Nie bądź obojętny!

Czym jest system zgłoszeniowy Intersnack?

System zgłoszeniowy Intersnack jest internetowym systemem zgłoszeniowym dostarczanym przez firmę EQS Group GmbH. EQS Group GmbH jest niemiecką firmą z siedzibą w Berlinie. (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (grupa Intersnack) udostępnia system zgłoszeniowy Intersnack swoim pracownikom oraz klientom i partnerom biznesowym, aby z niego korzystali w razie wątpliwości, co do zgodności zaobserwowanych zachowań z prawem lub wewnętrzną polityką firmy, jeśli bezpośrednie zgłoszenie tych zastrzeżeń nie wydaje się odpowiednie. Zgłoszenia można wysyłać imiennie lub anonimowo.

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

Zgodność z przepisami prawnymi oraz polityką wewnętrzną jest częścią pozytywnej i otwartej kultury firmy.

Być może wiesz o szkodliwych albo ryzykownych zachowaniach, które zagrażają firmie. Poprzez wysłanie zgłoszenia pomożesz nam wykrywać naruszenia na wczesnym etapie oraz ograniczyć szkody poniesione przez firmę. Przyczynia się to do trwałego sukcesu firmy oraz chroni zatrudnienie.

Jakie zgłoszenia są użyteczne?

Można zgłaszać naruszenia obowiązującego prawa, polityk albo kodeksów postępowania, takie jak:

• Przestępstwa lub naruszenia zagrożone karami administracyjnymi np. korupcja, oszustwo, nadużycie zaufania, kradzież i sprzeniewierzenie, ujawnienie tajemnic handlowych
• Naruszenia przepisów o ochronie konkurencji i prawa antymonopolowego
• Naruszenie praw człowieka
• Poważne naruszenia kodeksu postępowania i polityki firmy

Prosimy pamiętać, że każda przekazana informacja może pociągać za sobą decyzje, które mogą mieć skutki dla pracowników Grupy Intersnack lub stron trzecich. Z tego powodu prosimy o zgłaszanie tylko takich informacji, które są prawdziwe i kompletne wedle Twojej najlepszej wiedzy.

Prosimy nie używać tego systemu do zapytań czy do składania skarg na jakość produktów. System zgłoszeniowy nie jest również odpowiednim narzędziem do eskalacji ogólnych konfliktów z przełożonymi lub kolegami ani do ogólnych, wrażliwych sytuacji.

Dowiedziałem/-am się o potencjalnym naruszeniu zgodności z zasadami/przepisami. Czy mam obowiązek zgłosić je przez system zgłoszeniowy Intersnack?

Polityka Grupy Intersnack nie nakłada obowiązku zgłaszania naruszeń e zgodności. Mimo tego, chcielibyśmy wyraźnie zachęcić naszych pracowników i partnerów biznesowych do informowania nas o wszelkich podejrzewanych naruszeniach naszego kodeksu postępowania, polityki firmy lub obowiązującego prawa. Dział Zgodności (inaczej Dział Compliance) będzie zawsze badał zgłoszenia uważnie i sprawiedliwie, zachowując poufność w każdej sprawie.

Czy lepiej jest dołączyć moje nazwisko, czy wysłać zgłoszenie w systemie zgłoszeniowym anonimowo?

Obie opcje są dostępne. Nawet przy wysłaniu anonimowego zgłoszenia możesz stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową w systemie, wysyłać i otrzymywać wiadomości. Praktyka pokazała jednak, że badanie incydentów jest często szybsze i efektywniejsze, jeśli sygnalista poda nazwisko.

Czy system zgłoszeniowy Intersnack jest bezpieczny?

System zgłoszeniowy Intersnack jest certyfikowanym i ustandaryzowanym systemem o największym możliwym bezpieczeństwie danych i dostępu. Połączenie jest bezpieczne a treści są szyfrowane. Dostępu nie mają żadne podmioty zewnętrzne, w tym firma EQS Group GmbH. System i centrum danych o wysokim stopniu zabezpieczeń mają certyfikat zgodny z ISO 27001. Serwis utrzymywany jest na terenie centrum danych w Niemczech z poziomem bezpieczeństwa 3+. Prześledzenie wsteczne i identyfikacja autora zgłoszenia nie jest możliwe. Teoretycznie, pracownicy IT w firmie mogą powiedzieć, czy pracownicy wchodzili na stronę systemu zgłoszeniowego, jednak nie są w stanie stwierdzić czy wysłano zgłoszenie. Jeżeli jako sygnalista chcesz wyeliminować powyższą możliwość, możesz skorzystać z komputera spoza sieci firmy.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak stworzyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać zgłoszenie (imienne albo anonimowe), należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

Proces zgłaszania składa się z 4 etapów:

1. Na początku sygnalista jest proszony o zapoznanie się z informacjami nt. ochrony anonimowości oraz o wprowadzenie kodu bezpieczeństwa.
2. Na następnej stronie należy wybrać kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można sformułować własnymi słowami treść zgłoszenia oraz odpowiedzieć na pytania o zdarzenie poprzez prosty wybór odpowiedzi. W polu tekstowym można wpisać do 5000 znaków, co odpowiada jednej stronie tekstu. Razem ze zgłoszeniem można również wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Po wysłaniu zgłoszenia zostanie wygenerowany numer referencyjny potwierdzający wysłanie zgłoszenia.
4. Na koniec, otrzymasz prośbę o stworzenie własnej, bezpiecznej skrzynki pocztowej. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej prześlemy wiadomość od odpowiedzialnej osoby/jednostki organizacyjnej zawierającą odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem.

Do skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można się zalogować, klikając „Login”. Przy dostępie do wcześniej utworzonej skrzynki pocztowej należy również odpowiedzieć na pytanie bezpieczeństwa.

O ile nie wpiszesz danych osobowych, umożliwiających identyfikację, technologia systemu zgłoszeniowego Intersnack będzie chronić Twoją anonimowość.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Stosowany w systemie zgłoszeniowym Intersnack proces kładzie szczególny nacisk na ochronę sygnalisty. Systemowa funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Aby skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową, należy wybrać pseudonim / nazwę użytkownika oraz hasło. Dane uwierzytelniające nie są widoczne dla nikogo poza sygnalistą. W razie utraty danych logowania należy wysłać nowe zgłoszenie i stworzyć nową skrzynkę pocztową. Jeśli to możliwe, podaj numer referencyjny poprzedniego zgłoszenia. Nowa skrzynka pocztowa nie będzie zawierać żadnych treści związanych z Twoim wcześniejszym zgłoszeniem.

Anonimowe zgłaszanie jest możliwe dzięki szyfrowaniu i specjalnym procedurom bezpieczeństwa. Jeśli wysyłasz zgłoszenie anonimowo, na żadnym etapie procesu rejestracji nie zostaniesz poproszony o podanie informacji osobowych. Nie wysyłaj informacji umożliwiających ustalenie Twojej tożsamości. Jeśli chcesz zapewnić sobie anonimowość, nie wysyłaj zgłoszenia z urządzenia, np. komputera lub smartfonu, udostępnionego przez pracodawcę.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej referent wysyła wiadomość z informacjami o przetwarzaniu zgłoszenia albo zadaje pytania, jeśli jakieś elementy wymagają wyjaśnienia. Gwarantujemy anonimowość w trakcie procesu komunikacji (zgłaszania zdarzenia).

Co dzieje się po wysłaniu zgłoszenia?

Po wysłaniu zgłoszenia, Dział Zgodności (Dział Compliance) Grupy Intersnack GmbH & Co. KG otrzymuje informacje o nowym zgłoszeniu. Jako sygnalista otrzymasz informacje o dostarczeniu Twojego zgłoszenia. Zgłoszenie zostanie następnie dokładnie zbadane. W zależności od charakteru postępowania, w sprawie mogą uczestniczyć inne działy firmy, takie jak Dział Audytu Wewnętrznego. W zależności od okoliczności sprawy, podczas jej wyjaśniania możemy skorzystać z zasobów zewnętrznych, takich jak dostawcy usług specjalistycznych, czy prawnicy. Przy obsłudze zgłoszenia zawsze zachowywana będzie maksymalna poufność. Sygnaliści działający w dobrej wierze są chronieni przed wszelką formą dyskryminacji. Jednocześnie chronimy pracowników i partnerów biznesowych przed fałszywymi oskarżeniami. Informujemy sygnalistów o stanie postępowania, nawet jeśli nie zawsze możemy przekazać wszystkie szczegóły.