Ihr Hinweis kann helfen!

Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Zu unserer Unternehmenskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher, gesellschaftlicher und unternehmensinterner Regeln.

Vielleicht haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen oder Risiken, die unser Unternehmen schädigen oder gefährden. Vielleicht scheuen Sie sich aber, diese Informationen persönlich weiterzugeben. Wir möchten alle Hinweisgebenden wirksam schützen und bieten Ihnen mit dem externen zertifizierten BKMS^® System eine mit den höchsten Sicherheitsstandards gesicherte Kommunikationsplattform zur Abgabe Ihrer Hinweise. Bei Bedarf können Sie Ihre Hinweise auch völlig anonym abgeben. Mit Einrichtung eines geschützten Postkastens haben Sie die Möglichkeit, unter Wahrung Ihrer Anonymität mit dem Bearbeiter Ihres Hinweises zu kommunizieren.

Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Sachverhalten nachzugehen, Risiken frühzeitig aufzudecken und damit eventuelle Vermögens- und/oder Reputationsschäden für die ebm-papst Unternehmensgruppe und Dritte zu verhindern. Sie können so aktiv an der Aufklärung mitwirken und tragen zu einem fairen Geschäftsumfeld bei.

Welche Fälle soll ich melden?

Sie können Compliance-Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben und organisationsinterne Regeln, wie bspw. unseren Verhaltenskodex, melden.

Dabei stehen Ihnen folgende Schwerpunkte zur Verfügung:

• Korruption/Interessenkonflikte
• Betrug/Untreue/Diebstahl
• Wettbewerbsdelikte
• Datenschutz und IT-Sicherheit
• Produktsicherheit und Arbeitssicherheit
• Verletzung von internen Richtlinien und Verhaltenskodex
• Verstöße gegen Menschenrechte, Sozial- und Umweltstandards
• Exportkontrolle

Die Meldungen sollen in gutem Glauben abgegeben werden. Das System darf nicht dazu genutzt werden, wissentlich falsche oder verleumderische Hinweise abzugeben.

Falls Sie sich nicht sicher sind, ob es sich um einen Compliance-Verstoß handelt oder Sie anderweitigen Rat benötigen, können Sie sich jederzeit an Ihren Compliance Officer wenden.

Im Zweifel gilt jedoch: lieber eine Meldung zu viel als eine zu wenig.

Wie läuft der Meldeprozess ab?

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über eine einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer vollgeschriebenen Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von uns Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.

Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das BKMS^® System Ihre Anonymität technisch.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe dennoch anonym?

Oberstes Prinzip des hier verwendeten BKMS^® System ist der Schutz des Hinweisgebers. Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie Pseudonym/ Benutzername und Kennwort selbst. Diese Zugangsdaten sind für niemanden außer Ihnen selbst sichtbar. Bei Verlust Ihrer Zugangsdaten geben Sie bitte eine neue Meldung ab und richten einen neuen Postkasten ein. Bitte geben Sie möglichst die Referenznummer Ihrer alten Meldung an. Da es sich um einen neuen Postkasten handelt, sind hier die Inhalte Ihrer alten Meldung nicht vorhanden.

Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Wenn Sie Ihre Meldung anonym abgeben, müssen Sie keine persönlichen Angaben machen. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für Ihre Meldung kein technisches Endgerät, wie zum Beispiel PC oder Smartphone, das von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird.

Über den geschützten Postkasten wird Ihnen ein Bearbeiter Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym. Wir sind an Meldungen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an Ihnen als Hinweisgeber.