigelsesgrundlag.

Hvilken slags rapport er nyttig?

Rapportér overtrædelser af gældende love, politikker eller adfærdskodekser såsom:

• Forbrydelser og overtrædelser, der håndhæves med administrative bøder, såsom korruption, bedrageri, tillidsbrud, tyveri og underslæb, afsløring af forretningshemmeligheder
• Overtrædelse af konkurrence- og kartellovgivning
• Overtrædelse af menneskerettighederne
• Alvorlige overtrædelser af adfærdskodeksen eller virksomhedspolitikker

Husk, at enhver information, som du indgiver, kan føre til beslutninger, der kan få konsekvenser for Intersnack Group-medarbejdere eller tredjeparter. Derfor bedes du kun indgive informationer, som efter din bedste overbevisning er sande.

Brug venligst ikke dette system til forespørgsler eller klager over produkter eller tjenester. Whistleblowing-systemet er heller ikke det rigtige værktøj til optrapning af generelle konflikter med overordnede eller kolleger eller til generelle følsomme situationer.

Jeg har fået kendskab til en overtrædelse. Er jeg forpligtet til at rapportere dette via Intersnack whistleblowing-systemet?

Du har ikke pligt til at rapportere en overtrædelse ifølge Intersnack Group. Ikke desto mindre vil vi gerne udtrykkeligt opfordre vores medarbejdere og vores forretningspartnere til at informere os om enhver formodet overtrædelse af vores adfærdskodeks eller vores firmapolitikker og/eller loven. Compliance-afdelingen vil altid undersøge rapporter omhyggeligt og retfærdigt og behandle alle sager fortroligt.

Er det bedre at inkludere mit navn eller at indgive rapporten anonymt i whistleblowing-systemet?

Du har mulighed for begge alternativer. Selv i tilfælde af, at du har indgivet en anonym rapport, kan du oprette en sikker postkasse i systemet til at sende eller modtage beskeder. Men erfaringen har vist, at undersøgelsen af hændelser ofte er hurtigere og mere effektiv, når whistleblowere oplyser deres navn.

Er Intersnack whistleblowing-systemet sikkert?

Intersnack whistleblowing-systemet er et certificeret og standardiseret system med den højest mulige data- og adgangssikkerhed. Forbindelsen er sikker, og indholdet er krypteret. Eksterne parter, herunder EQS Group GmbH, har ikke adgang. Systemet og højsikkerhedsdatacentret er certificeret i henhold til ISO 27001. Ydelsen udbydes i et datacenter med sikkerhedsniveau 3+ i Tyskland. Rapporter kan ikke spores tilbage til dig. Teoretisk set kan it-medarbejdere i firmaet fortælle, om medarbejderne har haft adgang til whistleblowing-systemets hjemmeside, men ikke om der er indgivet en rapport. Hvis du som whistleblower også vil forhindre denne mulighed, kan du endvidere bruge en computer eller en mobilenhed uden for firmaets netværk.

Hvad er forløbet for at indgive en rapport? Hvordan opretter jeg en postkasse?

Hvis du vil indgive en rapport (enten med navns nævnelse eller anonymt), skal du klikke på knappen „Indgiv rapport” øverst på introduktionssiden.

Behandlingen af rapporten består af 4 trin:

1. For det første vil du blive bedt om at læse nogle oplysninger vedrørende beskyttelsen af din anonymitet samt besvare en kontrolkode.
2. På den næste side vil du blive bedt om at angive, hvilken kategori din rapport hører ind under.
3. På rapporteringssiden kan du uddybe din rapport med dine egne ord og besvare spørgsmål om hændelsen ved blot at vælge svar. Du kan skrive op til 5.000 tegn i fritekstfeltet, hvilket svarer til en hel side. Du kan også vedhæfte en fil på op til 5 MB til uddybelse af din rapport. Efter afsendelse af din rapport vil du modtage et referencenummer som bekræftelse på, at din rapport er indgivet.
4. Til sidst bliver du bedt om at oprette en sikker postkasse. Du modtager en tilbagemelding fra os via denne postkasse samt svar på spørgsmål og informationer om status på din rapport.

Hvis du allerede har en sikker postkasse, kan du få direkte adgang til den via knappen „Login”. Når du får adgang til en tidligere oprettet postkasse, skal du også først besvare en kontrolkode.

Medmindre du indtaster persondata, som gør det muligt at identificere dig, beskytter Intersnack-whistleblowing-systemet din anonymitet.

Hvordan kan jeg få tilbagemeldinger og være anonym på samme tid?

Det anvendte Intersnack whistleblowing-system lægger stor vægt på at beskytte whistlebloweren. Systemets funktion til beskyttelse af anonymiteten er certificeret af en uafhængig instans.

Ved oprettelse af din sikre postkasse skal du vælge pseudonym/brugernavn og adgangskode. Disse data er ikke synlige for andre end dig selv. Hvis du mister dine loginoplysninger, skal du indgive en ny rapport og oprette en ny postkasse. Angiv referencenummeret på din tidligere rapport, hvis det er muligt. Den nye postkasse indeholder intet indhold, som kan forbindes til din tidligere rapport.

Din rapport holdes anonym ved hjælp af kryptering og specialiserede sikkerhedsforanstaltninger. Du bliver aldrig bedt om personlige informationer, når du indgiver en rapport anonymt. Giv ingen oplysninger, som kan spores tilbage til din person. Hvis du ønsker at sikre din anonymitet, skal du undlade at bruge udstyr til indgivelse af rapporten som f.eks. en computer eller smartphone, som du har fået stillet til rådighed af din arbejdsgiver.

En undersøger giver dig en tilbagemelding ved hjælp af den sikre postkasse om den videre behandling af din rapport eller stiller spørgsmål, hvis enkelte detaljer stadig er uklare. Du forbliver anonym under dialogen.

Hvad sker der, når jeg har indgivet en rapport i systemet?

Når du har indgivet en rapport, får compliance-afdelingen hos Intersnack Group GmbH & Co. KG en notifikation om den nye rapport. Som whistleblower informeres du om, at din rapport er modtaget. Rapporten vil derefter blive undersøgt nøje. Afhængigt af sagens omfang kan andre afdelinger i firmaet, såsom intern revision, involveres i undersøgelsen. Afhængigt af sagens omstændigheder kan vi gøre brug af ekstern hjælp fra specialiserede tjenesteudbydere eller advokater i vores undersøgelse. Rapporten bliver altid behandlet med størst mulig fortrolighed. Whistleblowere, der handler i god tro, er beskyttet mod enhver form for diskrimination. Samtidig beskytter vi også medarbejdere og samarbejdspartnere mod uberettigede anklager. Vi holder whistleblowere orienteret om status på undersøgelsen, selvom det ikke altid er muligt at dele alle detaljerne.