GEODIS Group Ethics varslingssystem

Hvorfor bør jeg sende inn en melding?

Det er viktig for oss at forholdet mellom GEODIS og våre ansatte, kunder, leverandører og forretningspartnere er preget av gjensidig tillit. Dette krever høye etiske standarder og overholdelse av lover og forordninger.

Du kan være oppmerksom på atferd og risikoer som kan sette vårt firma, våre ansatte og våre interessegrupper i fare. Din melding vil sette oss i stand til å oppdage slike problemer i tide, slik at vi kan unngå eller begrense skade eller sågar forbedre vår organisasjon.

Som forfatter av denne meldingen ønsker vi å beskytte deg på en effektiv måte. Til dette formålet tilbyr vi deg en sikker kommunikasjonsplattform, enten du angir navnet ditt eller du forblir anonym. Dette systemet må ikke brukes til bevisst å avgi feil eller ærekrenkende meldinger.

Hvilke hendelser kan meldes?

Du kan avgi meldinger om mistenkte eller faktiske overtredelser av GEODIS sine etiske regler eller andre interne bestemmelser samt enhver form for ulovlige handlinger som er relatert til følgende emner:

• Korrupsjon, handel med innflytelse og interessekonflikter
• Hvitvasking av penger/ bedrageri/ forfalskning av regnskapsbøker og protokoller
• Bevilgning av aktiva
• Konkurranseskadelig praksis
• Brudd på personvern
• Diskriminering/ trakassering / vold eller trusler
• Brudd på sosiale standarder og arbeidsrett/ ulovlig ansettelse
• Brudd på bestemmelsene om helse og sikkerhet
• Brudd på regelverket for miljøvern
• Brudd på menneskerettigheter
• Andre etiske feilgrep

For mer informasjon om disse temaene eller når det gjelder varslingsprosessen, kan du se i våre retningslinjer for varsling.

Dette systemet er ikke ment å skulle motta og behandle et nødstilfelle som ville bety en betydelig og øyeblikkelig fare for personers helse, sikkerhet eller liv eller som ville forårsake omfattende og irreparabel materiell skade. I slike tilfeller skal det tas kontakt med lokale myndigheter eller nødtelefonnumre (politi, legevakt, nødtjenester, brannvesen etc.) som er tilgjengelige i landet.

Hvordan er meldingsprosessen strukturert og hvordan oppretter jeg en postkasse?

For å sende inn en anonym eller personlig melding, må du først klikke på «Send melding»-knappen øverst til venstre på informasjonssiden.

Prosessen til innsending av melding består av fire trinn:

1. Les informasjonsteksten om beskyttelsen av din anonymitet og besvare deretter en sikkerhetskontroll.
2. Etter at du har svart på sikkerhetskontrollen, blir du tatt til neste sted. Du vil bli spurt om emnet for meldingen.
3. På meldingssiden kan du utdype meldingen med dine egne ord (maksimalt en A4-side) og svare på spørsmål om saken. Du kan også legge ved en fil for å støtte meldingen din. Vær oppmerksom på at dokumentene kan inneholde informasjon om deres forfatter, noe som igjen kan bety at anonymiteten går tapt. Etter at du har sendt inn meldingen, vil du motta en kvittering med et referansenummer.
4. Til sist vil du bli bedt om å opprette din egne sikre postkasse. Denne postkassen gjør det mulig for deg å aksessere våre tilbakemeldinger og svare på våre spørsmål.

Hvis du allerede har en sikret postkasse, får du tilgang til den direkte via «Login»-knappen. Dette krever også at du besvarer en sikkerhetskontroll først.

Så lenge du ikke oppgir data som man kan trekke konklusjoner om din identitet fra, vil BKMS^® System (EQS Group sitt overvåkningssystem) beskytte anonymiteten din teknisk.

Hvordan mottar jeg tilbakemelding og forblir likevel anonym?

Det overordnede prinsippet for BKMS^®-prosedyren som brukes her, er å beskytte varsleren. Systemets funksjon til beskyttelse av anonymitet har blitt sertifisert av et uavhengig organ. Når du oppretter din sikre postkasse, vennligst velg ditt eget brukernavn og passord. Meldingen din holdes anonym med kryptering og andre spesielle sikkerhetsteknologier.

Så lenge du ikke oppgir data som man kan trekke konklusjoner om din identitet fra, vil BKMS^® System beskytte anonymiteten din teknisk. Du kan beskytte din anonymitet ytterligere ved å merke deg rådet til ivaretakelse av sikkerheten på den følgende siden til BKMS^® System.

En autorisert saksbehandler hos GEODIS vil ta kontakt med deg via den sikre postkassen. Saksbehandleren vil gi deg beskjed om hva som skjer med din melding, eller det kan være de stiller deg spørsmål dersom det fortsatt er uklare detaljer rundt saken din. Du forblir også anonym under dialogen.