Vi vill göra rätt!

Vad är Intersnacks visselblåsarsystem?

Intersnacks visselblåsarsystem är ett webbaserat visselblåsarsystem från EQS Group GmbH. EQS Group GmbH är ett tyskt företag med huvudkontor i Berlin. (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) erbjuder Intersnacks visselblåsarsystem till sina anställda och även till sina kunder och affärspartners för att de ska kunna anmäla om de har några betänkligheter som gäller efterlevnad av lagar och företagsinterna riktlinjer och inte vill ta upp frågan personligen. Anmälningar kan göras anonymt eller under sitt namn.

Varför ska jag göra en anmälan?

Att följa lagar och företagets interna riktlinjer ingår i en positiv och öppen företagskultur.

Du kanske känner till några riskbeteenden eller något som kan hota företaget. Din anmälan kan bidra till att på ett tidigt stadium avslöja handlingar som kan skada företaget. På så sätt hjälper du företaget att lyckas på lång sikt och bidrar till att bevara befintliga arbetsplatser.

Vilken typ av anmälningar är intressanta för företaget?

Anmäl brott mot lagar, företagets interna riktlinjer eller uppförandekod, som t ex:

• Brott och överträdelser som är bötesbelagda, t ex korruption, bedrägeri, förtroendebrott, stöld och förskingring, avslöjande av affärshemligheter
• Brott mot konkurrens- och kartellagar
• Brott mot mänskliga rättigheter
• Allvarliga brott mot uppförandekoden eller företagets riktlinjer

Tänk på att all information du lämnar kan leda till beslut som kanske får konsekvenser för anställda inom Intersnack Group eller tredje part. Därför ber vi dig att bara lämna information som är korrekt och fullständig, såvitt du vet.

Använd inte det här systemet för att skicka förfrågningar eller klagomål som gäller produkter eller tjänster. visselblåsarsystemet är alltså inte rätt verktyg för att trappa upp konflikter med överordnade eller kollegor eller andra känsliga situationer.

Jag har fått vetskap om ett eventuellt brott mot regelefterlevnaden. Är jag skyldig att anmäla det via Intersnacks visselblåsarsystem?

Inom Intersnack Group finns inga direktiv som tvingar någon att anmäla brott mot regelefterlevnaden. Vi vill ändå uppmana våra anställda och affärspartners att informera oss om misstänkta brott mot vår uppförandekod, företagets riktlinjer och/eller gällande lag. Den avdelning som ansvarar för regelefterlevnad kommer att utreda anmälningarna noga och på ett rättvist och konfidentiellt sätt.

Är det bättre att uppge sitt namn än att anmäla anonymt i det här visselblåsarsystemet?

Bägge sätten är möjliga. Även om du gjort en anonym anmälan kan du skapa en skyddad brevlåda för att skicka och ta emot meddelanden i systemet. Erfarenheten har dock visat att utredningen går snabbare och blir effektivare om anmälaren uppger sitt namn.

Är Intersnacks visselblåsarsystem säkert?

Intersnacks visselblåsarsystem är ett certifierat, standardiserat system med största möjliga data- och åtkomstsäkerhet. Anslutningen är säker och innehållet krypteras. Inga utomstående, inklusive EQS Group GmbH, har åtkomst till systemet. Både systemet och högsäkerhetsdatacentrat har certifierats enligt ISO 27001. Tjänstens värddator finns på ett tier 3+ datacenter med hög säkerhet i Tyskland. Anmälningar kan inte spåras till källan. Rent teoretiskt kan företagets IT-personal se om någon har gått in på visselblåsarsystemets webbplats, men inte huruvida en anmälning gjorts eller inte. Om du vill utesluta den möjligheten också när du anmäler ska du använda en dator eller ett flyttbart medium som inte ingår i företagets nätverk.

Hur går det till att skicka en anmälan? Hur skapar jag en brevlåda?

Om du vill skicka en anmälan (anonymt eller under eget namn) klickar du på knappen ”Gör anmälan” längst upp på vår introduktionssida.

Anmälningsprocessen består av 4 steg:

1. Först ber vi dig att läsa igenom en del information om hur du skyddar din identitet och sedan bekräfta.
2. På nästa sida ska du ange en huvudpunkt för din anmälan.
3. På anmälningssidan kan du utforma din anmälan med egna ord och svara på frågor om händelsen genom att helt enkelt välja mellan olika svarsalternativ. I fältet för fri text kan du skriva in 5000 tecken, vilket motsvarar en hel sida. Du kan även bifoga en fil på upp till 5 MB till din anmälan. När du gjort din anmälan kommer du att få ett referensnummer som bevis på att du har skickat den.
4. Avslutningsvis ombeds du att skapa en egen skyddad brevlåda. Genom den här brevlådan får du svarsmeddelanden från oss och kan svara på frågor och få information om din anmälans status.

Om du redan har en skyddad brevlåda kan du gå in på den direkt via inloggningsknappen ”Logga in”. Även om du skapat din brevlåda tidigare måste du också nu först bekräfta.

Förutsatt att du inte matar in några personliga uppgifter om dig själv som kan användas av systemet för att dra slutsatser om vem du är ser tekniken i Intersnacks visselblåsarsystem till att din identitet skyddas och du förblir anonym.

Hur kan jag få svarsmeddelanden och ändå förbli anonym?

I den process inom Intersnacks visselblåsarsystem som används här läggs största vikt på att skydda anmälarna. Systemets identitetsskydd garanteras av ett oberoende organ.

När du skapar din skyddade brevlåda ska du välja en pseudonym/ett användarnamn och ett lösenord. Ingen förutom du själv kan se dina åtkomstuppgifter. Om du tappar bort dina inloggningsuppgifter ber vi dig att göra en ny anmälan och skapa en ny brevlåda. Ange i så fall helst din tidigare anmälans referensnummer. Den nya brevlådan kommer inte att innehålla något som har med din tidigare anmälan att göra.

Din anmälan förblir anonym genom kryptering och speciella säkerhetsåtgärder. Du kommer aldrig att uppmanas att uppge någon personlig information om du gör en anonym anmälan. Lämna inga uppgifter som kan härledas till din person. Skicka inte din anmälan från t ex en dator eller smartphone som tillhandahålls av din arbetsgivare om du vill vara säker på att du är anonym.

Genom den skyddade brevlådan får du information om din anmälans status i svarsmeddelanden från din handläggare och kan svara på frågor om något fortfarande är oklart. Du förblir anonym under hela processen.

Vad händer efter att jag gjort en anmälan i systemet?

När du skickat din anmälan får den avdelning som ansvarar för regelefterlevnad inom Intersnack Group GmbH & Co. KG ett meddelande om att en ny anmälan kommit in. Anmälaren får också ett meddelande om att hans eller hennes anmälan tagits emot. Därefter utreds ärendet noga. Beroende på vad ärendet gäller kan det hända att andra avdelningar på företaget, t ex avdelningen för intern granskning, måste blandas in i utredningen. Beroende på omständigheterna anlitar vi ibland extern personal från specialiserade tjänsteleverantörer eller advokater som deltar i utredningen. Din anmälan kommer alltid att hanteras med största möjliga sekretess. Den som anmäler i god tro behöver inte frukta några repressalier. Samtidigt vill vi förstås skydda våra anställda och affärspartners från falska anklagelser. Vi håller anmälare uppdaterade om hur utredningen fortskrider, även om det inte alltid är möjligt att avslöja alla detaljer.